Информация, содержащаяся в основных документах, принимаемых к учету. Необходима для отражения в бухгалтерском учете, рекомендованном Министерством финансов Российской Федерации или разработанном отраслевыми структурами в соответствии с общим методологическим подходом. Информация о хозяйственной деятельности, осуществляемой предприятием в течение определенного периода времени, переносится из регистра бухгалтерского учета в группу бухгалтерской отчетности.
Ключевые документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и условиями. Ответственность за сохранность и своевременную передачу дел в период работы с ними несет куратор бухгалтерии.
Срок хранения документов в архиве организации определяется в соответствии с «Перечнем типовых контрольных документов, образующихся в деятельности организации и содержащих показатели сроков хранения, утвержденным Росархивом 10 июня 2000 года».
Бухгалтерские отчеты, бухгалтерские балансы и пояснительные записки, порядок рассмотрения и проведения заседаний комиссии по утверждению отчетов и балансов: годовые — 10 лет, квартальные — 3 года,
Переводы, выделения, очистки, приложения и пояснительные записки — 10 лет,
Регистрация фактов финансовых операций и учетные дела (кассовые, банковские документы, извещения банка и транспортные требования, выписки банка, приказы по рабочим местам, рабочие места, приходные операции, поставки и основные документы, служащие основанием для начисления амортизации имущества и приложения к ним материалы для инвентаризации, квитанции, счета-фактуры, авансовые отчеты и т.д.) — 5 лет,
переписные карточки и книги учета основных средств — 3 года с момента оформления,
доверенности на получение денежных средств и товарно-материальных ценностей (доверенности) (включая аннулированные доверенности) — 3 года,
Регистры бухгалтерского учета (например, главные книги, дневниковые документы, разработка таблиц) — 5 лет,
Вспомогательные и аудиторские книги, календари, табели, книги фондов, состояние выпуска — 5 лет,
Счета на выплату заработной платы (расчетно-платежные), книги учета контроля учета депонированной заработной платы, реестр должностей сотрудников — 5 лет,
Дневник, реестр записей по счетам, приходные и расходные кассовые ордера. — 5 лет,
Переписная документация — 3 года,
Информация, связанная с учетом средств, контролем ограничений по зарплате и ее распределением, расчетом переплат и задержек зарплаты, удержаниями из зарплаты, выплатой отпускных и выходных пособий и т.д. — 5 лет,
Документы, связанные с выплатой пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию (копии протоколов, выписки из протоколов, заключения) — до истечения необходимости (но не менее пяти лет),
Распорядительные документы — до возникновения необходимости, но не менее 5 лет
Справки для предоставления в бухгалтерию для оплаты учебного отпуска, налоговых льгот и т.д. — До тех пор, пока не отпадет необходимость, но не менее 3 лет
Документы (справки, акты, залоги, переписка), касающиеся дебиторской задолженности, недостач, растрат и хищений — до возникновения необходимости, но не менее пяти лет
действия по документированию и контролю финансово-хозяйственной деятельности организации, документация (акты, справки, докладные записки) по ним — 5 лет,
операции по ведению кассовых операций, правильность взимания налогов и т.д. — 5 лет,
Паспорта на здания, сооружения (кроме памятников архитектуры, находящихся под охраной государства) и оборудование — 3 года после ликвидации основных средств,
Договоры, соглашения (финансовые, операционные, трудовые и т.д.) — 5 лет после прекращения действия договора или соглашения
Соглашения о ключевых обязанностях — 5 лет после снятия с должности лица, несущего фактическую ответственность,
Образец подписи лица, несущего фактическую ответственность, — до тех пор, пока не отпадет необходимость.
Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы сотрудникам. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле 75 — В (лет). где В — возраст человека на момент окончания хранения лицевого счета.
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение пяти лет, а ведомости без лицевых счетов — 75 лет.
Лицевой счет получателя пенсии и государственных пособий должен храниться в течение пяти лет после окончания выплаты пособий и пенсий или одного года в случае единовременных выплат.
После прекращения деятельности организации документы, связанные с концентрацией и выплатой заработной платы работникам, сдаются в государственный архив.
Для передачи в архив документы отбираются в хронологическом порядке, дополняются, архивируются в папках и переплетаются. К документу, переданному в архив, прилагается справка.
Меры, принимаемые в связи с утратой (исчезновением или уничтожением) основных учетных документов, определены в следующем документе.
Положении «О движении документов в документальном и бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29. 07. 83 N 105.
Директива «О порядке изъятия работниками Государственной налоговой инспекции документов о занижении (недооценке) прибыли (недоимок) или сокрытии ее предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами». 26. 07. 91 N 16/176 Советские финансы.
В случае утраты или уничтожения первичных документов руководитель предприятия или учреждения назначается приказом Комиссии для расследования причин утраты или уничтожения.
В необходимых случаях для участия в работе Комиссии приглашаются представители следственного органа, охраны и государственной пожарной охраны.
Результаты работы Комитета оформляются в виде закона, который утверждается руководителем предприятия или учреждения. Копия закона направляется в вышестоящий орган.
Ключевые бухгалтерские документы изымаются только следствием, предварительной экспертизой и прокуратурой, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании решений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Порядок проведения налоговых проверок определен Налоговым кодексом (часть 1), глава 14 «Налоговая проверка». Выемка документов производится в соответствии со статьей 94 Налогового кодекса Российской Федерации и требованиями о производстве выемки, утвержденными постановлением Госналогинспекции РСФСР от 26 июля 1991 года N 16/176 «(занижение) прибыли (дохода) или других налогов от налогообложения, предприятий, учреждений, организаций и граждан».
Первичные и комплексные бухгалтерские документы могут быть составлены на бумаге или механическим способом. В последнем случае государственные органы обязаны распечатывать копии этих документов в интересах других участников бизнеса. Прокуроры.
Работники Государственной налоговой инспекции представляют лицу, ответственному за ведение дела, постановление о выемке документов.
При изъятии документов составляется протокол, составляется специальная опись изъятых документов, фиксируется их содержание, при необходимости делается копия изъятого документа, о чем указывается в протоколе изъятия. Переписная копия изъятых документов вручается должностному лицу предприятия под роспись.
Архиерей предприятия или другой сотрудник вправе с разрешения и в присутствии представителя органа, изъявшего документы, снять с них копии и указать причину и дату изъятия.
Сколько по номенклатуре дел хранятся договора материальной ответственности?
Сколько договоров о материальной ответственности хранится в соответствии с номенклатурой дел?
Ответ
Ответ на вопрос:
Срок хранения документов указан в статье 22(1) закона №. 558 Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года в рамках перечня, утвержденного 125-ФЗ от 22 октября 2004 года и Приказом №.
Согласно пункту 457 указанного перечня материальная ответственность за материально-ответственное лицо сохраняется в течение пяти лет после увольнения материально-ответственного лица.
Материальные реквизиты системы «Кадры»:
1. все: сколько лет должны храниться кадровые документы?
Сроки, в течение которых должны исполняться кадровые документы, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. «Статья 22.1 125-ФЗ и перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.). Срок хранения документа исчисляется не со дня его создания, а с 1 января года, следующего за годом его завершения (п. 2 ст. 21.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
Таким образом, документы о приеме на работу, переводе, увольнении, выдаче лицензий и другие приказы по персоналу, а также заявления сотрудников, заполненные до 1 января 2003 года, должны храниться, как правило, 75 лет, а заполненные после 1 января 2003 года — не менее 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и конверты сотрудников должны храниться 75 лет, если они были составлены до 1 января 2003 года, или 50 лет, если они были составлены после 1 января 2003 года, в то время как личные дела руководителей должны храниться постоянно. . Списки персонала также должны храниться бессрочно.
Однако эти сроки хранения не распространяются на документы по личному составу. В перечнях архивных документов, приведенных в данном документе, установлены иные сроки хранения (п. 4 ст. 22.1 № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г.).
В то же время все документы по личному составу, сформированные в период прохождения негосударственной службы, должны храниться 75 лет, независимо от даты создания.
Эта процедура описана в статье 22.1 закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года. 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.
Приказ о выдаче годовой лицензии и приказ о выдаче лицензии на направление приказов о командировках (и иных служебных командировок: поручений, вещественных доказательств и т. п.) по России и приказов о санкциях и приказов о санкционных заявлениях сотрудников (и иных служебных командировок: поручений, вещественных доказательств и т. п.). Они хранятся отдельно, не в личном деле, и должны храниться только пять лет.
Такой вывод следует из пунктов 19 и 665 справочника, утвержденного приказом №. 558 Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года.
ПРИМЕЧАНИЕ: Изменение срока хранения документов по личному составу, введенное статьей 22.1 закона, документ № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года, касается только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. В то же время законодатель допустил ошибку, формально увеличив срок хранения всех документов по личному составу. То есть в отношении тех, срок хранения которых составляет пять лет в соответствии с пунктами 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России. 558 от 25 августа 2010 г. Сейчас готов законопроект о внесении изменений в закон №. 125-ФЗ от 22 октября 2004 года, чтобы устранить этот недостаток. Как пояснили эксперты Росольда, до принятия этих изменений следует применять существующую систему определения сроков хранения документов в соответствии с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России. 558 от 25 августа 2010 года, чтобы избежать недоразумений и штрафов и не стать катастрофой уничтожения документов личного состава.
Документы, связанные с аттестацией рабочих мест, должны храниться 45 лет, а при наличии тяжелых, вредных или опасных условий труда — 75 лет.
Сохраняйте правила работы даже после замены молодежи. Срок хранения составляет один год. Период хранения в один год также определен в программе каникул.
Срок, в течение которого документ подтверждает, что работник прошел обучение за счет средств учреждения, определяется требованиями Налогового кодекса. В пункте 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ сказано, что необходимо подтвердить обучение ведением всей документации, чтобы исключить эти расходы для уменьшения налогооблагаемой прибыли. Срок ведения документации (на отправку сотрудникам обучения, актов об оказании услуг, дипломов, сертификатов, свидетельств и т.д.) ограничен сроком действия договора на обучение и годичным сроком работы сотрудника, но не менее четырех лет.
С пожеланиями комфортной работы, Екатерина Зайцева,