Когда вы наделяете человека полномочиями подписывать счета, контракты или любые официальные документы, очень важно формализовать этот процесс с помощью документа, предоставляющего такие полномочия. В распоряжении должно быть четко прописано, кому предоставляется право подписи от имени компании и какие документы они имеют право утверждать. Шаблон такого документа должен включать все существенные детали, обеспечивая понимание получателем своих обязанностей и ограничений.
Объем предоставляемых полномочий может быть разным, поэтому в документе следует указать, распространяется ли он на все первичные документы или ограничивается определенными категориями, например первичными счетами-фактурами или договорами. Кроме того, необходимо указать, предоставляются ли полномочия бессрочно или на ограниченный срок. В случаях, когда право подписи выдается по доверенности, в документе следует указать и на это юридическое соглашение.
Убедитесь, что официальное заявление также содержит подпись лица, издавшего директиву, а также подтверждение получателя о понимании и принятии условий. Этот документ должен надежно храниться в архивах компании и быть легкодоступным для просмотра в случае необходимости. Помните, что надлежащие юридические формальности гарантируют, что разрешение будет действительным и прозрачным.
Право подписи первичных документов приказ или доверенность?
Полномочия на подписание первичных документов, таких как счета-фактуры и договоры, могут быть предоставлены либо на основании приказа по предприятию, либо на основании доверенности. Выбор между этими двумя вариантами зависит от объема и характера задач, возложенных на данное лицо. Приказ по компании обычно назначает конкретных сотрудников с правом подписи документов, связанных с их должностными обязанностями. Он часто используется для постоянных ролей в организации и считается более формальным. С другой стороны, доверенность — это юридический документ, позволяющий одному лицу действовать от имени другого, как правило, в течение ограниченного периода времени или для выполнения конкретной задачи. Она обеспечивает гибкость при делегировании полномочий на конкретные действия, например подписание разового контракта или счета-фактуры.
Если вы решили издать приказ, в нем должно быть четко указано, какие документы уполномочено подписывать данное лицо, например, счета-фактуры, договоры или другие виды первичных документов. В приказе также должен быть указан уровень предоставляемых полномочий — полный или ограниченный — и срок действия этих полномочий. Образец такого приказа может включать формулировку, гласящую: «Сотрудник уполномочен подписывать первичные документы, включая счета-фактуры и договоры, связанные с деятельностью его отдела».
В отличие от этого, доверенность обычно используется, когда полномочия на подписание документов требуются для выполнения конкретных задач или в течение ограниченного времени. Она больше подходит, когда вам нужно, чтобы кто-то представлял вас при подписании конкретных документов, например счетов-фактур, от вашего имени, и не предназначена для постоянного или регулярного использования. В доверенности должны быть подробно описаны объем полномочий, соответствующие документы и срок действия.
Оба способа юридически приемлемы, но выбор между ними зависит от контекста. Если обязанность подписания связана с выполнением регулярных задач в компании, более подходящим может быть приказ. Если же речь идет о конкретных действиях или временном делегировании полномочий, то лучшим вариантом может стать доверенность.
Образец приказа о наделении полномочиями на подписание
Для правильного распределения полномочий на подписание документов необходим четкий и лаконичный образец приказа. Ниже представлен базовый шаблон для предоставления кому-либо права подписи определенных типов документов, таких как первичные счета-фактуры и договоры. В этом документе должны быть указаны объем полномочий, конкретные документы, подлежащие подписанию, и любые ограничения.
Приказ должен включать следующие ключевые компоненты:
1. Заголовок и цель: В заголовке должна быть четко сформулирована цель документа, например, «Приказ о предоставлении права подписи первичных счетов-фактур». В цели должны быть указаны конкретные документы или действия, которые уполномоченное лицо сможет подписывать.
2. ФИО и должность: В документе должно быть указано лицо, которому предоставлено право подписи. Необходимо указать полное имя, должность и отдел. Это обеспечивает ясность в вопросе о том, кто уполномочен.
3. Сфера полномочий: Укажите, какие документы уполномочено подписывать данное лицо. Например, «Уполномочен подписывать все первичные счета-фактуры, связанные с операциями по продажам». Если применимо, укажите любые ограничения, например денежные лимиты или конкретные типы контрактов.
4. Срок действия полномочий: укажите период, в течение которого действуют полномочия на подписание. Это может быть фиксированная дата или зависеть от наступления определенных событий, таких как завершение проекта или аудита.
5. Подпись уполномоченного лица: Убедитесь, что в документе есть место для подписи уполномоченного лица, подтверждающей его согласие с ролью и обязанностями.
6. Встречная подпись: документ должен содержать строку для встречной подписи вышестоящей инстанции, например руководителя отдела или генерального директора, для подтверждения приказа.
7. Дата : Приказ должен содержать дату издания. Это обеспечивает четкую запись о том, когда были предоставлены полномочия.
Тема: Предоставление права подписи
Настоящим приказом [Ф.И.О.], занимающий должность [Должность] в [Департаменте], уполномочен подписывать от имени компании следующие документы:
— Первичные счета-фактуры за оказанные услуги или проданную продукцию.
— Договоры, связанные со сделками купли-продажи, не превышающими [лимит].
Настоящие полномочия действуют с [Дата начала] по [Дата окончания], если нижеподписавшиеся не отзовут их ранее.
Вышеуказанное лицо признает свою ответственность и обязуется соблюдать все правила и рекомендации компании при подписании документов.
Образец приказа о полномочиях на подписание счетов-фактур
В документе, предоставляющем право подписывать счета-фактуры, должно быть четко указано, кто уполномочен выполнять эту обязанность. Если речь идет о сотруднике или уполномоченном лице в компании, то в официальном распоряжении должно быть указано, что ему доверено право подписывать счета-фактуры от имени организации. В распоряжении должен быть указан круг документов, которые данное лицо имеет право подписывать, а также все ограничения и условия.
Желательно включить подробную информацию о том, требуется ли доверенность для того, чтобы данное лицо могло выступать в этом качестве, особенно в тех случаях, когда подписание связано не только с внутренними бухгалтерскими документами. В некоторых ситуациях может потребоваться отдельная доверенность для подтверждения полного объема прав физического лица на подписание документов.
Правильно составленный документ должен содержать перечень обязанностей, связанных с правом подписи счетов-фактур, уточнять, что право подписи распространяется как на исходящие, так и на входящие счета-фактуры, и подробно описывать любые границы подписания документов, например денежные пороги или конкретные типы счетов-фактур. Чтобы убедиться, что все необходимые элементы включены в директиву, можно обратиться к точному образцу.
Ниже приведен базовый шаблон такого распоряжения:
«Я, [Полное имя], в качестве [Название должности], настоящим уполномочиваю [Полное имя сотрудника], [Название должности сотрудника], подписывать все счета-фактуры, выставленные и полученные [Название компании] за период [Диапазон дат], в пределах [Конкретные ограничения, если таковые имеются]. Эти полномочия включают право утверждать и заверять счета-фактуры как действительные для оплаты, в соответствии с внутренними правилами и процедурами компании. Полномочия предоставляются с немедленным вступлением в силу, если они не будут отозваны в письменной форме [уполномоченным органом]».
После того как документ подготовлен и подписан необходимыми сторонами, его следует надежно хранить и предоставлять для ознакомления в случае необходимости. Кроме того, назначенное лицо должно быть осведомлено о любых ограничениях, накладываемых на его полномочия по подписанию.