Как действовать, если была утрачена трудовая книжка сотрудника? Какими законодательными актами руководствоваться при ее восстановлении, и какие санкции могут быть наложены на работодателя за потерю этого документа, рассмотрим в сегодняшней статье.
Что должен сделать сотрудник?
Как ни удивительно, но если отдел кадров потерял трудовую книжку, основную часть действий придется выполнять сотруднику, чей документ был утрачен:
- Во-первых, он должен написать заявление на имя работодателя, согласно пункту 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 16.04.2003 №225 (далее — Правила).
- Во-вторых, получить дубликат документа, который работодатель подготовит в течение 15 дней после написания заявления на основании п. 32 Правил.
В дубликате должны быть следующие данные:
- полный стаж человека, то есть указаны все рабочие места до момента заключения трудового договора с текущим работодателем;
- должность, подразделение (при наличии), награды, трудовая функция сотрудника на текущем рабочем месте.
Где взять сведения о прошлом стаже? Самому сотруднику придется запрашивать документы у предыдущих работодателей, в Государственном архиве, в ПФР или у иных лиц, которые могут предоставить такую информацию. Не исключено, что последний вариант придется осуществлять в судебном порядке.
Если произошла массовая утрата трудовых книжек, назначается специальная комиссия по оформлению дубликатов, а основные обязанности по сбору данных возлагаются уже на работодателя (п. 34 Правил).
Но даже при единичном случае утраты этого важного трудового документа работодатель не должен бездействовать. Напротив, ему поручается всячески содействовать в сборе данных и бумаг для восстановления записей в книжке (подп. 7.2 п. 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69).
Дорого ли обойдется работодателю утрата трудовой книжки?
За утрату трудовой книжки работодателю грозят серьезные наказания, предписанные трудовым и административным законодательством.
В частности, штрафы, согласно п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, за первичное нарушение составляют:
- для юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей;
- для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — от 1 тысячи до 5 тысяч рублей.
За повторную утрату трудовой книжки, а также за выдачу дубликата с грубыми ошибками (например, неверным стажем) и отказом их исправлять, штрафы значительно увеличиваются:
- для юридических лиц — от 50 тысяч до 70 тысяч рублей;
- для должностных лиц — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей либо дисквалификация от 1 года до 3 лет;
- для индивидуальных предпринимателей — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей.
Кроме того, согласно положениям статей 21 и 237 Трудового кодекса РФ работодателя могут привлечь в судебном порядке к возмещению морального вреда сотрудника.
Важно отметить, что если сотрудника уволили и не выдали трудовую книжку в силу ее утраты, то де-юре он значится работником компании и обязан получать заработную плату вплоть до момента выдачи дубликата утерянного документа (п. 35 Правил, ст. 234 ТК РФ).
Ведите кадровый учет грамотно и аккуратно, а программа «Зарплата и кадры 2017» от Бухсофт поможет вам в этом!
Подключите удобную электронную отчетность
Сервисы для онлайн-отчетности с техподдержкой 24/7
и полезными инструментами для бухгалтера
Сервисы для онлайн-отчетности с техподдержкой 24/7
и полезными инструментами для бухгалтера