Потребность в составлении таких писем может возникнуть в любой организации, включая государственные учреждения, если, например, требуется мнение эксперта или авторитетного ученого по какому-либо вопросу. Коммерческие компании, например, могут нуждаться в поддержке от финансовых или административных структур; письма с просьбами о поддержке их мероприятий также пишут политические партии и отдельные политики во время предвыборных кампаний.
Однако, регулярная практика составления таких писем-запросов чаще всего встречается у специалистов по связям с общественностью в некоммерческих организациях. Медицинские, образовательные, культурные и спортивные организации нуждаются в финансовой поддержке от крупного бизнеса. На примере России можно видеть, как такая поддержка реализуется через благотворительные акции, специальные фонды, стипендии и гранты.
В таких письмах рекомендуется тщательно обосновать, почему обращение направлено конкретному лицу, например: «мы жители одного города и у нас общие заботы», или более конкретно: «вы выпускник нашего вуза», либо: «ваши научные работы связаны с решением проблемы, над которой мы работаем». Обязательно следует отметить преимущества, которые адресат может получить, откликнувшись положительно на просьбу, но делать это нужно деликатно, чтобы не оскорбить получателя намеками.
Иногда целесообразно упомянуть имена известных и уважаемых людей, уже выразивших желание сотрудничать с вашей организацией по данному проекту. Также важно помнить, что просьба о поддержке всегда должна быть конкретной: помощь необходима для конкретного проекта или для оказания экстренной помощи больным детям в определенном регионе и т. д.
Можно рекомендовать следующую структуру при составлении письма-запроса: привлечь внимание адресата к проекту или ситуации, заинтересовать его, добавив некоторые детали и описав историю вопроса, вызвать желание принять участие и, наконец, побудить к действию. Такие письма обычно подписывает руководитель организации.
Ответы на такие письма присылаются либо с согласием или отказом, либо с запросом дополнительных сведений.
Пример письма-запроса № 1
14 ноября 2003 по вопросу: о борьбе с наркоманией
Уважаемый Анатолий Петрович!
Координационный совет благотворительной организации «Марина» обращается к Вам с просьбой о предоставлении спонсорской поддержки в виде оплаты расходов на подключение нашей организации к сети Интернет и пользование электронной почтой. Желательно заключить такое соглашение на долговременной основе.
Наркомания — проблема номер один в современном мире, и никто не должен оставаться в стороне от ее решения. Благотворительная организация «Марина», созданная в 1994 г., частично взяла на себя решение проблем наркозависимых и ВИЧ-инфицированных групп населения, а также их семей.
На бесплатной основе «Марина» проводит тренинги и семинары для наркозависимых и ВИЧ-инфицированных людей с участием специалистов-наркологов, психотерапевтов, социологов и юристов.
Наша организация регулярно сотрудничает с американским Гагаринским фондом и финской организацией «IRTI HUUMEISTA», работающими в этом же направлении. В связи с расширением международных связей и с целью объединения усилий по борьбе с наркоманией мы испытываем растущую потребность в регулярной работе с сайтами аналогичных организаций и открытии новых e-mail адресов для повышения специализации и эффективности нашей работы.
Если Вы положительно отнесетесь к вопросу о сотрудничестве с нашей организацией, занимающейся борьбой с наркоманией, все необходимые расчеты и документы будут предоставлены по Вашему первому запросу.
Заранее благодарим Вас от имени членов Координационного совета и уверены, что Ваш вклад в борьбу с наркоманией окажется значимым.
Председатель Координационного совета П. И. Спиридонова Исполнительный директор С. М. Лихачева
Пример письма-просьбы № 2
Неделя милосердия, приуроченная к Международному дню инвалидов. Посещение инвалидов и раненых военнослужащих, находящихся на лечении в отделениях Военно-медицинской академии 442 окружного клинического военного госпиталя. Вручение подарков 1-10 декабря 2003 г.
Следует отметить, насколько детально и тщательно составлено письмо-просьба № 2. Четко указаны все мероприятия, для которых запрашивается финансовая поддержка, сроки и место их проведения, а также получатели помощи. В письме также указано, что «Большая Медведица» предоставит отчет об использовании целевых средств в указанный срок и подчеркнут небольшой объем запрашиваемой суммы.
Видимо, политика этой благотворительной организации направлена на сотрудничество с многочисленными спонсорами, а не только с одним крупным. Последние строки письма акцентируют внимание на благотворительный характер финансирования и помогают бухгалтерам правильно оформлять документы.
Цели составления писем-просьб
Ведение бизнеса предполагает поддержание отношений как с уже имеющимися партнерами, так и постоянное взаимодействие с новыми. Письма-просьбы составляются по широкому кругу вопросов и могут быть адресованы как лицам или организациям, с которыми уже установлены отношения, так и новым партнерам или государственным структурам.
Обычно организация или лицо, отправляющее письмо, просят о содействии в решении какого-либо вопроса. Для того чтобы письмо имело успех, необходимо соблюсти два важных условия:
- адресат должен обладать компетенцией для удовлетворения просьбы;
- автор обращения должен иметь право обратиться с данной просьбой.
Официальные письма-просьбы о предоставлении информации называются запросами. С правилами составления таких запросов можно ознакомиться в разделе «Запросы» нашего сайта.
Письма-просьбы, касающиеся выполнения определенных действий, называются заявлениями или жалобами в зависимости от их характера. С правилами составления жалоб и заявлений также можно ознакомиться в соответствующих разделах нашего сайта.
К вопросам, которые решаются посредством писем-просьб, относятся:
- предоставление информации о состоянии счета, кадровом составе организации, об актах гражданского состояния;
- рассмотрение предложений о сотрудничестве, проведении мероприятий, заключении договора, участии в мероприятии;
- подтверждение получения документов или информации, направленной ранее;
- проведение каких-либо действий (возврат денежных средств, направление документов) и т.д.
Кто может составлять письмо
Как уже было отмечено, одним из главных условий является право отправителя письма на обращение с данной просьбой. Например, запрашивать информацию о гражданине в органах ЗАГС могут только сам гражданин, его опекуны и некоторые государственные структуры (суд), а в случае с ребенком — его родители.
Также для юридических лиц существует правило: письмо от имени компании должно быть подписано уполномоченным представителем, который имеет право отправлять запросы или просьбы от имени данной организации. Обычно это руководители высшего звена и главный бухгалтер.
Письмо может быть адресовано как отдельному лицу или организации, так и нескольким лицам или организациям, если просьба является общей.
Письмо может быть адресовано как отдельному лицу или организации, так и нескольким лицам или организациям, если просьба является общей.