Акт приёма-передачи документов

Акт приёма-передачи документов (далее «АПП») является официальным документом, который обязательно сопровождает процесс передачи документации между организациями. Этот акт является неотъемлемой частью любого договора, заключённого между сторонами. Документ составляется по запросу юридического или физического лица, нуждающегося в соответствующих документах.

Цели составления АПП

Акт создаётся организациями для подтверждения фактической передачи документации, а также для предотвращения возможных споров о факте передачи документов от одной компании к другой. В случае отказа одной из сторон признать факт получения документов, акт приёма-передачи будет являться доказательством в суде.

Этот документ также используется в рамках одной организации. При смене сотрудника на должности главного бухгалтера или другой должности, связанной с работой с документацией, необходимо оформить такой акт. Это освобождает уволенного сотрудника от ответственности за документацию компании, а нового сотрудника принимает её на себя. Игнорирование составления такого документа может привести к ответственности уволенного сотрудника, вплоть до уголовной.

Особенности оформления акта

Законом не установлена конкретная форма этого документа, и законодатель не предлагает стандартные формы для заполнения. Акт составляется сторонами в свободной форме, соблюдая общие требования к договорам. Компания может разработать единую форму такого акта. При её отсутствии акт можно составить самостоятельно на листе бумаги формата А4, соблюдая общие требования. Бланк может быть заполнен как на компьютере, так и от руки. Это допускается статьёй 434 Гражданского кодекса.

Инструкция по составлению

Акт должен включать в себя как общие положения, обязательные для каждого договора, так и специальные.

• название документа;
• дата и место составления акта;
• полные наименования организаций, участвующих в передаче документов, с указанием ответственных за составление документа, уполномоченных должностных лиц; акт может быть составлен и между физическими лицами. В этом случае необходимо указать паспортные данные и реквизиты сторон;
• количество экземпляров акта и лица, для которых эти экземпляры предназначены.

Специальные положения для данного акта включают:

• перечень передаваемых документов;
• указание регистрационных номеров передаваемых документов;
• обязательно указать количество экземпляров передаваемых документов;
• отметить, являются ли передаваемые документы копиями или оригиналами. Копии документов должны быть заверены;
• указать количество листов в каждом документе.

Организациям следует подготовить по одному экземпляру для каждой из сторон. Это поможет избежать проблем в случае утраты акта одной из сторон.

При передаче оригиналов документов, компаниям имеет смысл снять копии и оставить их себе.

После оформления акта ответственными лицами, на каждом экземпляре ставятся подписи. Подписи должны быть поставлены уполномоченными лицами с обеих сторон.

Преамбула такого документа является стандартной и включает основные данные о сторонах договора, дату и время его заключения. Она должна выглядеть следующим образом:

ОАО «Воробушки» ИНН 341596512351, ОГРН 6723450987126, в лице старшего юриста Максимова Виктора Петровича, действующего на основании генеральной доверенности от 01.01.2024 г., с одной стороны, передал, и

ООО «КлаудМанэ» ИНН 562356809123, ОГРН 4568912376549, в лице генерального директора Ефимова Дмитрия Юрьевича, действующего на основании Устава, с другой стороны, принял следующие документы:

Основные правила оформления акта приёма-передачи документов

Унифицированного стандартного образца для данного документа не существует, поэтому предприятия и организации могут разрабатывать его шаблон самостоятельно или оформлять в свободной форме. Заполнять его можно как от руки, так и на компьютере. Оформляется акт приёма-передачи документов на обычном листе формата А4 в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. Каждая копия должна быть подписана руководителями организаций или уполномоченными лицами.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это не является обязательным, так как с 2016 года юридические лица могут обходиться без печатей и штампов.

Акт должен содержать определённый набор обязательных сведений. В частности, указываются данные о сторонах, между которыми происходит передача документов, а также полный список передаваемых документов с их точными наименованиями и количеством. Если передаются оригиналы документов, это обязательно указывается в акте (в случае утраты, претензии будут предъявлены стороне, у которой они были на момент востребования). Если же передаются копии, они должны быть заверены передающей стороной.

Также необходимо учесть, что при передаче оригиналов документов, передающая сторона должна иметь их копии.

В случае передачи особенно ценных документов, рекомендуется включать в акт более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, участвующих в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

В каких случаях необходим документ

Стороны подписывают документ в любом случае, когда нужно подтвердить факт завершенного действия между сторонами:

• купля-продажа товара;
• поставка товара на склад;
• передача ценностей под ответственное хранение;
• оказание услуг или выполнение работ;
• аренда или купля/продажа недвижимости, земельных участков, оборудования;
• дарение товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
• передача документов.

Документ составляется в момент совершения сделки, количество экземпляров соответствует количеству сторон.

Полезные документы для скачивания. Экспертный блог для бизнеса.
Свежие материалы:

• Налоговая реформа-2025: изменения по УСН и НДС
• Список опасных операций для ООО и ИП в 2024 году
• Изменения в законах для бизнеса с июня 2024 года
• Как компаниям и ИП безопасно переводить деньги физлицам
• «Выручку всё равно найдут» или какие схемы по сокрытию доходов не работают

Акт чаще всего составляется при купле-продаже товара, чтобы подтвердить, что покупатель получил свой заказ. Такие акты также необходимы при передаче товара на склад или на ответственное хранение.

Если во время приёмки выявлены несоответствия (в количестве и качестве продукции), только акт может зафиксировать и подтвердить эти данные.

Акт приёма-передачи оказанных услуг

Подтверждается, что услуга была предоставлена полностью и качественно. Проблема в том, что услуга часто не имеет материального результата, что затрудняет подтверждение факта её выполнения и надлежащего качества.

Документ можно оформить в произвольной форме или использовать стандартные бланки для конкретных видов сделок.

Используется для официальной передачи документов. Документ составляется в 2 экземплярах.

Акты приема-передачи недвижимости или земельного участка

Является заключительным документом при сделках купли-продажи, аренды, лизинга, дарения.

Составляется в 3 экземплярах – для покупателя, продавца и для передачи в орган государственной регистрации.

Акт приема-передачи выполненных работ

Подписывается по завершению работ. В документе указывается информация об исполнителе и заказчике, наименование работ, их объем, сроки и стоимость.

Мы рассмотрели несколько основных видов актов. Существуют также акты приема-передачи транспортных средств, ключей, оборудования, денежных средств, мусора и отходов, исключительных прав и других объектов. Эти акты составляются для идентификации контрагентов и детального описания передаваемого объекта. Хотите быть уверены в порядке бухгалтерии и других документов? Доверьте эти задачи экспертам сервиса Главбух Ассистент на аутсорсинг.

Полезные документы для скачивания

Как составить образец акта приема-передачи

Универсальной формы документа нет, поэтому его можно составить в свободной форме. При составлении необходимо соблюдать определенные правила, иначе акт будет недействительным.

Примерная структура и данные, которые нужно отобразить в документе:

1. Название и порядковый номер. Если документ не имеет наименования, он считается недействительным. Вы не сможете подтвердить статью расходов, и проверяющий доначислит налог на прибыль.
2. Дата и место составления. Акт датируется днем передачи товара.
3. Данные участников сделки.
4. Реквизиты договора, по которому осуществлена сделка. Акт сам по себе не является самостоятельным документом, он является приложением к основному документу. Например, если вы подписываете акт приема-передачи товара по договору купли-продажи, необходимо указать это соглашение. Если товар передается на хранение, укажите номер договора ответственного хранения и т.д.
5. Характеристика товара: название, количество (или вес нетто и брутто), стоимость.
6. Если при приемке обнаружены дефекты, их необходимо указать. Для этого в разработанных формах можно оставить пустое поле. Если это не предусмотрено, запись о дефектах можно сделать от руки.
7. Подписи сторон с расшифровкой.

Рассчитайте стоимость аутсорсинга бухгалтерии в Главбух Ассистент. Экономьте на бухгалтере и налогах

Реальная стоимость аутсорсинга бухгалтерии в Главбух Ассистент – от 18 720 руб. в месяц. За эти деньги вместо одного бухгалтера вы получаете команду аттестованных специалистов: главбуха, кадровика, юриста. И надежную бухгалтерию под ключ:

• Корректный расчет налогов
• Своевременная подготовка и сдача отчетности
• Расчет зарплаты и налогов с выплат работникам любой сложности
• Налоговая оптимизация для снижения налоговых платежей
• Ответы на требования и запросы ИФНС и фондов
• Предотвращение риска назначения проверки и помощь в ее прохождении
• Контроль расчетов с контрагентами
• Составление и получение качественной первичной документации
• Консультации по сложным сделкам и операциям
• Обеспечение бесперебойной работы с банками
• Юридическая поддержка, проверка договоров и защита сделок
• Регистрация ООО и ИП для новых направлений бизнеса

Посчитайте сами стоимость экспертной бухгалтерии для вашего бизнеса и свою экономию при переходе на аутсорсинг.

Шаблон Акта приёма-передачи товаров

Внимание! После подписания акта принимающей стороной, она берет на себя ответственность за сохранность и целостность товара. После визирования возврат товара продавцу станет затруднительным. Покупателю придётся подавать официальную претензию и обращаться в суд.

Документ можно оформить самостоятельно или с помощью профессиональных специалистов, которые обеспечат его соответствие всем требованиям. Если вам необходима квалифицированная поддержка в составлении документов и организации бухгалтерского учета, обратитесь в сервис Главбух Ассистент.

Акт передачи документов содержит сведения о причине передачи

Акт приёма-передачи документов должен содержать информацию о причине его составления. Например, в рамках какого договора или по запросу государственных органов он оформляется. Акт передачи документов служит одним из приложений к договору или ответу на запрос. В него включают не только список документов, но и некоторые условия их использования.

Так, если компания подписывает лицензионный договор, акт приёма-передачи документов является подтверждением, что лицензиар передал необходимые сведения лицензиату. Если речь идет о передаче технологий или секретов производства, компания обязана предоставить второй стороне сделки материалы и инструкции по использованию. Акт передачи документов подтвердит, что лицензиар выполнил это обязательство. Кроме того, в акте указываются условия сохранения коммерческой тайны.

Пример акта передачи документов по лицензионному договору Акт приёма-передачи документов: пример для лицензионного договора

Стороны могут перестраховаться и продублировать данные из акта приёма-передачи документации в приложении к договору. Этот метод полезен, если в компании низкий уровень исполнительской дисциплины или контрагент может затянуть процесс документооборота. Если обе стороны подпишут приложение с перечнем передаваемых сведений, это поможет при возникновении будущих разногласий.

Так, суд указал, что отсутствие актов приёма-передачи документации (изображений) по лицензионному договору значения не имеет. Все необходимые сведения содержатся в приложении к договору, соответствующем каталогу персонажей (решение АС Курганской области от 07.12.2020 по делу № А34-12221/2020).

Если поручитель выполнил обязательство за должника, также составляется акт приёма-передачи документов. После того как поручитель рассчитался с кредитором, он получает право требовать с должника погашения задолженности. В этом случае кредитор обязан:

• передать стороне, которая исполнила обязательство, документы, подтверждающие требование к должнику;
• передать права, которые обеспечивают это требование.
• права требования по основному обязательству;
• права, которые принадлежали кредитору как залогодержателю;
• право требовать выплаты процентов на сумму, перечисленную кредитору, а также возмещения убытков, возникших вследствие выполнения обязательства за должника (ст. 365 ГК РФ).

Акт приёмки-передачи документации содержит все эти сведения.

Аналогичным образом составляют акт приёма-передачи документов при передаче документации по подряду, лизингу и т. д. (постановление 13 ААС от 04.06.2020 по делу № А56-125079/2019).

Бывший руководитель обязан передать документы общества арбитражному управляющему. Суд освободит его от этой обязанности при наличии объективных оснований. Какие аргументы не убедят суд и сыграют против директора — в статье.

Форма акта приёма-передачи документов

Законом не установлена единая форма акта приема-передачи документов. Нет специальных требований к форме составления акта приема-передачи документов. Специальные указания могут содержаться в профильных нормативных правовых актах (НПА). К примеру, для акта передачи документов на постоянное хранение в государственный архив предусмотрен специальный бланк (приложение № 30 к приказу Росархива от 31.07.2023 № 77). Прежде чем составлять акт приема-передачи документации, проверьте, нет ли указаний от контролирующих ведомств. Если таких указаний нет, акт составляют в произвольной форме.

Акт приема-передачи документов должен включать информацию о лицах, которые передают и принимают документы, а также основания для передачи. Важно отразить сведения, позволяющие идентифицировать сам документ и понять, какие именно бумаги и материалы он подтверждает. Например, если речь идет о сделке и контрагентах, в акте приема-передачи документов указывают:

1. Наименование и реквизиты компании, передающей бумаги. Указывается, кто именно действует от лица компании (директор на основании устава, представитель на основании доверенности).
2. Информацию о лице, получающем бумаги. Если это контрагент по сделке, указываются его наименование, реквизиты и должность ответственного. Если это государственный орган (например, ИФНС или правоохранительные органы), указывается, кто является получателем комплекта документов.
3. Причину передачи документов. Например, реквизиты договора, в рамках которого контрагент получает бумаги (подряда, уступки права, лицензионного и т.п.). Или реквизиты запроса госоргана, если компания отвечает на запрос.
4. Перечень документов.
5. Особые сведения, касающиеся условий исполнения договора. Например, указание о необходимости сохранения коммерческой тайны при передаче документов по лицензионному договору.
6. Количество экземпляров акта. Обычно акт приема-передачи документации составляют в двух экземплярах, один из которых передается вместе с комплектом бумаг.
7. Дату составления.
8. Подписи сторон, удостоверяющие передачу и прием документов.

Если данные в акте приема-передачи документов указаны нечетко, идентифицировать стороны и установить юридический факт не удастся. Поэтому важно проверить, что документ составлен без ошибок.