Все указания, касающиеся сотрудников, относятся к управлению кадровыми процессами. Эти официальные документы позволяют руководству организации эффективно и своевременно контролировать действия подчиненных.

Примерный образец
Онлайн просмотр стал популярным занятием в современном мире.
Раздача безвозмездного контента
Безопасно

По каким причинам создаются приказы по личному составу

Возможно создание указаний, затрагивающих любые события и условия, связанные с работниками компании. Они формулируются по различным причинам:

при найме персонала и при увольнении работников;
в случае применения мер дисциплинарного воздействия;
во время церемоний вручения наград и премий;
при смене рабочей позиции и других подобных случаях

Срок действия документа

У каждого приказа, который касается личного состава, есть четко обозначенный срок действия. Этот срок может начинаться либо с даты официального выпуска документа, либо с указанного в нем дня.

Завершение указа может быть связано с несколькими основными факторами: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу местных правовых актов, разделов трудовых или коллективных соглашений, норм закона, которые существенно изменяют условия данного распоряжения главы компании.

Кто пишет приказ

Обычно задача по созданию табельных приказов падает на специалиста отдела кадров, юриста или секретаря в организации (в зависимости от того, кто несет ответственность за это). Все же, это должен быть человек, который хорошо знаком с законодательством о труде и гражданским законодательством Российской Федерации.

Необходимо обеспечить передачу приказа о составе сотрудников руководству предприятия для подписания, поскольку он всегда создается от лица руководителя.

Если в организации работает профсоюзная структура, то уполномоченный представитель должен осмотреть документ перед его публикацией (чтобы избежать случайного или намеренного нарушения трудовых прав работников).

Основание для приказа

Пояснение и основание для указа – необходимая составляющая написания такого вида регулирующей документации. Без данных элементов указ не может быть признан документом, обладающим юридической значимостью.

К основанию относятся различные документы, включая личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и другие. Также, важными частями основания являются пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ. Обоснование может быть представлено в виде доводов, которые являются объективным объяснением причин создания соответствующего распоряжения. При написании обоснования следует начинать с фразы «В связи с…».

Правила составления документа

С начала 2013 года снялись ограничения на формы первичной документации в отношении кадровых и бухгалтерских процедур. Таким образом, теперь компании имеют полную свободу в составлении приказов, которые могут быть выполнены в любой форме или с использованием специально разработанного и утвержденного внутриорганизационного шаблона.

Кое-кто из представителей организаций предпочитает использовать традиционный подход и прибегать к ранее установленным стандартным образцам приказов, и это вполне логично — такие образцы удобны, содержат всю необходимую информацию, и нет необходимости задумываться о форме и содержании документа.

Вне всякого сомнения, при выборе способа составления приказа, необходимо придерживаться определенных стандартов организации делопроизводства и соблюдать правила русского языка при написании текста.

Кроме этого, предписание необходимо включать список неотъемлемых данных. В их число входят:

Название документа было изменено.
номер данного документа и дата его составления;
Название компании, в которой происходит выпуск данного издания.

Затем наступает главная часть:

Это распоряжение имеет важное значение, так как оно непосредственно относится к определенным сотрудникам и определяет их обязанности.
день, с которого данный указ начинает свое действие в соответствии с законом;
Необходимо обосновать формирование данного текста, то есть описать словами конкретную причину или обстоятельства, которые послужили его созданию.
Приводится ссылка на определенную статью закона или внутренний документ — акт, служебную или докладную записку.

В конце приказа рекомендуется указать тех, кто будет нести ответственность за его выполнение. Это может быть любой сотрудник компании или даже сам директор.

Как оформить бланк

Порядок составления приказа о персонале полностью зависит от представителей компаний и организаций. Документ может быть создан на обычном листе любого удобного размера или на официальном бланке компании. При этом, его можно написать как вручную (используя только шариковую ручку), так и на компьютере.

Когда текст будет создан, необходимо передать руководителю или уполномоченному сотруднику для подписания (при этом подпись должна быть оригинальной — использование факсимильных или отпечатанных автографов не допускается).

Дополнительно необходимо обеспечить ознакомление с документом, требующим подписи, со стороны ответственных работников и персонала, непосредственно затрагиваемых его содержанием.

На сегодняшний день нет необходимости использовать различные клише, такие как печати и штампы, для удостоверения бланка — это требуется только в случае, если такая норма указана во внутренних нормативно-правовых документах компании.

Каждый раз приказ создается только в единственном экземпляре, однако, в случае необходимости, возможно изготовить и дополнительные копии (которые также должны быть официально заверены). Сформированный приказ должен быть занесен во внутренний журнал учета документов.

Внесение изменений в приказ

Как только приказ, связанный с персоналом организации, получил официальное утверждение, вносить изменения и корректировки в него становится невозможно.

Если требуется внести изменения в условия действующего распоряжения, сначала нужно его отметить, а после этого выпустить новый указ.

В каком порядке хранятся приказы по личному составу

Важно, чтобы определенные типы приказов всегда располагались в определенном порядке и хранились в специальном месте, которое недоступно для посторонних лиц, неподалеку от личных дел сотрудников. Приказы, касающиеся персонала, также должны быть оформлены отдельными документами, в зависимости от их назначения и сроков хранения. При этом период хранения определяется либо законодательством, либо внутренними правилами компании. Но в любом случае, срок хранения приказов не может быть менее 5 и 75 лет, в зависимости от того, включены они в личное дело или нет.

Приказы по кадрам и основной деятельности, которые образуются в компании

Кадровый распорядок является важным документом, который определяет работу и функционирование организации. Он включает в себя различные виды распоряжений, которые делятся на две основные категории:

по персоналу;
В рамках преобладающего направления работы.

Внутри группы производственных приказов особое место занимают приказы, относящиеся к организации административно-хозяйственной деятельности предприятия.

Количество кадровых документов, предназначенных для работы и консультаций специалистов, существенно увеличивается в системе «Кадровый обзор».

Кадровые приказы по личному составу

Трудовые отношения, перемещение сотрудников внутри организации и другие соответствующие вопросы, непосредственно затрагивающие персонал компании, отражаются в документах, называемых приказами по личному составу. В этих распоряжениях оформляются процедуры приема и увольнения, переводы сотрудников, предоставление отпусков и прочие регулирования.

Основные варианты указаний относительно персонала включают в себя указания относительно сотрудников.

Трудоустройство/разрыв трудового договора;
перемещение;
о назначении ответственностей;
проч.

оплаты труда / гонорарные расценки
надбавки;
доплаты;

Отзыв или модификация предварительно опубликованных указаний

Каким образом Трудовой кодекс определяет необходимость выдачи указаний в отношении персонала?

В случае приема на работу следует учитывать статью 68.
При расторжении трудового договора с работником — 84.1.
Применение финансового взыскания составляет 193 единицы.
Трагическое событие — 229.

Советуем прочитать: Где найти ву - лучшие места для ву и экскурсии

Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года N 1, находятся действующие бланки приказов по кадрам и распоряжений, необходимые для работы предприятий. Однако, в 2013 году было принято решение об отмене обязательности использования указанных бланков. В связи с этим, работодатель имеет возможность разработать и применять собственные шаблоны документов, регламентирующих распорядительную деятельность.

Очень важно! Самостоятельное разработка форм кассовых документов, таких как расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные ордера, кассовые книги, абсолютно запрещена.

согласования отдела персонала, которая содержит информацию о различных аспектах управления персоналом в компании. Эта таблица предназначена для облегчения коммуникации между руководством и сотрудниками и позволяет быстро и эффективно передавать инструкции и указания в отношении кадровых вопросов. Благодаря такой унификации приказов по кадрам, компания может сократить время на обработку документации и минимизировать возможность ошибок при последующем выполнении инструкций. Кроме того, эта таблица обеспечивает единообразие и стандартизацию внутри компании, что способствует более эффективному управлению персоналом и повышению производительности работы.

нужно указывать в тексте, чтобы определенный элемент был однозначно идентифицирован.

Процесс найма нового сотрудника

Речь идет о переводе работника на новую позицию.

Разрешение на отпуск сотруднику

Расторжение трудового соглашения

Направление в служебную поездку

Важно следить за соответствием распорядительных документов ГОСТу Р 7.0.97-2016. Однако, чтобы обеспечить применение разработанных шаблонов, необходимо получить утверждение отдела кадров по формам документов. Если работодатель не собирается использовать свои собственные бланки, то должен быть издан приказ о ведении бухгалтерского и кадрового учета с использованием форм Госкомстата.

Неверно полагать, что, если нет унифицированной формы для приказа, то он не является приказом, относящимся к личному составу.

Делегирование задач, изменение фамилии, работа вне рабочего времени, перемещение отпуска.

Все указания, связанные с персоналом, относятся к коллективу сотрудников и хранятся в отдельных папках с определенными сроками сохранения.

Приказы по ОД — основной деятельности

Распорядительные указания, связанные с основной деятельностью, также выражают управление вопросами производства, хозяйственной деятельности, а также планирование и прочие аспекты.

Большое значение имеет! Директивы, связанные с вопросами административно-хозяйственного характера, также являются неотъемлемой частью основной деятельности. Это достаточно широкий спектр документов, который оформляется и хранится отдельно от документов, касающихся организационно-распорядительных вопросов, поскольку у них разные периоды сохранности.

Основные различия между приказами организационного характера и кадровыми приказами заключаются в том, что первые касаются работы предприятия в целом, не связанной непосредственно с деятельностью сотрудников, даже если в них указаны фамилии руководящих лиц. Разделы административно-хозяйственной деятельности (АХД) перечислены в Приказе Росархива от 20.12.2019 N 236. Полученный приказ содержит следующие разделы:

операционная деятельность сооружений;
транспорт;
предоставление услуг в сфере связи.

Невозможно исчислить все разновидности приказов, связанных с охраной труда, так как они тесно связаны с особенностями деятельности каждого предприятия. Тем не менее, существуют наиболее распространенные категории таких приказов:

утверждение Лабораторно-нормативной аккредитации является нормативным.
организационные мероприятия включают в себя одобрение учредительной документации, формирование списков сотрудников и открытие дополнительных офисов.
отчетные;
финансовые;
надзорные;
информационные.

Различаются основные типы приказов органов дознания, связанных с кадровым вопросами.

о принятии должности руководителя
о придерживании составленного графика работы;
о поведении людей в условиях пандемии;
о проведении проверки наличия товаров на складе;
С тем, чтобы подтвердить и организовать разнообразные комиссии и прочие формы работы, связанные с этим,

Оформление кадровых приказов

Отсутствуют стандартные образцы для организации документации, связанной с основными операциями, в отличие от инструкций, касающихся персонала.

Важно отметить: данные инструкции создаются в соответствии с единым алгоритмом и должны соответствовать стандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Обычно, инструкция по основному делу имеет стандартный формат, включая в себя вступительную часть и основную секцию:

Вступление. В данной части документа приведены основания, которые лежат в основе его издания. Это включает в себя конкретные факты деятельности, соответствующие документы и другие соотносящиеся материалы.
Организационный раздел. В данной части приводится официальный документ, где содержатся инструкции, указания и указываются сроки выполнения. Если инструкций несколько, они пронумерованы для того, чтобы в дальнейшем можно было обратиться к определенному пункту документа.

Если в документе имеются дополнения к приказу, они явно указываются в содержании текста.

Правила нумерации приказов по кадрам

Информация о нумерации управленческих бумаг содержится в руководстве по составлению инструкций по делопроизводству, утвержденном приказом Росархива от 23.12.2009 года под номером 76.

Подсказка: Рекомендуется оформлять приказы в порядке нумерации, соответствующей календарному году, с начала января и до конца декабря.

Большие организации, имеющие обширный поток документов по кадровым вопросам, разрабатывают собственную систему нумерации приказов. Эта система формализуется в ЛНА — Инструкции по организации делопроизводства (статья 8 ТК) и регламентируется приказом.

Разумно ли заполнять документы о назначениях и перемещениях сотрудников? Согласно Министерству труда, заполнение документов, связанных с основной деятельностью, не является обязательным. Журнал, в котором фиксируются все приказы, целесообразно вести для удобства поиска и структурирования производственной документации, преимущественно на крупных предприятиях с обширными потоками документов. Формат журнала или книги, содержащих приказы по кадровым вопросам, определяется на усмотрение компании.

Важная информация! В прошлом году, 20 декабря 2019 года, Росархив издал новый приказ под номером 236, который заменил предыдущий приказ Министерства культуры под номером 526.

Проверьте, соответствуют ли сроки сохранности кадровых приказов в вашей компании новому списку стандартных управленческих документов с обновленными сроками хранения.

Получить практическое руководство «Кадровые документы со сроками сохранения» можно, перейдя по данной гиперссылке.

Получите возможность организовать систему делопроизводства по кадрам в вашей компании в соответствии с последними требованиями законодательства. Зарегистрируйтесь на нашем дистанционном курсе и получите более 50 готовых бланков документов по кадровому делопроизводству.

Приказы по личному составу: виды, образец заполнения

Разпоряжения и указания, касающиеся сотрудников, представляют собой юридические документы, нормирующие рабочие взаимоотношения и отражающие деятельность и события, связанные с персоналом организации.

Давайте обсудим вопрос о том, когда возникает необходимость в издании приказов, как их составляют и сохраняют. Кроме того, мы расскажем о правилах оформления приказов и предоставим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Этот документ содержит инструкции, касающиеся режима и условий труда, оплаты труда и других аспектов работы сотрудников.

о процедуре найма на рабочее место
о расторжении трудового договора;
о предоставлении нового или различного варианта отдыха;
о перемещении на другую должность или в другое подразделение;
об обеспечении замены сотрудника в его отсутствие;
о компенсации выплат;
о нанимании сотрудников на работу вне рабочего времени
об чрезвычайных мерах редакции;
Об одном путешествии в рабочую командировку.

Любой указ, выданный с соблюдением официальных процедур, служит основанием для предпринятия мер в отношении сотрудника: записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и других санкций.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Необходимо иметь обоснование для каждого приказа, касающегося персонала.

Советуем прочитать: Проверка очереди в детский сад

Если сотрудник решает взять отпуск, то он должен предоставить заявление в качестве основания для этого. В случае нарушения правил, таких как опоздание или прогул, руководитель структурного подразделения может составить докладную записку, акт об отсутствии на рабочем месте или объяснительную записку сотрудника в качестве основания для принятия соответствующих мер.

Подробнее

Ранее, работодателям было необходимо применять стандартные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. В настоящее время, такого обязательства уже нет, однако, многие все еще предпочитают использовать готовые формы из данного приказа, так как это удобно.

Работодатели имеют полное право создавать собственные образцы приказов, при этом необходимо гарантировать наличие обязательных компонентов в них.

название бумаги;
номер;
дата;
название компании;
Суть данного текста позволяет сделать его эксклюзивным и оригинальным, при этом использование только русского языка.
Фамилия, имя и отчество работника, на которого распространяется указание;
основание;
подтверждение знакомства сотрудником с предложенным документом;
Автограф главы организации или иного уполномоченного представителя.

Одновременно необходимо учесть, что большинство уведомлений о персонале являются первичными документами, так как они служат основой для оплаты. В связи с этим они должны включать в себя обязательные реквизиты для первичных документов: название, дату составления, название компании, суть коммерческой операции и другие.

Создать единый документ, в котором указать полные имена и фамилии всех сотрудников данной группы.

Важно!

Если организация использует нестандартные приказы, а собственные формы или измененные стандартные, их необходимо утвердить руководителем и зафиксировать в локальных нормативных актах компании. Это может быть, например, указано в инструкции по кадровому учету. Документы, которые служат основанием для выплат и являются первоначальными, должны быть утверждены в учетной политике.

Пример указания для кадрового состава:

Необходимо следить за соблюдением соответствия формулировок с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации. Некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание, как строгий выговор. Однако в действующей редакции Трудового кодекса присутствуют только замечание и выговор. При проверке трудинспекцией за использование неверной формулировки может быть наложен штраф. Более того, такой приказ не может служить основанием для увольнения.

Именно поэтому необходимо, чтобы компетентные специалисты, обладающие глубокими знаниями в области трудового законодательства, занимались оформлением кадровых документов, а не любые случайные работники, которым это поручено в качестве дополнительной работы (бухгалтеры, секретари и т.д.).

Учет приказов по личному составу

Чтобы удостовериться в законности приказов о кадровых перемещениях, необходимо вести отдельный регистрационный журнал. Данный журнал не имеет строго установленной формы, однако ниже приведен образец записи в едином регистрационном журнале без классификации по видам.

В зависимости от масштабов организации и числа уведомлений, возможно вести как общий список уведомлений по сотрудникам, так и отдельные списки для каждой конкретной ситуации.

набору персонала;
увольнениям;
отпускам;
Путешествиям по служебным делам и прочее.

Вот образец внешнего вида журнала, предназначенного для записи и учета приказов о персональном составе.

Необходимо зафиксировать форму журнала в соответствующем местном правовом акте.

Хранение приказов по личному составу

Затрата времени на сохранение всех данных известна по специальному списку, утвержденному Минкультурой (приказ от 25.08.2010 года № 558).

В соответствии с предписанием, информация о кадровом составе сохраняется в виде приказов.

Срок хранения документов, касающихся приема на работу, переводов, увольнений, изменений оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, а также длительных командировок и других аналогичных случаев, составляет 75 лет. Это относится к документам, которые были созданы до 1 января 2003 года.
Документы, которые были оформлены после 1 января 2003 года, имеют срок действия в течение 50 лет.
Срок действия указаний относительно наказаний, отпусков и кратковременных командировок составляет пять лет.

Журналы, где представлена информация о приеме, перемещении или увольнении сотрудников, хранятся в течение 75 (или 50) лет, в то время как журналы, в которых отражена информация об отпусках, сохраняются в течение 3 лет в соответствии со статьей 695 данного Перечня.

Если в организации не все процедуры по кадрам были оформлены приказами, необходимо сделать это задним числом, чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции и конфликтов с сотрудниками. То же самое относится к ЛНА, связанным с кадровыми вопросами.

Для того, чтобы удостовериться в правильности вашего кадрового учета и готовности к проверке, вам следует обратиться в компанию 1С-WiseAdvice для проведения кадрового аудита. Наши специалисты осуществят проверку соблюдения федеральных стандартов и требований Трудового Кодекса РФ в отношении кадрового делопроизводства, выявят уязвимые точки и предоставят рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Наша команда всегда состоит из специалистов различных областей: эксперт по кадровому делопроизводству, юрист, специализирующийся на трудовом праве, профессиональный бухгалтер, занимающийся расчетом заработной платы, и опытный налоговый консультант. Благодаря такому разнообразию мы можем выявить проблемы, связанные с оплатой труда и налогами, не только в отдельных областях, но и взаимосвязанные между собой.

Если вы ищете решение для полного освобождения от сложностей с документацией о персонале, обратитесь к нам — 1С-WiseAdvice, специалистам в области аутсорсинга кадрового делопроизводства. Мы обеспечиваем полную гарантию возмещения всех штрафов, если нарушения были совершены из-за нашего вмешательства.

Приказы по личному составу: важные особенности подготовки и хранения

В этой статье мы изучим процесс обработки приказов по личному составу, начиная с их создания и заканчивая уничтожением. Мы также ответим на вопросы о наличии кадровых приказов и их отличия от приказов по личному составу, а также рассмотрим такое понятие, как приказ по свободной форме. Кроме того, мы узнаем, сколько дел с приказами по личному составу может быть включено в номенклатуру дел.

Приказы по личному составу

В Перечне настоящего года[1] представлены основные виды указов, принимаемых данной организацией.

При формировании приказов, связанных с персоналом, следует отдельно хранить их от остальных приказов. Ведь они имеют важное социально-правовое значение и, вероятно, будут единственными приказами, которые будут переданы на хранение в Государственный архив Российской Федерации после ликвидации организации.

Согласно статье 3 Федерального закона № 125-ФЗ[2], документы по личному составу являются архивными документами, которые отражают трудовые отношения между работником и работодателем.

В статье 434 Перечня 2019 предоставлен перечень различных типов приказов, касающихся личного состава, а также указаны сроки их хранения.

Список предписаний, представленных в пункте 434 Перечня 2019 года, является развернутым, но не полным. Например, в нем отсутствуют указания о необходимости приглашения сотрудников на работу в выходные и праздничные дни. В 2020 году одна из российских компаний воспользовалась своим правом обратиться в Росархив для получения разъяснений по поводу сроков хранения таких приказов.

Давайте представим ответ, который был получен от Росархива.

Предупреждаем Вас о том, что сообщение, полученное от Росархива, является информационным, а не обязательным документом. Нормативным документом является Перечень 2019 года, однако он не содержит указаний о сроке хранения приказов о привлечении к работе в выходной день. В связи с этим архивисты применяют два различных подхода к хранению подобных приказов.

В течение пяти лет, основываясь на содержании письма;
Пятьдесят лет прошло, так как это наибольший срок, в течение которого могут сохраняться указания относительно личного состава.

Советуем прочитать: Чурчхела: как выбрать и сохранить восточную сладость дома и в дороге

Каждый специалист по хранению документов выбирает тот вариант, который считает наиболее подходящим. В случае первого варианта, в поле «Срок хранения и № статьи по перечню» в графе номенклатуры дел, требуется указать информацию описания писем Росархива (пример 3, дела 03-23, 03-33).

Важно

Каждая организация имеет право обратиться в Росархив для определения срока хранения документов, которые не указаны в Перечне 2019 года.

Определены основные виды управленческих архивных документов, которые формируются при работе государственных органов, органов местного самоуправления и организаций. Данный перечень содержит информацию о времени хранения каждого типа документов. Этот перечень был утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 года под номером 236.

22 октября 2004 года был принят Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был внесен изменениями от 14 июля 2022 года.

Специалист по кадровому делопроизводству и дошкольному образованию — Е.Н. Кожанова.

Часть информации представлена в настоящем тексте. Полный объем статьи доступен для ознакомления в номере 5 журнала «Секретарь-референт» от 2025 года.

Ознакомиться с более подробной информацией:

Получение архивной обработки документов о личном составе: девять ответов на интересующие вас вопросы

Бытие и захватывающие путешествия архивных документов в индивидуальном деле организации.

Нюансы составления кадровых приказов

Елена Карсетская – специалист в области трудового права, известный юрист. Она также является автором множества статей и публикаций в профессиональных журналах. Ее книги, такие как «Трудовые документы», «Оптимизация штатного расписания», «Процедуры приема и увольнения сотрудников», «Организационные положения» и другие, пользуются большой популярностью среди читателей.

Ознакомимся с основными инструкциями, которые следует учитывать при создании кадровых документов. Кто имеет право подписывать приказы в отношении персонала, возможно ли делегировать право подписи, как правильно пронумеровать документы — подробнее описано в данной статье.

Форма приказа

Сейчас нет необходимости использовать стандартные формы кадровых приказов. Компания имеет право самостоятельно разработать свои собственные формы приказов.

Все еще даже при отсутствии обязательности, многие предприниматели все еще использование стандартизированных бланков, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, поскольку эти формы являются привычными и удобными в использовании.

Быстро разработанный документов, которые организации создают на основе типовых форм, часто модифицируются для соответствия их конкретным потребностям. Это может включать добавление необходимых сведений к стандартной форме или удаление излишней информации.

Нумерация приказов

Не существует общих правил для нумерации кадровых приказов. Законодательство не устанавливает требований по этому вопросу. Следовательно, организация-работодатель должна установить порядок нумерации кадровых приказов самостоятельно на местном уровне.

Рекомендуется зафиксировать этот порядок в специальном местном документе, который определит в компании правила проведения кадрового администрирования.

Для того чтобы обеспечить более ясное и удобное разграничение, необходимо провести отдельную нумерацию кадровых приказов, отличную от нумерации приказов, связанных с основной деятельностью.

Введение дополнительного буквенного обозначения предлагается для уникальности кадровых приказов. Согласно новой структуре, номер приказа будет состоять из комбинации цифр и букв. Примером такого обозначения может служить «Приказ № 10-к».

Если предприятие имеет значительные масштабы, полезно использовать специальные обозначения для кадровых документов различных типов, таких как приказы о приеме и увольнении, отпусках и других видов приказов.

Необходимо отметить, что упорядочивание организационно-распорядительных кадровых документов требует их нумерации приказом. Однако, в случае отсутствия нумерации, это не будет считаться нарушением. Тем не менее, отсутствие номера в приказе может вызвать затруднения в кадровом делопроизводстве.

Подписание приказов

В соответствии с общепринятым порядком, руководитель организации непременно ставит свою подпись под кадровыми приказами. Также именно он, в соответствии с установленными правилами, осуществляет функции работодателя.

В информационном поле «Подпись» требуется указать название должности того, кто подписывает документ, поставить собственноручную подпись и привести расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Представим себе ситуацию, где отсутствует генеральный директор компании. В таких случаях возможно, что приказ может быть подписан другим сотрудником, который временно исполняет обязанности руководителя. Как правило, на такую роль приглашается заместитель руководителя.

Необходимо учесть следующее: подписывать приказ должен именно сотрудник, данные которого указаны в данном приказе.

Согласно пункту 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», использование косой черты или надписи «за» при подписании документа от имени другого лица не допускается.

Другими выражениями, в случае, если приказом подписывается лицо, исполняющее обязанности генерального директора, тогда в самом приказе следует указать его персональные данные (фамилию, имя, отчество).

Следовательно, для указания на должность подписывающего лица следует использовать термин «исполняющий обязанности главного руководителя» или «временно исполняющий обязанности главного руководителя». После этого необходимо проставить подпись и написать полное имя и должность данного лица, четко расшифровывая подпись.

Необходимость нанесения организационной печати на кадровые приказы отсутствует. Приложение № 3 к Методическим рекомендациям по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит примерный список документов, на которых предусмотрено нанесение печати организации. Унифицированные формы кадровых приказов не предусматривают место для печати.

Передача права подписи приказа иному работнику

Выполнять подписание кадровых приказов может не только главный руководитель, а также другой сотрудник, имеющий полномочия.

В соответствии с действующим законодательством Трудового кодекса РФ все права и обязанности работодателя на рабочем месте осуществляются органами управления юридического лица или уполномоченными ими лицами. Поэтому генеральный директор компании имеет возможность поручить другому сотруднику подписание кадровых приказов. Такая доверенность может быть оформлена как приказом и подписана генеральным директором, так и выдана в виде документа с официальной доверенностью. Важно отметить, что в уставе организации может быть определен определенный порядок передачи полномочий генерального директора, например, через выдачу приказа.

Можно ли использовать факсимиле

Факсимиле – это оттиск, который выполняет роль эквивалента собственноручной подписи. Используя факсимиле, не требуется личное присутствие владельца подписи, поэтому нанесение факсимиле на документ может быть осуществлено любым сотрудником, имеющим соответствующую печать.

Применение факсимиле в трудовом законодательстве не предусмотрено. Для кадровых документов требуется использование собственноручной или электронной подписи. Законодательство не разрешает использование факсимильной подписи на кадровых документах, включая трудовые договоры (как указано в письме Минтруда России от 15.03.2023 N 14-6/ООГ-1863).

Такое же мнение разделяют также представители Роструда, согласно вопросу № 179983 от 26.04.2023 на онлайн-портале Роструда Онлайнинспекция.рф.

Советуем ознакомиться:

Что такое внешнее совместительство

Одновременная выписка и прописка через МФЦ

МВА Финансы

Тарифы на газ для населения в Московской области 2025 года

Оплата государственных услуг

Нотариальный залог автомобилей