В данном материале будут раскрыты эффективные подходы к отправке и обработке электронных сообщений. Представленные рекомендации позволят сократить затраты усилий и времени на работу с электронной почтой.

Почему это так значимо? Несмотря на эмерджентность новых приспособлений для организации работы и общения, таких как Слэк или Майкрософт Тимс, электронная переписка до сих пор активно используется – множество из нас получает по сто и более писем ежедневно, и эта цифра неуклонно растет. В обработке почты тратится все больше и больше времени.

Информативная тема письма

Многие пренебрегают этим фактором, но хорошо составленная тема является полезным инструментом в работе. Например, когда вы видите заголовок «Срок поставки по заказу 1237623» или «Замечания по проекту ГазСтройПромИнвест», вы сразу понимаете, о чем будет речь. Особенно это важно, если вопрос не относится к вам, а к вашим коллегам – вы сразу понимаете, к кому направить письмо. В отличие от неясных тем вроде «Вопрос», «Срочно» или «Прошу помочь».

Дополнительно в приложении Outlook имеется функция отображения переписки по беседам, при которой письма с одинаковой темой относятся к одной беседе. Из-за этого, если тема письма не указана или имеет бессмысленное название, к примеру, «Вопрос», различные переписки могут объединиться в одну и станет затруднительно отслеживать конкретную переписку.

Если вам было отправлено сообщение без содержания или с ошибочной темой

Имеются люди (и, возможно, всегда будут), для которых считается нормальным отправлять письма без указания темы. Я слышал, что некоторые компании могут рассматривать такие письма с низким приоритетом.

Коллегам можно установить автоматическое правило, которое будет отвечать получателю предустановленным сообщением, например, таким: «Ваше письмо не было обработано из-за ошибочно указанной темы. Прошу вас отправить его повторно с указанием правильной темы».

Такой подход поможет научить коллег правильно оформлять сообщения и стимулирует их к соблюдению правил электронной переписки. Для постоянных сотрудников компании, с которыми мы постоянно работаем и ранее обсуждали инструкцию по электронной почте, такой подход может быть приемлемым. Однако, для клиентов это не подходит.

Важно осуществлять обратную связь с клиентами, однако следует улучшить тематическую точность. Рекомендуется указывать информацию, которую можно легко найти с помощью поиска. Вместо простого выражения «добавить в заказ» можно использовать такие фразы, как «Изменение количества в заказе номер 727849» или «Документация этапа 2 для проекта Архангельск».

Правильное использование поля Копия (CC)

Копирующая функция (CC, Carbon Copy, копирка) на самом деле предназначена только для информационных целей, что подразумевает, что вопрос, заданный с использованием этой функции, необязателен для исполнения.

Многие пользователи Outlook создают специальное правило, которое автоматически перемещает такие электронные письма в отдельную папку, что позволяет им просматривать их реже, чем сообщения во вкладке «Входящие», например, только раз в сутки.

Пересылка писем

Часто бывает, что приходит электронное письмо примерно такого содержания:

Пожалуйста, ознакомьтесь с представленным ниже вопросом.

На самом дне находится полный диалог с вопросами, ответами и уточнениями. Вложения, как правило, исчезают в таких диалогах, когда кто-то отвечает через функцию «Ответить», а не «Переслать».

В итоговом результате получается, что получатель вынужден затратить значительное количество времени на процесс компрехензии и поиска входных данных.

Если нужно отправить письмо вновь, то рекомендуется создать краткое пояснение, где будут собраны основные точки вопроса, исходные данные и требуемый результат. Пусть это займет немного дополнительного времени, но таким образом суть задачи сохранится, и результат будет получен быстрее.

Использование правил Outlook

Встроенные функции в Outlook предоставляют возможность автоматической организации электронной почты по разным папкам и выделения важных сообщений цветом. Это эффективный способ сократить время затрачиваемое на работу с почтой, поэтому следует активно использовать эти полезные функции.

— создание отдельной папки для хранения писем, полученных в качестве копии, и информационных рассылок- организация специальной папки для сбора копий электронных писем и информационных рассылок- размещение писем, полученных в качестве копии, и информационных рассылок в отдельную папку для лучшей отчетности- создание специализированной папки для архивирования копий электронной почты и информационных рассылок

Советуем прочитать: Зарегистрируйте компанию на Госуслугах, чтобы подтвердить деятельность в ФСС

Для выделения писем от важных клиентов можно использовать различные цвета.

Отправка письма в определенное время

Одной из иллюстраций может являться уведомление об начале вебинара или какого-либо другого вещания за полчаса до его начала.

Еще один пример — если мне требуется отправить определенный запрос в конкретное время, но в это время я буду отсутствовать в отпуске, в пути и так далее.

Иногда говорят, что некоторые клиенты не очень положительно реагируют на электронные письма, отправленные во время, когда они не работают. Лично я не сталкивался с подобной ситуацией.

Если возникают такие ситуации, можно предварительно создать письмо, установить время отправки и не беспокоиться о том, чтобы информация была доставлена вовремя.

Контроль ответных писем

Как часто мы посылаем какой-либо запрос, но не получаем ответа, и из-за этого возникает определенный процесс. Причины могут быть разные — получатель может быть в отпуске или командировке, или не получил письмо, или получил, но проигнорировал и так далее.

Поэтому было бы полезно всегда следить за отправленными письмами, чтобы узнать, получили ли мы ответ в ожидаемые сроки.

Настройка управления электронными письмами возможна как вручную в клиенте Outlook, так и автоматически с помощью инструмента Boomerang.

Удаление ненужных переписок

Если ситуация складывается таким образом, что меня приглашают в бесполезные для меня переписки, то я имею возможность проигнорировать их при помощи специальной функции Outlook или автоматических правил.

Почтовые расчеты: действуйте эффективно с нашим инструментом

Всегда найдутся люди, поддерживающие и противодействующие этой идее. Давайте сосредоточимся на том, как возникают различные точки зрения о результативности отправки писем по почте.

Давайте начнем с тех, кто выражает свое противодействие почтовой рассылке. Таким образом, каждое мнение основывается на личном опыте или на опыте тех, кому вы доверяете. Отрицательный опыт может быть связан с некомпетентностью специалистов, проводивших рекламную кампанию по почтовой рассылке, либо с завышенными ожиданиями. Однако, если вы делаете вывод о неэффективности почтовой рассылки и исключаете ее из своего рекламного арсенала на основании одного единственного случая, вы совершаете серьезную ошибку.

Прежде всего, одна ситуация еще ничего не доказывает. Если бы мы в юности, учась ходить, исходя из одного падения, сделали вывод, что ходьба неэффективна, то мы бы в текущий момент передвигались на четвереньках.

Во-вторых, для функционирования любого механизма необходимо, чтобы все его компоненты были исправны и настроены правильно. Иными словами, каждый аспект рекламной кампании должен быть тщательно отбалансирован. Каждый элемент должен быть «заполнен» и не должно быть ни одного «пустого», так как сочетание «заполненного» и пустого приводит к ничему.

Если вы знакомы с книгой В. Тарасова «Принципы жизни», то вы поймете, о чем говорится. Но стоит ли отвергать то, что уже работает и приносит хорошие результаты?

Некоторые отрасли демонстрируют высокую эффективность адресной почтовой рассылки. Однако важно не обманывать себя, полагая, что потратив сегодня один рубль, завтра мы получим пять рублей прибыли. Существует точная статистика эффективности рекламы, при условии ее качественной реализации. Также не стоит забывать об эффекте времени.

Люди, которые поддерживают идею почтовой рассылки, имеют положительный опыт работы с агентствами прямого маркетинга. Они отличаются терпением и дальновидностью. Такие клиенты осознают, что нельзя получить все сразу, но благодаря обращению к профессионалам и ясному представлению о своей стратегии развития, рекламная кампания по почтовой рассылке принесет положительные результаты на 100%.

Инструмент для подсчета почтовых отправлений

На одном из наших веб-ресурсов мы предоставляем уникальную возможность оценить стоимость пересылки с учетом текущих тарифов.

Цены на услуги почтовой доставки

По почте
На открытки для переписки
На посылке
Доставка отправлений

Заказать немедленное выполнение расчетов

Вы можете заказать расчет удобным для вас способом — позвонив нам или отправив запрос на электронную почту.

Рассылка по почте не является универсальным решением для бизнеса на грани краха. Она не может быть единственным спасательным кругом, когда другие методы бессильны. Почтовая рассылка может быть эффективной только в рамках комплексной стратегии развития бизнеса. Ее следует использовать на этапах развития, поддержания и расширения бизнеса с целью постоянного привлечения новых лояльных клиентов.

Советуем прочитать: Каким способом выбрать для отправки жалобы на неправомерные действия МФО в ФССП - электронной почтой или заказным письмом

Наши Услуги

Рассылка почтовых отправлений по указанным адресам.

Теперь вы можете получить персонализированные письма или посылки в формате привычного письма размером от 30 до 45. Сделайте свой выбор и порадуйте близких оригинальным и уникальным способом общения.

Рассылка писем и рекламных материалов по почте без посредников Москва

Мы прекращаем отправку неадресованной почты и предлагаем индивидуальные отправления, которые гарантированно достигнут своего получателя и будут прочитаны им! Компания Post Time предоставляет безупречный сервис прямой почты! У нас вы сможете запросить:

Отчёт о значениях переменных и индивидуализации отправлений.
Выбор подходящей базы данных для определенной рекламной почтовой кампании.
Осуществление коррекции записи местоположения и кода почтового отделения.
конверты для пересылки по почте всех вариаций и размеров;
нанесение эмблемы на почтовый конверт;
Использование полиграфической печати на поверхности конвертов;
изготовление индивидуальных почтовых конвертов;
упорядочивание по показателю;
упаковка печатной продукции — это процесс упаковывания готовых изделий из бумаги или картона, таких как книги, журналы, брошюры и плакаты. Этот процесс выполняется для защиты продукции от повреждений, сохранения ее в идеальном состоянии и обеспечения безопасности во время транспортировки и хранения. Упаковка печатной продукции также может служить средством привлечения внимания покупателей и создания благоприятного первого впечатления о продукции. В зависимости от вида печатной продукции и ее особенностей, упаковка может включать в себя различные элементы, такие как пленка, картонные коробки, полиэтиленовые пакеты, пузырчатую пленку и т. д. Как правило, упаковка печатной продукции выполняется специализированными предприятиями, которые имеют все необходимое оборудование и опыт для достижения оптимальных результатов. Важно заметить, что упаковка печатной продукции может быть также экологически дружественной, например, путем использования перерабатываемых или биоразлагаемых материалов. В итоге, упаковка печатной продукции играет важную роль в успешном представлении продукции на рынке и обеспечении ее безопасности и сохранности.
Печать при помощи ризографа возможна в трех различных цветах.

Организация мероприятий для продвижения товаров и услуг

Выговорите о вашем личном опыте за плату в размере 250 рублей в час, а также об организации своего имиджа.

Организация мероприятий для продвижения товара. Распространение рекламных брошюр. Агентство BTL Post Time.

В наше время акции и рекламные материалы являются важным средством привлечения внимания при открытии нового магазина, салона, организации выставки и т.д. Наша компания готова организовать не только раздачу информационных листовок, но и провести промо-акции с использованием стендов, столов, костюмов и прочего оборудования.

Наша команда с удовольствием поможет вам отобрать сотрудников в соответствии с требуемыми критериями, проведет обучение и предоставит подробные отчеты и контроль в режиме реального времени.

Эффективная работа с электронной почтой. Пособие для руководителей компаний

Не смотря на обилие различных мессенджеров, электронная почта все еще остается основным инструментом для делового общения. Почтовые рассылки и клиенты — это эффективный способ быстрого взаимодействия с большим количеством людей, но что делать, если поток почты слишком велик? Этим вопросом задались пользователи сайта Quora и быстро получили ответ.

Используя советы и рекомендации руководителей крупных мировых ИТ-компаний, можно ясно определить, как эффективно управлять электронной почтой в огромных организациях. Вопрос о том, нанимают ли руководители ИТ-отделов помощников или справляются самостоятельно, также будет рассмотрен в этой статье. Мы приведем интересные примеры из реальной жизни успешных лидеров и расскажем о особенностях работы с почтовыми клиентами в крупных корпорациях.

Один пользователь платформы Quora поделился своим опытом общения с Стивом Джобсом, основателем Apple. Они взаимодействовали преимущественно через электронную почту. Пользователь отметил, что Жобс всегда отвечал на его письма, хотя это занимало некоторое время — примерно два-три дня, если письмо было отправлено утром. Однако, когда общение происходило ночью, ответы приходили практически мгновенно, словно в чате. Сам Джобс отвечал на вопрос о том, как он находит время для общения, что взаимодействие с покупателями его продукции всегда является приоритетным в его работе и важно для корпорации.

Советуем прочитать: Что такое внешнее совместительство

Эндрю Мэйсон, глава Groupon, использовал другой подход к работе с электронной почтой. Его команда разработала специальную систему фильтрации, которая автоматически сортировала все входящие письма в соответствии с основной идеей сообщения. Люди, имевшие возможность лично общаться с Мэйсоном, отмечали, что, подобно Джобсу, он всегда стремился отвечать на письма в кратчайшие сроки, зачастую практически мгновенно.

В компании Amazon также существует своя уникальная система классификации электронных писем, которая позволяет организовать входящую корреспонденцию по степени важности. Один из сотрудников Amazon рассказал, что основатель компании Джефф Безос использовал вопросительный знак в качестве маркера, когда отправлял письма своим коллегам. Письма с такой маркировкой требовали немедленного ответа, а остальные письма нужно было просто учесть, но не требовалось на них отвечать. Эта эффективная система управления корреспонденцией не требовала дополнительных затрат и успешно закладывалась в организацию работы сотрудников.

Джефф Уэйнер, руководитель LinkedIn, считает, что электронная почта играет важную роль в рабочем процессе. Почтовый ящик стал основным инструментом для общения с сотрудниками компании по всему миру. Чтобы сделать эту коммуникацию более эффективной и экономить время, Джефф придумал простое правило: отправлять меньше писем, чтобы получать меньше. Этот разумный подход к количеству исходящей почты значительно сократил ее объем, избавив компанию от бесполезной переписки.

Джефф также поделился некоторыми другими правилами, которыми он руководствуется при общении через электронную почту. Во-первых, он активно использует функцию «отметить письмо как непрочитанное» для выявления спама и незначительных сообщений. Это помогает ему быстрее находить нужную информацию в почтовом ящике и превращать письма в конкретные задачи. Второе правило, которому он следует, – это установка собственного режима работы.

Ценный совет Джеффа Уэйнера для руководителей, увлеченных работой с почтой, заключается в установлении собственного режима и выделении времени для обработки корреспонденции. Если не придерживаться этого режима, папка «Входящие» будет неуклонно расти, а невотвеченные письма будут накапливаться на протяжении долгих дней. Таким образом, точное соблюдение установленного режима является важным фактором.

Важность содержания писем также не следует недооценивать: чем более тщательно подобраны слова, чтобы избежать недоразумений, тем лучше будет коммуникация. Если вы максимально грамотно сформулируете свои мысли и задачи в исходном сообщении, то можно избежать необходимости задавать уточняющие вопросы.

Один из очевидных способов упростить работу с большим объемом электронной почты – тщательно проверять поле «кому». Довольно часто, при долгой переписке и отправке копий, в поле «кому» оказывается неправильный адресат. Это вызывает путаницу и замедляет работу всех отделов. Также стоит всегда получать подтверждение о получении письма с помощью специальной функции или обычными словами. Это поможет более эффективно использовать рабочее время, так как отправитель всегда будет знать, что поставленная задача принята к исполнению.

Важно помнить, что при общении по электронной почте следует избегать обсуждения чувствительных тем. Переписка не является наилучшим способом для обсуждения сложных, проблемных или интимных вопросов, так как такие темы могут вызвать дискомфорт или агрессию у получателя письма. В письмах люди проявляют большую откровенность и могут сказать то, что они никогда бы не выразили в прямом общении. Простой способ избежать возникновения подобных ситуаций – не провоцировать их появление.

Использование электронной почты может значительно улучшить эффективность работы в сравнении с использованием телефона или мессенджеров. Особенно важно научиться использовать все возможности почтовых клиентов и установить собственные правила. Лидерам крупных компаний это удалось, а сможете ли вы достичь таких результатов?

Автором данной публикации является Александр Лаптев, руководитель отдела продаж.

Если вам нужно задать вопросы, просто наберите номер (812) 425-12-19.