Процесс регистрации приходящих документов

Регистрация входящей корреспонденции производится единожды, независимо от способа ее передачи.

Материалы, поступающие от компаний непосредственно в аппараты Министерства, направляются на регистрацию и предварительное рассмотрение в центральное управление.

Регистрация приходящих бумаг выполняется в день их получения или на следующий рабочий день, когда документы поступают в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Информация о приходящей бумаге записывается в систему электронного документооборота, а самому приходящему документу присваивается уникальный идентификационный код.

Уникальный идентификатор приходящего документа формируется на основе его номера, который присваивается в порядке поступления в течение года.

Все входящие документы, кроме электронных, получают свой уникальный номер и дату регистрации.

В организации, все полученные на бумажном носителе документы отправляются на сканирование общим отделом. Создается электронная копия документа, которая затем добавляется в систему электронного документооборота и присоединяется к соответствующему рабочему кейсу.

После завершения процесса регистрации, документы, поступившие на рассмотрение, передаются Министру, его заместителям, руководителям структурных подразделений Министерства или иным лицам, исполняющим их обязанности, для рассмотрения и принятия решения (дать указания по исполнению).

17.4.7. После прохождения процедуры регистрации, бумажные документы преобразуются в электронные копии и передаются в СЭД для рассмотрения Министром, заместителями Министра. Затем, они направляются в соответствующие структурные подразделения Министерства для выполнения и размещения в дело согласно установленной номенклатуре дел, формируемой в Министерстве.

Если на один документ назначено несколько исполнителей, ответственный исполнитель получает оригиналы входящих документов.

Для зафиксирования того факта, что входящие документы и их копии были переданы исполнителям в структурные подразделения Министерства на бумажных носителях, применяются специальные реестры передачи документов.

При регистрации документов на бумажных носителях, содержащих конфиденциальную информацию, отсутствует процесс сканирования. Вместо этого заполняется РК (регистрационная карточка) документа, которая прикрепляется к оригиналу, на котором проставляется регистрационный номер.

Когда проекты резолюций получают одобрение, отдел по общим вопросам занимается созданием копий этих документов и доставляет их исполнителю для подписи в журнале. Оригиналы остаются в хранилище общего отдела.

При регистрации документов, которые имеют приложения нестандартных размеров (например, брошюры или книги), адресованные руководству Министерства, эти документы сканируются и прикрепляются к РК только их сопроводительными письмами. В РК документов также делается отметка в комментариях. На оригиналах документов, которые находятся на бумажных носителях, проставляются регистрационные номера. Затем оригиналы сопроводительных писем с приложениями направляются ответственному исполнителю.

В случае ошибочного направления документа в структурное подразделение Министерства, его руководитель должен вернуть документ в общий отдел с пометкой о необходимости внесения соответствующих исправлений в регистрационную карточку и передачи документа по правильному направлению. Это должно быть выполнено в течение трех рабочих дней с даты регистрации документа в Министерстве.

Как упростить регистрацию входящих и исходящих документов

Как упростить регистрацию входящих и исходящих документов?

В рамках программы «1С:Документооборот» реализована возможность регистрации приходящих и уходящих документов. Приходящие документы представляют собой документы, поступающие от внешних адресатов, включая как юридические, так и физические лица. Уходящие документы, в свою очередь, используются для учета официальных документов, которые предприятие отправляет внешним адресатам.

Разработка документа входящего или исходящего характера

Для получения списка документов, поступающих и отправляемых через систему «1С:Документооборот», необходимо открыть меню и перейти в раздел «Документы и файлы». Чтобы создать новый входящий или исходящий документ, следует перейти в раздел «Документы и файлы» и выбрать соответствующую команду («Документ входящий» или «Документ исходящий») в колонке «Создать».

Для заполнения обязательных реквизитов вновь открытого документа следует обратить внимание на красную пунктирную линию, которая обозначает необходимость их заполнения. Также необходимо прикрепить скан-копию оригинала в разделе «Файлы».

Запись входящего либо исходящего бумаги

После того, как была создана карточка документа и добавлена скан-копия его оригинала, требуется выполнить процедуру регистрации. Для этого необходимо активировать кнопку с надписью «Зарегистрировать».

У документа, занесенного в карточку, будет указана дата регистрации и уникальный регистрационный номер, согласно системе нумерации официальных входящих писем.

Организация и регистрация приходящих и уходящих письменных материалов.

В журнале приема или отправки документов также присутствует функция быстрого фильтра. Эта опция позволяет мгновенно отсортировать документы в соответствии с информацией, которая хранится в программе. Например, возможно провести сортировку по отправителю, организации, проекту и т.д. Кроме того, существует строка «Поиск» для поиска документа по его атрибутам (например, по номеру или названию).

Распространение поступающих либо отправляемых документов

Если требуется отправить пришедший или отправленный документ для ознакомления, можно воспользоваться функцией «Отправить». Просто выберите процесс «Ознакомление» и нажмите «Перейти к отправке».

В результате, документ будет передан работнику (или группе работников) непосредственно через систему «1С:Документооборот».

Оцените удобство данного программного решения, заказав демонстрацию «1С:Документооборота» или опробовав его демоверсию на сайте https://www.1c-kpd.ru/catalog/dokumentooborot/.

Как регистрировать документы в ЭДО

Как регистрировать документы в ЭДО

Регистрация электронных записей является важным шагом в организации работы с документами. Процедура заключается в зафиксировании информации о создании, получении и отправке электронных документов. Системы электронного обращения с документами (СЭД) регистрируют как документы, полученные от партнеров, так и внутренние документы, такие как приказы, протоколы и решения. Обычно, первичные бухгалтерские документы не подлежат регистрации.

В данной публикации:

• Принципы оформления и учета письменных материалов
• Вопрос-ответ

Регистрация документов в системе электронного документооборота осуществляется автоматически. Для каждого документа определяется уникальный регистрационный номер. Информация о регистрации хранится в базе данных. В большинстве систем электронного документооборота имеется специальный счетчик, который сохраняет последний использованный номер и при следующей регистрации автоматически присваивает следующий номер. Количество таких счетчиков может варьироваться в зависимости от требований компании: по типам документов, отделам, направлениям и другим условиям.

Как осуществлять регистрацию документов в системе электронного документооборота? Для каждого отдельного документа создается специальная карточка контроля и регистрации (ККР), к которой привязывается соответствующий документ для обоснования. В рамках системы электронного документооборота ККР может быть доступна для работы нескольких сотрудников одновременно. На карточке контроля и регистрации отображаются все этапы процесса, что упрощает контроль над ними. Заполнение данных осуществляется автоматически, а сотрудники выбирают необходимые реквизиты из классификатора. В данном случае используется стандартный набор реквизитов, который обычно настраивается под особенности организации в системе электронного документооборота.

Процесс регистрации документов в системе электронного документооборота осуществляется путем последовательного выполнения нескольких этапов.

1. При получении нового документа сотрудник имеет возможность выбрать подходящий шаблон регистрационной карточки и произвести необходимые изменения в ней.
2. Проверка пользователем корректности заполнения РКК
   • правильность электронного подписания,
   • а также место проведения мероприятия необходимо указать в приглашении для участников.
   • Присутствие мобильных приложений.
3. Если в документе есть ошибки, его нельзя зарегистрировать. В системе электронного обмена документами обычно есть специальная кнопка и поле, где можно указать причину отклонения.
4. Когда нет неправильностей, то процесс регистрации полностью завершается. В конечном итоге, система автоматически назначает документу специальный номер регистрации.

Регистрационная карточка в последующем передается ответственному сотруднику, что способствует сокращению временных издержек, связанных с деловой перепиской.

Облегчите процесс работы с официальными записями

В считанные мгновения передавайте электронные документы своим партнерам с помощью системы Диадок.

Правила регистрации документов

Наиболее часто при заполнении регистрационной формы в электронной системе документооборота указывают не только идентификационный номер, но и полную информацию о компании.

• название компании;
• тип документации;
• дату;
• Содержание текста включает в себя основные и наиболее важные моменты и события, сжато изложенные.
• резолюцию;
• срок выполнения;
• Деловая записка, подтверждающая выполнение и отправку дела.

• запрет на вход; ограничение права доступа; ограничение возможности проникновения; ограничение уровня доступа; ограничение разрешения на доступ; ограничение прав на вход; рестрикция доступа; ограничение входа; ограничение прихода; запрет на проход; ограничение использования; ограничение допуска
• исполнитель;
• классификатор, основанный на тематике, кодирующий текст
• Перебрав и изучив главные термины,
• приложения;
• временные рамки выполнения;
• отсрочка выполнения сроков;
• период сохранности;
• статус;
• Тип передачи.

Дополнительные значения, которые будут внесены в систему электронного документооборота, организация определяет самостоятельно.

Специалисты советуют применять определенные принципы действий, с целью упрощения процесса регистрации документов в системе электронного документооборота (ЭДО).

• Для предотвращения ошибок в базе данных необходимо обучить сотрудников стандартному оформлению. С целью обеспечения единообразия в процессе работы с электронным документооборотом, специалисты разрабатывают уникальные параметры идентификации для документов различных типов.
• Перед проведением регистрации следует осуществлять проверку наличия дубликатов, поскольку один и тот же документ может поступать различными путями: через электронную почту, факсимильную связь или доставить на бумажном носителе с помощью курьера.
• Организовывать регистрацию в течение каждого года, а затем ежегодно обновлять её с нуля. Такой подход позволит избежать излишне объемной базы данных и длинных номеров.

Используя инструменты системы электронного документооборота, можно значительно упростить процесс регистрации документов в электронном формате по сравнению с ручной работой.

Приступайте к использованию Контур.Диадока безвозмездно и получите возможность оценить все преимущества электронного документооборота.

Вопрос-ответ

Возможно ли повторное оформление регистрации документа?

Иногда возникают ситуации, когда сотрудники случайно регистрируют одинаковый документ, полученный из различных источников. Чтобы избежать появления дубликатов, необходимо предварительно проверить наличие такого же документа в базе данных перед его регистрацией.

Осуществляется ли внесение в систему отправленных по факсу или электронной почте писем?

Обязательность регистрации определяется не методом передачи, а содержанием. В системе электронного документооборота вводятся специальные обозначения для разделения документов в зависимости от способа получения, например, П — почта, ЭП — электронная почта.

Существует ли определенный порядок назначения уникальных идентификационных кодов для внутренних документов?

Отсутствуют определенные нормы по присвоению учетных номеров внутренним документам, каждая организация сама устанавливает процедуры регистрации и закрепляет их в документах.

Регистрация документов

Регистрация документов

Регистрация документов необходима для подтверждения того, что они были созданы, отправлены или получены. Этот процесс позволяет установить систему учета, контроля, поиска и мониторинга местонахождения документов.

Все необходимо зарегистрировать документы, включая внутренние, входящие и исходящие, а также договорные и финансово-хозяйственные документы, которые требуют учета, исполнения или используются в информационных целях. Примеры таких документов включают в себя приказы, распоряжения, а также бухгалтерские и финансовые документы. С другой стороны, документы, которые не подлежат регистрации, включают телеграммы, приглашения, брошюры и копии нормативных документов.

Если администратор установил соответствующие настройки регистрации, то делопроизводитель имеет возможность зарегистрировать документ, который подлежит регистрации.

Советуем ознакомиться с особенностями присвоения регистрационного номера договору в случае его регистрации.

Для оформления регистрации документа необходимо провести следующие действия:

Внимательно осмотрите информацию в карточке документа и на панели управления выберите опцию «Зарегистрировать» из выпадающего списка «Регистрация».

Обратите внимание: если ранее был выделен номер для данного документа, то после нажатия на пункт «Зарегистрировать» появится окно подтверждения регистрации. В этом окне вы увидите информацию о регистрационном номере, дате и журнале регистрации. Нажмите на кнопку «Зарегистрировать» в этом окне. Документ будет успешно зарегистрирован и сохранен. Дальнейшие действия по регистрации не требуются.

Пожалуйста, проверьте информацию, указанную в окне регистрации, и при необходимости внесите необходимые корректировки.

ПОДРОБНЕЕ

Документационный журнал. Возможность автоматического формирования журнала в соответствии с настройками системы.

Все участники, включенные в список регистрации указанной в выбранном журнале регистрации группы, будут наделены полномочиями для внесения изменений в зарегистрированный документ.

Автоматически устанавливается текущая дата при регистрации документа.

Номер регистрации — это предварительный идентификатор, который используется для регистрации документа. Если у нас есть журнал регистрации, то этот номер будет заполняться автоматически.

Возможно применение номера журнала регистрации в следующем формате:

Если в карточках соответствующих записей не указан код вида документа, относящегося к нашей организации или подразделению, то при регистрации документа выведется сообщение об отсутствии данной информации. В таком случае рекомендуется обратиться к администратору системы.

• Если в карточке документа не указано дело, то при попытке зарегистрировать документ в окне регистрации будет показано соответствующее сообщение. Если такая ситуация возникла, необходимо добавить информацию о деле в карточку документа и повторно нажать на кнопку «Зарегистрировать».

Если в информации о соответствующей организации, банке или персоне отсутствует код контрагента, то документу будет назначен номер без учета этого кода.

Если в системе журнализации одновременно добавляются документы или резервируются порядковые номера, то может возникнуть ситуация, при которой после нажатия на кнопку «Зарегистрировать документ» его номер окажется больше, чем предлагаемый порядковый номер.

Если требуется, введите регистрационный номер самостоятельно. Для этого отметьте опцию «Ввести номер вручную» и введите новый номер в поле «Рег. №». При этом:

Номер, присвоенный входящим, исходящим и внутренним документам, должен соответствовать формату, установленному для номера журнала регистрации. При этом он может быть как больше, так и равен предварительно установленному порядковому номеру.

• В номере договорных документов может быть отклонение от формата номера журнала регистрации в соответствии с особыми правилами присвоения регистрационного номера каждому договору.

Для финансовых и хозяйственных документов, поступивших от контрагента, формат номера журнала регистрации может не совпадать с номером, присвоенным контрагентом.

Если вам необходимо указать пропущенный номер из журнала регистрации, вы можете просто нажать на ссылку «Пропущенные номера». После этого в отчете, который откроется, выберите соответствующий пропущенный номер и введите его в поле «Рег. №».

3. Кликните по опции Регистрация.

В результате сохранения и регистрации документа с присвоенным номером в указанном журнале, основные поля его карточки будут ограничены для просмотра. В поле «Регистрация» группы «Жизненный цикл» значение будет установлено как «Зарегистрирован».

Рекомендации касательно этого вопроса можно также обнаружить в дальнейшей части текста.

Регистрация входящих документов

Регистрация входящих документов

Присвоение уникального идентификационного индекса документу позволяет упростить его поиск и контроль исполнения. Как достоверно зарегистрировать входящий документ, мы подробно расскажем в данной публикации.

В представленной статье представлены ключевые сведения, которые станут вам полезными для расширения вашего знания.

• Какова цель регистрации входящих документов?
• Какие внутренние письма не требуется оформлять в реестр?
• Как осуществлять регистрацию входящих документов?
• Регистрация входящей почты должна быть завершена в определенный срок.

Для чего ведется регистрация входящих документов в делопроизводстве

Всякий раз, когда приходит корреспонденция, она имеет различные формы. Организация получает такие документы через почту, включая электронную почту, факс, курьера, или их могут передать лично. Основные типы входящих документов, поступающих в организацию, включают:

• различные письма, включая заказные отправления;
• бандероли;
• пакеты;
• печатные издания;
• Рекламные публикации.

Только документы, которые необходимо учесть, контролировать или используются в информационных целях, регистрируются. Письма и документы, имеющие рекламный или ознакомительный характер, не подлежат учету, исполнению и, соответственно, регистрации.

Как эффективно обрабатывать принимаемые документы

Как только документу присвоен уникальный идентификационный номер, информация о нем записывается в журнале учета входящих документов. Этот этап подтверждает получение делового документа компанией.

Обычно, при заполнении журнала регистрации входящих документов необходимо указать следующие информационные разделы:

• номер, указывающий последовательность записи;
• установленный индивидуальный идентификационный номер документа;
• Дата подачи заявки на регистрацию;
• номер документа, из которого идет отправка
• именованый исходящим
• отправитель;
• Составление заготовок и краткое изложение содержания документа.
• Свидетельство о наличии приложений; получатель (главный исполнительный директор, его заместители и прочее);
• Исполнителем является работник, который получает на руки документы для его немедленного выполнения.
• ссылка на электронную версию послания;
• примечание.

Информация, занесенная в журнал, содержит все необходимые данные для уникальной идентификации документа в базе данных даже в случае, если в ней зарегистрировано несколько документов одного типа и с одной темой. Регистрация приходящих и исходящих документов в делопроизводстве облегчает поиск нужной деловой бумаги и позволяет контролировать ее перемещение в рамках организации от момента получения или создания до утилизации по истечении срока хранения или отправки адресату.

Какие документы регистрируются, а какие — неофициальные?

Определение того, какие конкретно разновидности поступающей переписки должны быть поданы на регистрацию, а какие нет, зависит от специфики операций компании. Правила, касающиеся регистрации входящих документов, определены местным законодательством, таким как инструкция о документообороте. В ней должен быть примерный список входящих документов, которые не требуют регистрации.

Список документов, которые не требуют оформления в реестре

В том случае, если в предприятии не установлено внутреннее регулирование или оно все еще находится в стадии разработки, следует руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другими нормативными документами, такими как Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утверждена приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

Также существуют категории документов, которые не подлежат обработке и должны быть немедленно возвращены отправителю при получении.

Если оформление принимаемого документа не отвечает требованиям, установленным законом, то он не может считаться юридически важным, особенно если его получателем является юридическое лицо. Например, если в документе не указаны обязательные данные в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Приемом и регистрацией документа, написанного от руки на тетрадном листе или на стандартном листе без указания исходящего номера и печати предприятия, секретарь не может заниматься. В таком случае секретарь имеет все основания отказать в приеме и регистрации данного документа.

Обратите внимание! Не требуется скреплять печатью письма, написанные на официальной бумаге предприятий со всеми обязательными реквизитами.

Если письмо, фактически, является сопроводительным, но при этом сами документы, перечисленные в нем, не приложены или приложены не полностью, то такое письмо не будет зарегистрировано. Также это может произойти, если пакет с деловыми документами был передан с поврежденной упаковкой. В такой ситуации необходимо составить акт, который подтвердит отсутствие указанных документов в качестве приложений, и отправить его вместе с исходным письмом обратно отправителю.

Важно заметить, что если на письме, отправленном предприятию, указана пометка «Лично», то его следует передать адресату без вскрытия и регистрации.