Для эффективной работы в любой области необходимо поддерживать связь и общаться с коллегами, клиентами или партнерами. Однако следует избегать использования распространенных фраз, заменяя их на более подходящие. Об этом рассказала Ольга Петелич, исследователь и специалист по управлению персоналом.

1. «Приветствую вас в это магическое время суток»

В деловой переписке часто используется данное выражение вместо привычного «Доброе утро», предполагая, что получатель прочтет сообщение вечером. Это может показаться логичным обращением, особенно если вы имеете дело с партнерами или клиентами из других часовых поясов, однако рекомендуется воздержаться от его использования.

Какие альтернативы можно использовать вместо этого?

Взаимодействуя с людьми из разных временных зон в переписке, вполне допустимо использовать приветствия, не привязанные к конкретному времени, например, «Привет» или «Приветствую». Также совершенно приемлемо написать «Добрый день», даже если получатель сообщения прочтет его вечером.

— Приветствие «Здравствуйте» и после него наступает полная тишина.

Если вы просто отправите приветствие, то, вероятно, вам не ответят или переписка затянется на долгое время. Этот метод чаще всего используют в мессенджерах, которые теперь являются полноценной платформой для делового общения. Поэтому они требуют соблюдения тех же правил, что и в бизнес-коммуникации по электронной почте.

Какие альтернативы можно использовать вместо этого?

Приветствую! Меня зовут Петр, я работаю в должности менеджера проектов. У меня возникла потребность внести изменения в функционал на сайте, которым занимаетесь вы. Хотелось бы узнать, есть ли возможность передать вам эти правки. Если нет, пожалуйста, подскажите, кому следует обратиться.

Человек, получивший сообщение, незамедлительно осознает, кто и с какой целью обратился к нему, и может легко и оперативно откликнуться – либо направить вас к другому члену команды, либо запросить дополнительные сведения.

3. «Что происходит там?»

Если собеседник не сообщает о ходе дела, то использование каких-либо других способов узнать об этом является неприличным. Во-первых, это грубо. Во-вторых, создается впечатление, что вы считаете собеседника неполноценным и нуждающимся в постоянном контроле.

Какие альтернативы можно использовать вместо этого?

В случае, если сроки сжаты, а ваш коллега или подрядчик молчат, просто задайте прямой вопрос о ходе работы: «Здравствуйте, Иван. У нас есть задача представить заказчику пробную версию сайта до 12:00 завтра, и я немного волнуюсь. Пожалуйста, скажите, все идет по плану? Нужна ли вам какая-либо помощь?». Таким образом, вы не только узнаете, находится ли проект на нужном этапе, но и продемонстрируете заботу.

4. Ожидаю реакции.

Если вы направляете кому-то письмо, это автоматически подразумевает, что вы ожидаете получить ответ. То есть, описанное утверждение является излишним или даже необычным. Кстати, это правило также относится и в обратном направлении – если вам было отправлено сообщение, требующее ответа, не стесняйтесь отвечать на него.

Какие альтернативы можно использовать вместо этого?

Если вам требуются определенные ответы, пожалуйста, запросите их. Есть несколько вариантов: вы можете выделить конкретные вопросы в письме и попросить на них ответить, например, «Скажите, когда ожидать обратную связь от HR-отдела?». Если текст не предполагает конкретных ответов, но вы хотите узнать, что его прочитали, попросите поставить плюс или любой другой удобный символ/смайл. Если собеседник не реагирует вообще, не стоит отправлять повторное письмо со словами «Пишу еще раз». Лучше напишите новое письмо с тем же содержанием и добавьте к нему что-нибудь, например, уточните, нет ли вопросов.

5. «Благодарю заранее»

На первый взгляд, выражения «заранее спасибо», «заранее благодарен/а» кажутся всего лишь вежливыми фразами, но многим они начинают неприятно раздражать. Причина в том, что такие выражения выглядят как скрытая агрессия или просто попытка манипулировать: будто у человека вообще нет возможности отказать.

Какие альтернативы можно использовать вместо этого?

Прежде всего, рекомендуется получить подтверждение от человека по возможности выполнить ваше просьбу. Если он согласен, будет достаточно выразить благодарность. Если вы осознаете, что просите что-то, что не является для него обязательным, сразу попытайтесь предложить ему какие-то преимущества. Например, вы можете сказать: «Здравствуйте, Александр. Я понимаю, что это не входит в ваши обязанности, но у нас завтра презентация, и нам нужно протестировать проект. Не могли бы вы взяться за это? Вам заплатят двойную ставку за работу».

Прошу прощения, что нарушаю ваше покой

Нет нужды писать «прошу прощения за беспокойство», извиняться за тревогу или спрашивать, есть ли момент. Вы уже нарушили человека и отвлекли его от дела, поэтому лучшим проявлением уважения будет просто и ясно объяснить суть вопроса.

Какие альтернативы можно использовать вместо этого?

Напишите кратко, четко и нацеленно. Если вы пишете в нерабочее время, объясните причину: «Приветствую! Я знаю, что вы сейчас в отпуске, но никто больше не имеет доступа к проекту. Пожалуйста, отправьте мне последние правки по проекту».

7. «Я сделаю все возможное, чтобы испытать это.»

Возможно, я попытаюсь справиться. Возможно, постараюсь. Возможно, у меня получится. И такие аналогичные выражения зачастую указывают на то, что с самого начала человек не стремится взять на себя ответственность за выполнение поставленной задачи.

Какие альтернативы можно использовать вместо этого?

Если вам посещает сомнение, то постарайтесь ясно обозначить его и предложить возможные варианты решения. В данной ситуации, я осознаю, что у нас есть лишь неделя на сдачу сайта и сомневаюсь в возможности выполнения этого срока. Для ускорения работы я могу попросить разработчиков приложить больше усилий, однако это не гарантирует успеха. Если нам абсолютно необходимо завершить проект вовремя, то, возможно, стоит рассмотреть возможность привлечения еще нескольких специалистов в нашу команду.

8. Мне очевидно, что вы испытываете определенные эмоции.

Я сопереживаю вашим переживаниям. Этот выражение часто применяется, когда собеседник испытывает грусть или разочарование. Оно звучит, как минимум, неуместно и, безусловно, не будет способствовать успокоению человека.

Конечно, избежать аналогичных ситуаций в рабочем процессе невозможно. Однако, есть возможность уменьшить отрицательные эмоции. Проявите заботу и постарайтесь скорейшим образом решить возникший вопрос или компенсировать неудобства, например, «Михаил, мне очень жаль, что вы до сих пор не получили отчет. Я уточнила информацию: корректор приступает к последним правкам и через полчаса документ будет у вас».

9. «Как и предупреждал(-а) ранее»

Этот высказывание кажется таким, будто вы предполагаете, что ваши коллеги и клиенты несведущие и требуют постоянного повторения. Даже если ваше мнение является вполне осмысленным, оно может вызывать достаточно агрессивную реакцию.

Какие альтернативы можно использовать вместо этого?

Если вы желаете повторить что-либо, то просто предложите с добавлением: «Вот почему мы приняли решение не изменять заказ».

На самом деле,Честно признаться,

Кажется, что вы редко говорите правду. Фразы вроде «если честно» – это лишний разговор, который не несет никакого значения.

Какие альтернативы можно использовать вместо этого?

В данном экземпляре ничего не изменится. Более приемлемым подходом всегда является прямое и честное общение – такие высказывания не будут нужными.

Если вы будете приветствовать своих коллег и клиентов простыми словами и не будете заранее благодарить, они, конечно, не откажутся от работы с вами. Однако, взаимодействие по работе будет более эффективным и удобным, если вы будете вести переписку и общаться без излишних речевых оборотов.

1prof.by источник информации

Автор: Ирина ВОЕВОДСКАЯЗаготовка:Улучшила: Ирина ВОЕВОДСКАЯ

изображения, найденные в открытых источниках веба

2016 год принадлежит Минскому горкому Профсоюзу работников местной промышленности и коммунально-бытовых предприятий.

Шаблонные фразы для деловой переписки

Шаблонные фразы для деловой переписки

Структура делового письма, как правило, состоит из трех частей. Вступительная часть представляет собой введение, основная часть содержит информацию и является информативной, а заключительная часть подводит итоги и включает в себя пожелания о дальнейшем сотрудничестве.

Все акты общения в рамках делового общения можно классифицировать на типы: просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Конкретная форма организации текста письма могла бы быть устроена в соответствии с следующим образцом:

• Пожалуйста, обращаемся к вам с просьбой.• Также хотим попросить вас о чем-то.• А еще просим обратить внимание на следующее.• Имеем честь сообщить вам о важном обстоятельстве.• Одновременно с этим, хотим передать вам следующую информацию.

Непременно требуется выделение индивидуальных аспектов для каждого речевого действия, ибо для каждой просьбы, для каждого предложения необходимо сделать отдельное решение.

В начале письма приводятся фактические данные и события, которые имели место (включая ссылки, мотивацию и историю вопроса). Во второй части описываются ожидаемые и предполагаемые события.

Суть многоаспектного письма заключается в том, чтобы последовательно повторить различные аспекты содержания, организованные в виде абзацев синтаксически.

Стандартные выражения применяются для соединения аспектов и содержательных частей одноаспектных писем.

• Прежде всего. Сначала.• Затем. После этого.• В заключение. В конце концов.• Перейдя к следующему вопросу. Обсуждая следующую тему.• Относительно вопроса о. Рассматривая вопрос о.• Принимая во внимание все сказанное. Учитывая все вышеизложенное.• Исходя из сказанного. Основываясь на приведенных выше аргументах.• В связи с необходимостью возвращения к вопросу о. При необходимости возврата к обсуждению вопроса о.• Подводя итоги, следует отметить. Перечисляя основные выводы, стоит подчеркнуть.• В заключение выражаем надежду на. В заключение хотим выразить надежду на.• В заключение хотим напомнить Вам о. В заключение хотим снова обратить ваше внимание на.

Стандартные формулировки коммерческой корреспонденции

Мотивация, описывающая причины и стимулы, лежит в основе начала каждого письма или составления текста.

Причины, указывающие на задержку оплаты: • По причине задержки оплаты. • Из-за того, что счет-фактура не поступила. • По причине несоответствия Ваших действий ранее установленным условиям. • В следствие задержки в получении груза. • Из-за изменения цен на энергоносители. • Учитывая снижение производственных показателей на. • Учитывая социальную значимость данного объекта.

Указывая на Ваше прежнее послание. В соответствии с предварительным соглашением. Ссылаясь на Ваш запрос в прошлом. Основываясь на устной согласовке. В ответ на Ваше письменное обращение. В соответствии с нашим предыдущим соглашением. По результатам нашего телефонного разговора. Основываясь на устной договоренности. В соответствии с постановлением правительства. В соответствии с Вашим просьбой. В соответствии с протоколом о взаимных поставках. В соответствии с техническим описанием. Ссылаясь на проведенные переговоры.

С сожалением сообщаю, что я не могу выполнить ваш запрос.

Необходимо использовать все перечисленные фразы с учетом речевой ситуации и контекста.

В основе информации, выраженной глагольной конструкцией, лежат типичные фразы, которые соответствуют стандартным ситуациям общения: • вежливые обряды: я выражаю благодарность, пожелаю удачи, прошу прощения, выражаю соболезнования; • передача информации: я сообщаю, довожу до вашего сведения, извещаю вас, уведомляем вас; • подтверждение, заявление: я подтверждаю, заверяю, заявляю, объявляю; • требования, просьбы: я приказываю, издаю постановление, настаиваю, прошу, обращаюсь к вам с просьбой; • обещания: я гарантирую, заверяю, обязуюсь; • напоминание: я напоминаю; • предложения: я предлагаю.

Соответствие слов в деловых письмах, также как и в других виде документов, является стандартизированным.

• Контроль возлагается на соответствующие службы.• Цена может быть установлена снижена или поднята.• Задолженность должна быть погашена в срок.• Сделка заключается между сторонами.• Рекламация или претензия может быть предъявлена и в дальнейшем удовлетворена.• Платеж должен быть произведен в установленные сроки.• Счет выставляется и оплачивается согласно договоренности.• Вопрос может быть поднят и решен в процессе обсуждения.• Скидки могут быть предоставлены или предусмотрены в определенных случаях.• Оплата производится в соответствии с условиями договора.• Возможность предоставляется клиентам.• Договоренность достигается путем согласования условий.• Кредит может быть выделен клиенту в случае необходимости.

Сотрудничество часто даёт хорошие результаты, выгодно для всех сторон, деловая деятельность успешна, внесённый вклад значителен, позиции обоснованные и прочные, доводы весомые, необходимость в сотрудничестве настойчива, спектр предлагаемых услуг широк, скидки могут быть как значительными, так и незначительными, предложение конструктивное, разногласия могут быть существенными или несущественными, рентабельность может быть высокой или низкой, расчеты могут быть как предварительными, так и окончательными и так далее.

Речевой этикет в деловой переписке

Речевой этикет в деловой переписке

Что такое корпоративные нормы поведения, какие принципы лежат в их основе и каким образом следует сформулировать письменное деловое общение.

На ночь с пятницы на понедельник, в точно 00:00, наступит 5 ноября 2019 года. Этот день будет отмечен особым номером — 129082.

• Почтение точки зрения других людей.
• При работе с деловым партнером необходимо проявлять уважение, быть вежливыми и доброжелательными.
• Навык неприема, не задевая эмоции делового соратника.
• Умение относиться к себе критически и готовность признать свои ошибки.
• Одной из важных навыков является способность обоснованно защищать свою точку зрения в ходе дебатов.
• Соблюдение определенного расстояния между сотрудниками, занимающими различные должности в иерархической структуре организации, является проявлением субординации.

Этикет в письменном деловом общении

• Решение задачи переформулировки текста с использованием формата аргументации представляет собой важный инструмент для создания уникального контента.
• Разнообразие формулировок для обращения к собеседнику.
• Различные методы передачи желаний, отказов и рекламаций.

Они способствуют реализации коммуникативной цели, одновременно выражая индивидуальность и эрудированность отправителя.

В деловой корреспонденции разработаны определенные правила и формулы, которые регулируют использование этикетных средств. Одной из таких формул является обращение к адресату по имени и фамилии, что помогает установить контакт и привлечь его внимание.

Акт обращения представляет собой значимый компонент в деловом общении. На данный момент он находит применение не только в служебной переписке, но и в случаях, когда необходимо обратиться прямо к высокопоставленному сотруднику.

Обращение в деловой переписке

При обращении к адресату принимаются во внимание его должностное положение, сфера деятельности и степень нашего знакомства. Существует одна наиболее распространенная формула обращения, которая подходит для всех ситуаций, независимо от указанных факторов: «Уважаемый господин [Фамилия]!» или «Уважаемая госпожа [Фамилия]!».

При обращении к руководителям государственных и управленческих органов, а также к президентам (председателям) обществ и компаний, допускается использование только указания должности без упоминания фамилий.

Заслуженный господин министр, Ваше присутствие непременно требуется!», «Выдающийся господин президент, мы обращаемся к Вам с просьбой!

В приглашениях и уведомлениях допускается использовать личное обращение по имени и отчеству: «Дорогой Владимир Андреевич!». При обращении к людям из одной профессиональной сферы можно использовать форму обращения «Уважаемые коллеги!». Если текст документа начинается с личного обращения к адресату, в конце текста, перед подписью, требуется добавить вежливую формулу «С уважением».

• Организация распределения дел и мониторинг их выполнения.
• Решение проблем с помощью системного мышления.
• Тема, которая позволяет достичь высоких результатов в командной работе, — это мотивация. Она играет важную роль в достижении поставленных целей и развитии команды в целом. Мотивация создает в команде энергию и желание добиваться успехов, даже в сложных ситуациях. Когда каждый член команды чувствует себя важным и ощущает поддержку и признание со стороны коллег, то весь коллектив работает эффективнее и с большей энтузиазмом. Поэтому важно развивать мотивацию в команде и создавать условия для ее проявления. Это может быть достигнуто через постановку конкретных целей, вознаграждение и признание достижений, поддержку и оказание помощи, а также через создание дружественной и поддерживающей атмосферы в команде. Все эти факторы позволят сохранить высокие уровни мотивации и обеспечить успех команды.
• Развитие успешных взаимодействий.
• Передача власти и ответственности на уровень ниже.
• Развитие навыков и обучение наставничеству в профессиональной сфере.

Дополнительные сведения и процедура регистрации

В соответствии с установленными нормами российского делового этикета, при выражении просьб, запросов, предложений и мнений принято использовать формулировки от лица коллектива.

«Мы рады представить Вам совершенно новый ассортимент товаров», «Обращаем Ваше внимание на то, что дата завершения работ была изменена».

Для создания атмосферы доверия и уважения при общении по письменному формату, активно применяется формула обращения от первого лица единственного числа. Такое извлечение, включающее использование слов «прошу», «предлагаю», «приглашаю», обычно находит применение в письмах, содержащих конфиденциальную информацию, а также в официальных документах, оформленных на бланках, выданных лицами с определенным статусом.

Тональность писем и этикетные средства

В деловых письмах следует соблюдать корректность и проявлять оптимизм. Кроме того, для повышения убедительности делового послания необходимо подобрать подходящую форму и стиль письма. Важно понимать, что не только данные и факты влияют на убеждение, но и тон, в котором ведется переписка. Во многих ситуациях именно тон письма определяет характер делового общения между организациями.

Применение специальных выражений вежливости помогает смягчить утверждения и делает их менее категоричными. Например, отказ, выраженный с участием таких формул, оставляет открытыми двери для будущего сотрудничества.

По нашему мнению, стоимость Вашего товара является завышенной, что делает его продажу не выгодной в нашей местности. Мы надеемся на то, что Вы примете разумную ценовую стратегию, что в итоге приведет к долгосрочному и плодотворному сотрудничеству.

Это отказ, однако оформленный в учтивой и правильной форме.

Возможно использование вводных слов в функции этикетных средств, которые могут выступать в качестве индикаторов отношения автора к предмету сообщения и вносить оценочность в высказывание.

К сожалению, доля продукции Вашей компании в нашем объеме реализации составляет приблизительно 7%.» «Нам очень жаль, но мы не имеем возможности предложить вам данный бренд, так как он находится на стадии обработки.

Во всем мире и в российском деловом общении, уважение проявляется через выражение признательности за точность и своевременность ответа.

Применение этикетных моделей в выражении радости, надежды, уверенности, одобрения и признательности не только придает тексту делового послания эстетическую привлекательность, избавляя его от скучности, но и формирует определенную тональность восприятия и влияет на отношение получателя к содержанию сообщения.

С большим удовольствием приглашаю Вас принять активное участие в…», «Имею честь пригласить Вас присутствовать на…», «Мы с восторгом будем видеть Вас на…

Необходимо исключить использование так называемой притворной вежливости, которая может отталкивать деловых партнеров. В высказываниях типа «Будьте любезны», «Не могли бы вы любезно сообщить» и аналогичных такие формулировки неуместны в деловой переписке. Также неприемлемы в коммерческом информационном письме все выражения неформальной разговорной речи, которые нарушают нужную тональность.

Мы приносим извинения за повторное беспокойство, вызванное нашим сообщением. Однако, к сожалению, в банке происходят изменения в процедуре, и нам необходимы указанные документы для получения паспорта сделки и осуществления оплаты.

Однако, использование образных выражений позволяет смягчить формальность делового языка, разнообразить ритм и интонацию текста и, по желанию, придать речи выразительность и эмоциональность.

Определение подходящих этикетных средств в основном обусловлено необходимостью передачи коммуникативного послания. Но ни один список рекомендуемых высказываний и лингвистических образцов не может полностью решить сложности, связанные с официальным речевым этикетом. Только обладание культурой, тактом и объективностью в оценке рабочих ситуаций помогут выбрать правильные слова и выражения.

Этические нормы деловой переписки

• Для стимулирования получателя к оперативной реакции на просьбу, стоит использовать фразы вроде «Прошу Вас ответить до указанной даты», «Прошу Вас неотложно сообщить о Вашем решении».
• Прошу рассмотреть вопрос, затрагиваемый в данном письме, и принять положительное решение по нему.Прошу подтвердить данную кандидатуру.
• В конце письма можно предложить получателю более внимательно рассмотреть некоторые детали, чтобы подчеркнуть, что он может упустить из виду некоторые важные аспекты.
• Если невозможно выполнить просьбу или поручение, следует начать сообщение с отказа. При этом необходимо объяснить причины, которые привели к такому решению, и подчеркнуть, что в определенных условиях возможно вернуться к данному вопросу.

С учетом этических принципов, получатель деловой переписки обязан незамедлительно отвечать отправителю. Если ответ задерживается или отсутствует, это может быть воспринято как несознательное несотрудничество и привести к разрыву деловых связей.

Неверным соблюдением этических правил делового общения считается, когда письмо-запрос или предложение возвращается отправителю с уже написанным на нем ответом (особенно, написанным вручную) без обращения и заключительной фразы, что является проявлением неуважения.

Первое правило гласит: знак вежливости всегда должен находиться справа от основного содержания письма, под заключительной строкой. Его следует выделить отдельной строкой, причем часто используется дополнительный интервал. Отличительной чертой заключительной формулы вежливости является ее безличность — она обращена как к организации, так и к ее сотрудникам одновременно.

«От всего сердца…», «С большим почтением…», «С желанием самых лучших достижений…», «С самыми теплыми пожеланиями.»

Приведенное содержание является результатом анализа выступления Натальи Абрамовой, преподавателя Русской Школы Управления.