У офисного координатора в небольшой компании имеется множество ответственностей: помимо обычных секретарских обязанностей, таких как обработка телефонных звонков, планирование встреч и регистрация документов, он также выполняет функции завхоза, закупая канцелярские товары, и занимается кадровыми вопросами, включая оформление приема на работу и увольнения. Кроме того, секретарю поручено вести учет рабочего времени в компании. Рассмотрим, как организовать такой учет, какие приказы следует выпустить для этого, а также обсудим особенности заполнения табеля рабочего времени в форме № Т-13.
ЗАЧЕМ НАДО ВЕСТИ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Рабочий период – это:
1) Установленный период, в течение которого работник обязан исполнять свои трудовые обязанности в соответствии со внутренними правилами трудового распорядка и условиями трудового договора.
2) другие временные отрезки, которые согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, федеральным законам и другим нормативным актам Российской Федерации, включаются в рабочее время.
Работодатель имеет обязанность осуществлять учет времени, действительно проработанного каждым сотрудником (начало 1-й и конец 4-й статьи 91 Трудового кодекса Российской Федерации).
В Международных трудовых стандартах МОТ определяется период, в течение которого трудовой коллектив находится под контролем и руководством работодателя[1].
Почему организации должны вести учет рабочего времени? Не достаточно ли просто выплачивать сотрудникам их заработную плату без каких-либо отчетов? Особенно в небольшой компании? Вот 5 главных факторов.
В соответствии с трудовым законодательством (часть четвертая статьи 91 Трудового кодекса Российской Федерации), работодатель обязан поддерживать учет рабочего времени. В случае проведения проверки, инспектор имеет право запросить журналы учета рабочего времени. Если такие журналы отсутствуют, организацию может ожидать наложение штрафа в размере до 50 тысяч рублей в соответствии с частью 1 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.
Табели учета занятости времени — изначальные бумаги учета, которые налоговая инспекция может запросить для подтверждения выплат и проведения налоговой проверки. В случае их отсутствия, лицо может быть привлечено к налоговой ответственности.
4. Когда работники исправно являются на работу и работают по 8 часов каждый день, это прекрасно. Однако, что делать, если так не происходит? Работники могут опаздывать, просить отгулы, болеть, брать отпуска, уезжать в командировки, прогуливать, и их заработная плата может отличаться от оклада или вообще отсутствовать. Чтобы бухгалтерия могла учесть все эти нюансы и правильно рассчитать выплаты, вам нужно сообщить о них. Формой для такого сообщения является табель учета рабочего времени.
4. Чтобы поддерживать порядок в организации, полезно использовать табель учета рабочего времени. Ведь если сотрудники знают, что их прогулы или постоянные опоздания могут быть зафиксированы и привести к увольнению, это существенно способствует поддержанию дисциплины. За нарушение правил явки на работу могут быть применены санкции в виде лишения премий.
Учет рабочего времени имеет важное значение при проведении экономических расчетов. Например, многие компании учитывают количество отработанных рабочих часов при определении затрат на выполнение конкретной работы, чтобы выставить счет клиентам и включить оплату труда в смету. Исходя из этих расчетов, часто проводится нормирование труда и определение необходимого числа сотрудников.
В настоящее время все компании осуществляют учет рабочего времени с целью избежать финансовых санкций, поддерживать порядок на рабочем месте или определить затраты.
На практике существуют три метода учета трудового времени.
От сотрудников требуется строгое соблюдение установленного во внутренних правилах трудового распорядка (ПВТР) времени прихода и ухода с работы. Задержка даже на 5 минут является основанием для привлечения к ответственности.
Различные компании следят за тем, чтобы сотрудник работал полные 8 часов, и не имеет такого большого значения, пришел ли он на 15 минут раньше или на 15 минут позже. Главное, чтобы он выполнил все, что от него требуется, и в общем не нарушал рабочую дисциплину.
В третьей категории предприятий системы контроля и управления доступом (СКУД) или журналы учета рабочего времени существуют лишь на бумаге. Главной целью этих организаций является выполнение работниками поставленных перед ними задач.
Каждая компания самостоятельно определяет подход к учету рабочего времени в зависимости от специфики своей деятельности. Например, для кассиров или продавцов очень важно приходить на работу вовремя, так как без них магазин не может функционировать. В то же время, работодатели, чья деятельность связана с креативными профессиями, такими как дизайнеры, программисты или консультанты, часто ожидают только выполнения задания в срок, не придавая большого значения точному времени прихода.
Допустим, ваш начальник задает вам задачу вести учет рабочего времени для соблюдения законодательства и поддержания дисциплины среди сотрудников. Рассмотрим методы выполнения этой задачи, исключая возможность ошибок.
КАК НАЛАДИТЬ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ: ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Первый этап. Определить лицо, отвечающее за ведение табеля учета.
В соответствии с решением Федеральной службы государственной статистики России от 05.01.2004 года № 1 «О принятии унифицированных форм первичной учетной документации по учету рабочего времени и его оплате» (далее — Решение Федгосстата № 1), список сотрудников составляется лицом, уполномоченным на это. Чтобы назначить уполномоченное лицо, необходимо издать приказ. Официальная форма такого приказа не определена, поэтому мы предлагаем следующий образец приказа, аналогичный Примеру 1.
Второй этап. Выявить способ учета рабочего времени.
Постановлением Госкомстата № 1 были утверждены стандартизированные формы, которые используются в кадровом делопроизводстве, включая учет рабочего времени.
В соответствии с пунктом 2 этого распоряжения, использование было обязательным.
С начала 2013 года начал действовать Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (дальше – Закон № 402-ФЗ). В нем нет требования о необходимости использования стандартных форм для составления первичных учетных документов. Теперь, согласно пункту 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, формы первичных учетных документов, применяемых организацией (кроме государственных организаций), должен выбрать руководитель этой организации. Поэтому она имеет право использовать свои формы документов.
Изучите следующие документы: Конвенция Международной организации труда № 30 «О регулировании рабочего времени в сфере торговли и учреждений» (1930 год); Конвенция Международной организации труда № 172 «О условиях труда в гостиницах, ресторанах и подобных предприятиях» (1991 год).
Вносящий изменения с 31 декабря 2017 года.
Юлия Жижерина, эксперт в области трудового законодательства, действующая независимо
Чтобы ознакомиться с полным текстом, следует обратиться к журналу «Секретарь-референт» № 7 за 2018 год, где он опубликован полностью.
Углубиться в подробности:
- Как разработать уникальный справочник для регистрации кодов отделений на предприятии.
Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени
Учет рабочего времени является обязательным и важным для организации работы сотрудников. Необходимость ведения табеля обусловлена не только расчетом заработной платы, но и контролем деятельности персонала. Все принудительные прогулы или отсутствие на рабочем месте записываются в табель, чтобы в случае споров можно было предоставить документальное подтверждение в суде.
Реестр контроля за трудовым временем представляет собой запись сотрудников с отметками о посещениях и отсутствиях каждого из них, количество отработанных часов и выходные дни. Его создают на половину месяца или сразу на целый месяц.
Разберемся, для чего нам нужен табель учета рабочего времени и как правильно его заполнять.
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Способ заполнения журнала учета рабочего времени зависит от масштабов организации.
В случае наличия в компании нескольких подразделений, каждый руководитель формирует табель рабочего времени для своего отдела и передает его в отдел кадров. Затем сотрудники отдела кадров подтверждают его и передают в бухгалтерию.
Если в компании небольшое количество сотрудников и нет отделов, то запись рабочего времени осуществляется одним человеком. Когда в компании есть сотрудник, который отвечает за кадровые вопросы, он, как правило, также отвечает за ведение табеля учета рабочего времени. В случае отсутствия такого специалиста, все задачи выполняются руководителем.
Какую форму табеля учета рабочего времени использовать
Росстат представил две варианты табеля для использования — Т-12 и Т-13. Работодатель имеет возможность выбрать одну из этих форм или разработать свою собственную.
Т-12 формуляр включает в себя две части: регистрация рабочего времени и расчеты с персоналом.
Каждому дню месяца предназначены две строки: в первой строке указывается, явился ли сотрудник на работу, а во второй строке отображается, сколько времени он провел на рабочем месте.
В пунктах 5 и 7 записывают информацию об активности сотрудника в первой и второй половине месяца. В верхней ячейке указывается общее число рабочих дней, отработанных сотрудником, а в нижней ячейке — суммарное количество отработанных часов.
Преимущество формы Т-13 заключается в ее упрощенном содержании, поскольку она состоит всего из одного листа. Отчетность, предоставляемая с помощью этой формы, используется более часто по сравнению с формой Т-12.
У каждого служащего в графике работы имеются четыре строки, каждая из которых предназначена для половины месяца. Подобно табелю Т-12, верхнюю строку заполняют кодом, а нижнюю — реально отработанным временем.
У нас есть готовый шаблон для учета рабочего времени, который вы можете использовать в формате, который вам удобен. Просто создайте копию и заполняйте его на бумаге или в электронном виде по своему усмотрению.
Как заполнять табель учета рабочего времени
При составлении графика работы можно применять литерные обозначения. Вот некоторые из них:
- Я — присутствие, трудовой день;
- Ночная смена — это занятие, которое осуществляется в период ночи.
- ОТ — это годовой основной отдых;
- Дополнительные выходные дни (ОВ) — это дни отдыха, за которые работник получает дополнительную оплату.
- Командировка — это период, во время которого сотрудник отправляется в другое место для выполнения служебных обязанностей или задач.
Иногда можно указывать явку и в некоторых случаях неявку без указания точного времени. Однако, иногда придется указать отсутствие в течение определенного количества часов. Например, в случае, когда сотрудник провел первую половину дня в качестве свидетеля в суде, что не является прогулом, но должно быть отмечено в табеле, а затем вернулся на работу во второй половине дня.
Необходимо указывать количество часов, затраченных на ночную работу, однодневные командировки, включающие работу в тот же день, а также работу в выходные и праздничные дни.
После заполнения таблицы рабочего времени необходимо поставить подпись. Как правило, эту процедуру выполняют две персоны:
- работник, занимающийся составлением графика работы;
- Руководитель организации, ответственный за управление персоналом или руководящая должность в подразделении.
Если таблицу составляют в электронном формате, необходимо проставить квалифицированную электронную подпись.