По шагам и схемам согласно ГОСТ Р61141-98 производится прошивка документов в 3 и 4 отверстия (прокола) с использованием ниток.

Для подтверждения целостности сшитых листов бумаги необходимо следовать предписанной процедуре, указав количество связанных страниц и официально проставив свою подпись и печать.

Как прошить оригиналы документов нитками?

Для связывания ценных документов необходимо соблюдать требования стандарта ГОСТ Р61141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Детали оформления регламентированы в Приказе №76 от 23 января 2009 года, утвержденном Росархивом.

Для предотвращения утери или подделки необходимо производить стыковку документов.

Применение операции перепрошивки неизбежно в отношении следующих видов документов:

• кадровых;
• проверочных;
• архивных;
• бухгалтерских.

Есть возможность добавить и иные документы, которые имеют большое значение для собственника, организации и ее партнеров.

Для выполнения классической прошивки нужны некоторые инструменты. Вам понадобятся различные обложки: стандартные, необычные или даже архивные. Также потребуются дырокол, клей для канцелярских нужд, острые ножницы, лист подтверждения, крепкие, толстые и прочные нитки, а также шилы или иголки. Возможно, потребуется реалировать веревки или шпагат. Особое внимание следует уделить ниткам, они должны быть крепкими, толстыми и долговечными.

Наиболее популярные способы крепления книги:

1. Наиболее распространенной схемой считается использование двух отверстий, расположенных на расстоянии не менее пяти сантиметров друг от друга. Важно, чтобы узелок находился на лицевой стороне в данной конфигурации.
2. Необходимо разместить три отверстия на одинаковом расстоянии друг от друга и от краев листа. Чтобы создать «восьмерку», нужно протянуть нити через отверстия и соединить их посередине на внутренней стороне листа.
3. У новой схемы, состоящей из четырех отверстий, есть схожесть с предыдущим вариантом, за исключением того, что теперь имеется двойная «восьмерка». Однако, хвост остается на уровне второго прокола с обратной стороны.
4. Найти пять отверстий — это наиболее надежный метод для хранения крайне значимых бумаг. Этот метод предполагает использование двух «восьмерок», которые размещены одна над другой.

Отверстия в документе всегда располагаются слева. Для фиксации используются узлы, при этом свободные концы нитей должны быть не менее 7 сантиметров.

Подробная последовательность действий и графические схемы для прошивки 3 и 4-ой дыроки.

Для объединения не слишком значимых журналов и других документов применяются три метода: традиционное прошивание с использованием обычных нитей, склеивание при помощи клея ПВА и соединение при помощи шила.

Вот подробная инструкция по шагам о том, как выполнить прошивку через использование 3 уязвимости:

• Этап 1. В начале игла должна проникать через середину листа, направляясь отнутри кнаружи, чтобы ушко оказалось ближе к обратной стороне, а конец иглы – к лицевой.
• Этап 2. Для второго прокола следует перейти к передней стороне и продвигаться ближе к краям листа.
• Третий шаг предполагает ввод иглы в отверстие с обратной стороны. При повторном введении иглы в исходное отверстие схема будет считаться законченной.

Система утверждения документов с трехэтапной схемой процесса:

Структура залития информации в 4 отверстие документов

После этого требуется сделать узел и сохранить не менее 7 сантиметров нити.

Для закрепления заверительного листа на узле и подписи необходим прямоугольник размером 6х4 сантиметра.

Нумерация листов следует проводить в соответствии с последовательностью их подшивки, используя арабские цифры, и начиная с числа «1». При нумерации и подшивке журналов рекомендуется придерживаться стандартной схемы, однако при оформлении других документов могут возникать сложности.

1. Первоначально производится пронумеровывание конверта перед сшивкой письма, а затем происходит нумерация его содержимого.
2. Когда необходимо пронумеровать чертежи, диаграммы и прочие графические материалы, занимающие всю площадь листа или не должащие содержать мешающих пометок, чтобы избежать искажения смысла, следует размещать нумерацию на оборотной стороне листа.

Распространенной практикой является размещение номера в правом верхнем углу. Однако при составлении описи номер можно не указывать.

Как обеспечить безопасность скрепленных бумаг?

Для закрепления заверительного листка на обратной стороне сшитой стопки документов используется клей ПВА. Размеры листка должны быть небольшими, от 3х4 до 8х10 см. На нем необходимо указать наименование организации, полное имя и должность ее руководителя, а также дату, когда документы были подшиты.

На листке можно составить детальное описание, где указывается содержание, количество листов, информация о получателе, наличие примечаний и чертежей, а также другие особенности.

Кроме того, возможно указать количество ошибок, исправлений и примечаний в соответствии с ГОСТ. Описание может быть сокращенным, когда указывается только количество и название документа (или объекта), которые были привязаны.

Обязанность руководителя заключается в полном указании своих полных фамилии, имени и отчества, должности, а также в расшифровке его личной подписи. При этом подпись может быть выполнена либо вместе с печатью, либо только печатью, но в обоих случаях они должны быть размещены таким образом, чтобы они одновременно присутствовали и на передней стороне документа, и на обратной стороне самого документа.

Образец подтверждения собранной документации:

Как прошить и заверить копии?

Копирование и заверение идентичны оригиналам в соответствии с теми же правилами. Возможно, потребуется меньше швов, но техника остается одинаковой.

Если не делать стежки копиям, то придется помечать каждую копию специальными отметками, что является крайне неэффективным.

Обычно, когда делается копия, используются два или три прокола, прикрепляют небольшие заверительные листки и кратко указывают содержимое.

Необходимо, чтобы подписи и печати были столь же полными, как и при оформлении оригинальных документов.

Наиболее часто указывается только описание и количество скрепленных дубликатов. Часто используется следующее выражение: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью N страниц». Дата устанавливается согласно общим правилам.

Выводы

Для сшивания документов, как оригиналов, так и копий, следует придерживаться стандарта ГОСТ Р61141-98. В зависимости от количества отверстий, можно использовать различное количество проколов, начиная от двух и заканчивая пятью. Важно, чтобы свободный конец нитки достигал не менее 7 сантиметров в длину, чтобы в последующем узел можно было легко завязать.

Во время выполнения данной работы потребуются следующие предметы и материалы: нитки, иглы, ножницы, дырокол, клей ПВА и твердые обложки. Для организации листов используется нумерация арабскими цифрами, начиная с первого листа. Обычно номера помещаются в верхнем правом углу листа.

Наклеивается специальный лист на обратную сторону документа, который содержит сведения о количестве использованных листов бумаги. Также на этом листе указываются название организации, полное имя и должность руководителя, и его подпись с расшифровкой.

Размещение печати проводится таким образом, чтобы она частично находилась на листе бумаги, а частично – на самом документе.

Инструкция по подшивке документов

Инструкция по подшивке документов

В офисе, а также в архиве, активно применяется подшивка документации для эффективной классификации огромного объема бумаг. Этот метод широко применяется в делопроизводстве и является важным элементом организации работы. Ответственное лицо должно обладать навыками правильного проведения процедуры переплетения документов нитками. Несмотря на отсутствие сложностей при скреплении бумаг, необходимо проводить прошивку правильным способом.

Неправильная сшивка может привести к серьезным неприятностям и осложнениям:

1. Официальные органы и архивы не примут на себя обязательство по сохранению представленной документации.
2. Отклонение партнерства с вашей фирмой.
3. Манипуляция официальными бумагами.

Какую документацию нужно прошивать

Для предотвращения потери файлов и замены документов, производится прошивка. Проведенная процедура помогает защитить от подделок, обеспечивает удобное хранение и систематизацию документации. Обычно прошивкой подвергают лишь многостраничные дела, которые требуется передать соответствующим органам.

Необходимо произвести сшивку указанных ниже дел:

• Архивные.
• Бухгалтерские.
• Корреспонденция.
• Документы, копии и переводы которых были заверены нотариально.
• График рабочего времени.
• Распоряжения о персонале.
• Документы, требующие проверки.

Перед тем, как произвести сборку документов, убедитесь, что среди остальных файлов отсутствуют такие, которые могут быть проверены налоговой или ФНС (в контексте отчетности).

Как правильно прошить документы по ГОСТ

Стандарт ГОСТ Р 7.0.8. — 2013 «Делопроизводство и архивное дело» содержит общие положения о прошивке документов, но не предоставляет подробного описания процедуры.

Контроль за данной процедурой осуществляется в соответствии с рекомендациями Росархива. В соответствии с пунктом 3.5.3 необходимо предусмотреть подшивку и переплет документов при оформлении.

Для правильной прошивки документации рекомендуется придерживаться установленных в отрасли нормативных актов, в которых содержатся указания относительно правил, по которым производится прошивка официальных документов. Вот список этих нормативных актов:

• Инструкция о правильной последовательности заполнения индивидуальных бланков.
• Стандартный руководство по работе с документацией.
• Методы, основанные на протоколе Центрального банка России, для составления документации.

Необходимые инструменты

Для осуществления процесса модификации бумаги, необходимо приобрести специальные канцелярские инструменты, включая клей для канцелярских нужд, острые ножницы, тонкую иглу, надежный дырокол и прочные нитки.

В зависимости от сложности задачи, существуют различные подходы к объединению документации:

• Можно применять метод скрепления ниткой для объединения небольшого количества листов. Для этого используются дырокол, игла и шило. Чтобы нить была надежно закреплена, ставится специальная наклейка с гарантийной маркировкой.
• Применение переплетной машинки находит свое применение в сфере типографии.
• Использование электроинструмента для закручивания винтов, прочной снасти из натуральных материалов и ленты.

Прошивка документов

Перед процессом прошивания важно подготовить соответствующие документы. Для этого необходимо последовательно выполнить следующие шаги:

1. Исключение креплений, зажимов.
2. Осуществляется упорядочивание листов в соответствии с датой, а также наносятся номера на каждый из них.
3. Подготовка к созданию обложки.
4. Проведение проверки порядкового номера на страницах, укладывание листов бумаги в аккуратные группы.

Есть несколько способов провести прошивку документации: два, три и четыре. Рассмотрим каждый из этих вариантов более подробно.

Два надетая штыря

Для объединения листов бумаги с использованием двух отверстий необходимо иметь следующие инструменты: нитку, дырокол или толстую иглу. Рекомендуется прокалывать отверстия вдоль левого края и делать отступ от края на 1 сантиметр.

Пройдя сквозь выполненные отверстия, проведите нить, чтобы создать петлю. Узлом завяжите концы петли, а затем сложите и приклейте ее к задней стороне листа с помощью пломбы — прямоугольного куска белой бумаги размером 8х5 см. На этом листе сделайте надпись: «Прошнуровано и пронумеровано ___ листов». Также указывайте инициалы, фамилию ответственного лица, его подпись и дату.

Три нарушения

Для создания стопки листов бумаги, пригодной для подшивания, необходимо выполнить следующие действия. Сначала сложите листы, выравнивая их края. После этого делаются три прокола, расположенные в одной линии. Чтобы протянуть нитку через эти отверстия, использовать иглу с большим отверстием. Затем концы нити следует оставить с обратной стороны документа. Они обязательно должны быть связаны узелком, выровнены и надежно закреплены бумажной пломбой.

Четыре проникновения

Процедура подготовки документации всегда предшествует процессу делания отверстий. В скомпонованных листах выполняются четыре отверстия. Важно сохранять расстояние между ними в пределах 1,5-2 сантиметра.

Уникальная перефразировка:Процедура начинается с ввода нити в третье отверстие с обратной стороны, а затем она проводится через лицевую часть и направляется в четвертое отверстие. Затем нить повторно направляется в третье отверстие (с обратной стороны), выходит на лицевую сторону листа и проникает во второе отверстие. Затем нить выходит с тыльной стороны второй дырки и направляется в первое отверстие с лицевой стороны листа. Затем она проходит на тыльную сторону документации через вторую дырку. В конце концов, концы нити связываются узелком и пломбируются.

Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция

Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция

Для обеспечения неприкосновенности документации, представления отчета в налоговую или передачи значимых документов в архив и другие организации, необходимо выполнить пакетирование документов. Это гарантирует безопасность, поскольку исключает возможность потери или замены отдельных страниц. Следование последовательной нумерации и скрепление страниц решает различные трудности.

Несмотря на свою незатейливость, при прошивке и нумерации документов нельзя допускать никаких ошибок. В данной статье мы рассмотрим правильный способ прошнуровки и присвоения номеров документам с использованием ниток, а также предоставим примеры и описания различных методов прошивки.

Какая документация требует прошивания

Преимущественно сшивке подвергаются документы, предназначенные для регистрации и контроля, а также те, которые подлежат отправке в архив, проверке или имеют важность для их владельца.

Список бумаг, которые, как правило, должны быть сшитыми вместе.

• Постановления, касающиеся штатного расписания.
• Финансовый отчет.
• Документы из архива.
• Иные письменные материалы.

Для делопроизводителя очень важно осознавать, что это процесс, требующий тщательности и внимания к деталям. Поэтому ему необходимо всегда заботиться о качестве и точности сшивания документов. Ведь он несет ответственность в случае, если документация будет расформирована или потеряна.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу

В современной эпохе отсутствует единый стандарт правильного способа подшивки документов. Однако Росархив установил некоторые рекомендации, изложенные в приказе от 23.12.2009 года № 76, а также существует ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. В то же время различные организации разрабатывали свои собственные требования к способу подшивки документов.

В силу ограниченности доступной информации, предпринимателю затруднительно ориентироваться в процессе, поскольку каждый отдельный орган имеет свои собственные правила, которые следует соблюдать.

Инструменты и подготовительная работа

Для выполнения процесса скрепления документов при помощи нитей необходимо сперва установить размер документации, после чего можно аккуратно подобрать соответствующие инструменты.

Обычно процедуру прошивки выполняют с применением следующих инструментов:

• Игла и шило
• Дырокол.
• Ленточки либо шнурки.
• Документ объединения.
• Ножницы.
• Адгезив для офисных нужд.

После приготовления всех необходимых предметов требуется:

1. Соберите все необходимые документы, расположив их верным образом и в правильной последовательности.
2. Необходимо проверить, чтобы на веб-страницах не оставалось никаких скобок или зажимов. Так как они могут вызвать проблемы и не имеют значения для будущего хранения.
3. Необходимо аккуратно сложить листы, чтобы избежать неприятного вида скрепленной пачки и появления области с выбившимися страницами. Если у вас большой объем документов, для их сшивания можно использовать специальное устройство, предназначенное для выравнивания офисных документов с помощью нити.

Инструкция прошивки важных бумаг

Необходимо подойти к данной процедуре с полной ответственностью. Если прошивка окажется низкого качества и слабой, то страницы могут быть легко разорваны, что категорически недопустимо, поскольку главная цель процедуры заключается в исключении возможности добавления новой информации или потери части.

Более того, при необходимости предоставления документов в государственные органы, обязательно следует убедиться, что все они правильно скреплены и пронумерованы согласно требованиям, а также имеют печать, аналогичную той, что указана на фото. Иначе документы не будут приняты.

Два надетая штыря

Это самая легкая процедура, с которой не возникнет никаких трудностей. Отверстия можно сделать с помощью иглы или дырокола. Желательно проткнуть их слева, отступив примерно на 1-2 сантиметра.

После создания двух отверстий, можно приступить к подшивке, для этого необходимо пропустить нить через прокол в документе несколько раз и завязать узел на задней странице. На верхнем правом углу каждого листа следует указать его порядковый номер.

Три нарушения

В самом начале необходимо отметить местоположение отверстий. При отсутствии требований к их расположению, следует разместить их в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.

Для того чтобы присоединить бумажные документы с помощью трех отверстий, необходимо вставить иглу в среднее отверстие с обратной стороны, а затем вывести ее на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а затем через лицевую сторону проводим в среднюю дырку. Оставляем примерно 7 см хвостик нити и завязываем узел.

Четыре проникновения

Если бумага обладает значительной толщиной, то рекомендуется проколоть ее в четырех местах для более надежной привязки. В этом случае удобно использовать шило или пару иголок. Прежде всего, нужно отметить места, где будут находиться отверстия, с помощью иглы. Обычно расстояние между ними составляет около 3-5 сантиметров.

Затем следует определенный порядок действий для правильного прошивания документов ниткой.

1. В одном из средних отверстий, расположенных с обратной стороны, пропускают нить и вытаскивают ее снизу через ближнее отверстие, которое является первым свободным и близким к краю.
2. После этого, нитку проходят через средний прокол еще раз и вытягивают наверх через третье отверстие.
3. Далее, игла проникает в самую удаленную свободную отверстие и выходит на обратную сторону через перекрещивающий средний прокол.

Длинные окончания соединяют и срезаются. Фиксация осуществляется с использованием клея для бумаги и прямоугольного фрагмента незагрязненной бумаги.

Обратите внимание! Если в совокупности документов имеется более 10 страниц, настоятельно рекомендуется воспользоваться дыроколом или приспособлением для прошивки.

Заключение

В каждом рабочем помещении применяются шприцы и нитки для соединения договоров и прочих письменных материалов, поскольку прокол и шитьё являются наиболее надежными и проверенными способами скрепления значимых документов.

Также требуется осуществлять переплет при представлении в налоговую службу или Пенсионный фонд, так как документы, скрепленные клеем или степлером, не принимаются. Это нарушает установленные требования к юридическим лицам.

Для эффективной работы с большим объемом информации необходимо выполнить процесс систематизации и правильного хранения данных. Только после проведения этого процесса можно с полной уверенностью гарантировать отсутствие возможности подмены или потери отдельных листов информации.

Для обеспечения порядка в компании обязательно нужно иметь необходимые инструменты для переплета документов, такие как нитки, иглы и дыроколы. Всю необходимую продукцию можно приобрести в официальном интернет-магазине Офисмаг.