Проверьте статус документа в системе, чтобы убедиться, что он еще не подписан. Если первоначальная отправка не удалась по каким-либо техническим причинам, проверьте, не было ли системных ошибок или сбоев в соединении, которые помешали успешной загрузке документа.
Убедитесь, что все поля заполнены правильно. Перед повторной отправкой дважды проверьте полноту и точность всей требуемой информации. Любые недостающие или неверные данные могут привести к дальнейшим задержкам или отказу получателя.
Подготовьте четкое и лаконичное сообщение, в котором изложите причину повторной отправки. Включите все необходимые инструкции или разъяснения, чтобы избежать путаницы. Избегайте ненужных деталей, чтобы процесс был эффективным.
Повторно загрузите файл и убедитесь, что он имеет правильный формат, указанный платформой. Убедитесь, что размер файла не превышает установленных системой ограничений.
После повторной отправки внимательно следите за процессом. Следите за статусом документа в платформе, чтобы убедиться, что он успешно обработан и получатель может получить к нему доступ без проблем.
Как правильно повторно отправить контракт на подписание на электронной торговой площадке (ЭТП)
Убедитесь, что все необходимые поля в платформе заполнены правильно, прежде чем инициировать транзакцию. Убедитесь, что документ имеет правильный формат, будь то PDF, DOCX или другой приемлемый тип. Подтвердив готовность документа, перейдите к выбору данных получателя в пользовательском интерфейсе платформы. Дважды проверьте точность контактной информации получателя, чтобы избежать ошибок в общении.
Шаги, которые необходимо выполнить
Сначала войдите в платформу, используя свои авторизованные учетные данные. Найдите раздел транзакции или документа и найдите предыдущую заявку, которую необходимо отправить повторно. Если документ был отклонен или не подписан, платформа часто предоставляет обратную связь, которая поможет решить все проблемы перед повторной отправкой. Исправьте все несоответствия в документе и убедитесь, что все подписавшие лица включены в систему.
Когда документ будет готов, выберите опцию «Отправить на подпись» и тщательно выберите порядок подписания, если это применимо. Если платформа поддерживает такую возможность, включите персонализированное сообщение для получателя, чтобы разъяснить цель новой отправки и любые обновленные условия или изменения в соглашении. Убедитесь, что время и дата отправки установлены правильно, чтобы обеспечить надлежащее отслеживание.
Окончательная проверка и отправка
Перед завершением процесса перепроверьте права доступа получателя, чтобы убедиться, что у него есть необходимые разрешения на просмотр и подписание документа. После подтверждения всех деталей нажмите кнопку «Отправить» или «Отправить», в зависимости от терминологии платформы. Получатель получит уведомление и сможет получить доступ к документу, чтобы поставить свою электронную подпись.
Шаг 1: Проверьте статус договора и оригинал отправленного документа
Прежде чем приступать к дальнейшим действиям, убедитесь, что документ все еще находится на рассмотрении или требует повторной отправки. Проверьте индикаторы состояния платформы на наличие сообщений о сроках подачи или возможных проблемах с предыдущей попыткой.
Подтвердите статус «На рассмотрении
Если договор отображается как подписанный или завершенный, повторная подача не требуется. Если документ отмечен как незавершенный или ожидающий принятия решения, просмотрите все приложенные примечания или отзывы, чтобы внести возможные исправления.
Проверьте данные о подаче
Проверьте данные, указанные при первоначальной отправке, такие как электронная почта получателя, дата отправки и указанные номера ссылок. Если отправка не увенчалась успехом, убедитесь, что все необходимые поля и вложения включены и правильно оформлены.
Если документ не дошел до получателя по техническим причинам, проверьте системные журналы или отчеты об ошибках, чтобы устранить основную причину, прежде чем продолжать работу.
Шаг 2: Исправьте распространенные ошибки при отправке перед повторной отправкой
Перед повторной отправкой проверьте точность всех данных, включенных в документ. Проверьте, нет ли опечаток, неправильных дат или неполной информации. Убедитесь, что все необходимые поля заполнены правильно, чтобы избежать задержек в процессе утверждения.
Проверьте раздел с подписями на предмет отсутствия подписей или неправильных лиц, подписавших документ. Если согласие какой-либо стороны отсутствует или имеются расхождения в данных подписавшего лица, устраните эти ошибки до повторной отправки.
Формат и размер файла
Убедитесь, что формат файла совместим со спецификациями платформы. Обычно принимаются форматы PDF или DOCX. Кроме того, убедитесь, что размер файла не превышает ограничений платформы, так как слишком большие документы могут привести к отказу в отправке.
Контроль версий
Убедитесь, что отправлена правильная версия документа. Если есть несколько черновиков, убедитесь, что выбрана окончательная версия. Представление устаревших черновиков может привести к путанице и задержкам в процессе утверждения.
Шаг 3: Убедитесь в правильности информации о подписавшем лице
Убедитесь в том, что имя, должность и принадлежность компании, подписавшей документ, указаны верно. Во избежание расхождений сверьте предоставленные данные с официальными документами. Дважды проверьте орфографию и убедитесь, что все необходимые поля заполнены полностью. Убедитесь, что лицо, подписавшее документ, имеет соответствующие полномочия на подписание от имени организации. Если роль или должность подписанта изменилась, обновите записи, прежде чем приступать к работе.
Проверка наличия полномочий
Убедитесь, что лицо, указанное в качестве подписанта, обладает правоспособностью подписывать документы. При необходимости запросите у компании или организации письмо-подтверждение, подтверждающее его должность и полномочия. Это поможет избежать каких-либо задержек или проблем с процессом подписания.
Подтвердите контактную информацию
Убедитесь, что контактная информация лица, подписавшего документ, включая адрес электронной почты и номер телефона, является актуальной. Это обеспечит бесперебойную связь и снизит вероятность ошибок при отправке документа на утверждение.
Шаг 4: Изучите требования платформы для повторной подачи документов
Ознакомьтесь с рекомендациями платформы, чтобы убедиться, что все необходимые поля заполнены точно. Некоторые платформы могут иметь особые форматы документов, ограничения по размеру файлов или дополнительные шаги по проверке, которые необходимо выполнить.
Ограничения по формату и размеру документа
Убедитесь, что формат файла соответствует требованиям платформы. К распространенным форматам относятся PDF, DOCX и другие. Проверьте максимальный размер файла, чтобы избежать проблем с загрузкой. При необходимости сожмите или преобразуйте документ соответствующим образом.
Процедуры подписания и аутентификации
Изучите процесс аутентификации и убедитесь, что все необходимые лица, подписавшие документ, должным образом идентифицированы. Некоторые платформы могут потребовать многофакторной аутентификации или специальных методов подписания (например, цифровых сертификатов или биометрической проверки), чтобы продолжить отправку.
Шаг 5: Подтвердите настройки уведомлений для получателей
Проверьте правильность настроек уведомлений для всех участвующих сторон. Убедитесь, что каждый адресат будет получать соответствующие уведомления об обновлениях и необходимых действиях. Это поможет избежать задержек из-за пропущенных сообщений или недоставленных уведомлений.
Проверьте следующие конфигурации:
- Убедитесь в правильности и актуальности адресов электронной почты.
- Убедитесь, что параметры уведомлений (например, немедленные, ежедневные сводки) установлены в соответствии с потребностями получателей.
- Ознакомьтесь с системой доставки уведомлений на платформе (по электронной почте, SMS или в приложении) и убедитесь, что получатели знают о выбранном способе.
- Протестируйте функцию уведомления, отправив тестовое сообщение, чтобы убедиться в его доставке всем заинтересованным сторонам.
Дважды проверьте, что все напоминания запланированы и что сроки четко обозначены, чтобы избежать недоразумений.
Шаг 6: Отслеживание и подтверждение успешного подписания
Отслеживайте статус всех подписавших лиц через панель управления платформы. Убедитесь, что все участники завершили процесс подписания. Настройте автоматические уведомления для получения обновлений о статусе подписания.
Если система предоставляет дату подписания документа, проверьте, соответствует ли она ожидаемому сроку. Убедитесь, что подписанное соглашение доступно и архивируется в системе должным образом.
Проведите окончательную проверку, чтобы убедиться, что все подписи действительны и что при отправке не было допущено ошибок. При возникновении несоответствий немедленно свяжитесь с соответствующими сторонами для решения любых проблем.
- Контролируйте процесс подписания в режиме реального времени с помощью уведомлений или обновлений системы.
- Убедитесь, что все лица, подписавшие документ, выполнили свои действия, прежде чем завершить процесс.
- Проверьте документ на наличие несоответствий или проблем, которые могут потребовать исправления.
Убедившись, что все подписи поставлены правильно, сохраните или перешлите готовое соглашение для дальнейшего использования или исполнения.