Служебные записки подразделяются на несколько типов в зависимости от характера вопроса. Например, документ может быть следующим:
- аналитический, когда сотрудник анализирует текущую ситуацию и уведомляет о результатах;
- докладной, когда работник сообщает о результатах проведенного мероприятия;
- пояснительный, когда сотрудник кратко или подробно описывает ситуацию в организации;
- объяснительный, когда сотрудник указывает причины произошедшего;
- материальный, когда работник запрашивает средства для решения проблемы.
Таким образом, служебная записка подтверждает, что сотрудник предприятия видит проблему, осознает её и информирует уполномоченных лиц. Также работник передает ответственность за решение вопроса специалистам. В случае возникновения спорных ситуаций документ поможет быстро урегулировать спор.
Служебная записка может не только описывать проблему, но и содержать перечень мероприятий для её урегулирования.
Кроме того, некоторые служебные записки играют важную роль в бухгалтерском учете. Они служат обоснованием расходов на нужды предприятия, например, при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки должны храниться так же долго, как и любые другие первичные документы.
Основные понятия и требования к служебной записке. Резюме
Служебная записка — это официальный документ внутреннего документооборота компании. Правильное её составление важно для эффективной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что хочет сообщить отправитель. В документе следует указать следующие пункты:
- точные цифры, например, размер зарплаты, премии;
- даты, например, дата отправки сотрудника в командировку;
- основания для мер, указанных в служебной записке;
- перечень материальных объектов, упомянутых в прошении;
- данные о всех лицах, указанных в записке.
Записка начинается с «шапки», где указываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, и наименование организации. Также нужно включить информацию о компании. В конце записки следует указать дату, подпись и её расшифровку.
В последнее время часто используются служебные записки, отправляемые по электронной почте. Однако классическим вариантом остаётся письменное составление.
Составление таких записок является способом коммуникации между сотрудниками одного уровня. Например, их могут отправлять от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела ходатайствует за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен чётко понимать, что у него просят и почему. Необходимо включать всю официальную информацию, но делать это кратко и ёмко.
Рекомендуем для вас
Как оформить резолюцию
Когда и кого из сотрудников следует ознакомить с приказами по основной деятельности? Возможно ли вместо получения подписи просто отправить копию приказа? Будет ли этого достаточно, чтобы подтвердить, что сотрудник осведомлен о поручении? Почему важно устанавливать срок ознакомления с приказами? Необходимо ли включать в локальные нормативные акты обязанность сотрудника знакомиться с приказами? Эти вопросы стали поводом для написания статьи.
к.и.н., доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов РГГУ
Документы-основания в приказе
Объясняем различия между оригиналом документа, его дубликатом, копией (бумажной, электронной, заверенной) и выпиской. На примерах показываем отличия в оформлении и юридической силе указанных вариантов.
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Внутренние переводы: правильное оформление
Каждое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда требуется изменить трудовую функцию или структурное подразделение работника. Причины могут быть разными: от просьбы сотрудников до состояния здоровья, сокращения штата или чрезвычайных обстоятельств. Также возможен переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Эти изменения обычно оформляют переводом сотрудников на другую работу, временным или постоянным, по инициативе работника или работодателя, с согласия работника или без. В зависимости от вида и причины перевода различается и порядок их оформления.
Как вносить изменения в приказы и приложения к ним: руководство для кадровиков
На практике часто возникает необходимость внесения изменений в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах показываем, как это сделать оптимально, какие формулировки использовать, когда лучше утвердить правки, а когда издать документ в новой редакции.
генеральный директор ООО «АБС-Консалт»
Оформление приказа по новому ГОСТ
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 внес некоторые изменения в правила оформления приказов. В статье подробно изложены актуальные требования. Приведены примеры оформления каждого реквизита (с учетом различных ситуаций). Особое внимание уделено документированию согласования в бумажном и электронном виде. Объясняется, как визуализировать электронную подпись при невозможности использования единственного варианта, предусмотренного в ГОСТ. Указаны расхождения ГОСТ с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
к.э.н., эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте РФ, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления
Особенности работы лиц, имеющих детей до трех лет
Одно из направлений социальной политики нашего государства – меры по повышению рождаемости и увеличению занятости лиц, ухаживающих за детьми. Законодатель устанавливает обязательные для всех работодателей минимальные льготы и гарантии для данной категории работников. В статье рассказывается о режиме работы и времени отдыха сотрудниц с детьми до трех лет, о запрещенных для них видах работ, об организации и оплате перерывов для кормления ребенка, а также о документах, которые необходимо оформить в таких ситуациях.
Подписаться сейчас ПолистатьНовости
01 июня 2024
СФР рассказал, как исправить ошибку при подаче ЕФС-1
КС РФ об оплате вынужденного прогула, если увольнение было признано незаконным
Роструд высказался об отпуске за свой счет на несколько часов
Как оформлять докладные и служебные записки
Докладные записки – это неформальные документы, фиксирующие, насколько хорошо или плохо сотрудник исполнял свои обязанности.
Служебную записку применяют вместе с первичными документами для обоснования и подтверждения расходов. Обычно служебная записка не является первичным документом, но служит дополнительным аргументом при спорах с проверяющими органами. В ней указываются дополнительные данные об операции, которых может не быть в первичных документах. Также служебную записку используют для предоставления пояснений, справочной информации или других данных о деятельности.
Скачайте примеры для служебных и докладных записок
Служебная записка для командировки Скачать шаблон
Служебная записка на приобретение и списание имущества Скачать шаблон
Служебная записка при утере документов и исправлении ошибок Скачать шаблон
Служебная записка на премию или компенсацию Скачать шаблон
Служебная записка на повышение зарплаты, должности или расширение штата Скачать шаблон
Служебная записка о нарушениях и невыполнении трудовых обязанностей Скачать шаблон
Правила оформления документов регламентированы ГОСТ Р 7.0.97-2016. Служебные записки составляются в произвольной форме. В тексте записки излагаются обстоятельства, ставшие причиной ее составления: факты, аргументы, пояснения, просьбы. Обязательные реквизиты:
- Адресат.
- Наименование структурного подразделения и ФИО сотрудника, составившего записку.
- Название документа.
- Содержание записки.
- Отметка о приложениях (если к записке прилагаются документы).
- Дата и подпись составителя.
Служебная записка – это внутренний документ, который можно адресовать только подразделениям или должностным лицам организации, либо дочерним компаниям, если это закреплено внутренними актами. Необязательно указывать полное название организации, достаточно вписать должности, фамилии и инициалы должностных лиц. Наименование компании можно указывать в составе должности руководителя, если внутренними документами предусмотрено общение между дочерними компаниями через служебные записки.
Чтобы упростить работу и стандартизировать документооборот, правила составления служебных записок и готовые шаблоны можно закрепить в локальных актах, например, в инструкции по делопроизводству.
Дополнительные документы по расчетам с сотрудниками
Ознакомившись с примером служебной записки, не забудьте посмотреть следующие документы, которые могут быть полезны в работе:
Необходимость служебной записки
На сегодняшний день законодательного требования об обязательном документировании вышеперечисленных фактов через служебные записки не установлено. Поэтому, если работодатель считает нужным включить этот бланк в документооборот, это решение оформляется письменно. Например, требование о составлении и пример служебной записки могут быть утверждены в составе соответствующего локального документа или приказом руководителя.
Необходимость составления служебных записок определяется работодателем.
В некоторых случаях более удобно, чтобы факты, требующие внимания руководства и принятия управленческих решений, были зафиксированы письменно. Из служебной записки видно, кто ее составил и отвечает за достоверность изложенной информации. Благодаря тому, что ситуация описана в письменном виде, у автора есть возможность подобрать наиболее точные формулировки и исключить искажения, двусмысленности или недосказанности. Эти факторы способствуют принятию правильных решений, что положительно влияет на коммерческую деятельность компании.
Что вы узнаете:
- Кто может писать служебные записки
- Для чего нужна служебная записка
- Пример служебной записки
- Виды служебных записок
- Основные правила написания служебной записки
- Срок хранения служебной записки
- Как подать служебную записку в электронном виде
- Служебная записка: образцы для различных ситуаций
Типы служебных записок
Виды служебных записок классифицируются по содержанию. Рассмотрим наиболее распространенные:
- Запрос необходимой для работы информации или данных, отсутствующих у сотрудника;
- Сообщение руководству о нарушениях, допущенных сотрудником при выполнении своих обязанностей;
- Уведомление о необходимости командировки;
- Предложение о премировании сотрудников;
- Информирование о проблемах, возникших в ходе рабочего процесса.
Как подать служебную записку в электронном виде
Во многих организациях используется электронный документооборот, что делает составление служебной записки в электронном виде актуальным.
При создании записки в электронном виде, она отправляется на корпоративную электронную почту компании, а секретарь занимается дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам.
Этот способ оформления документа экономит время сотрудников. Служебная записка в электронном виде составляется аналогично бумажному варианту. Рекомендуется ставить электронную подпись составителя записки.
Чтобы быть уверенным в получении служебной записки адресатом, при отправке запрашивается уведомление о прочтении письма.
Образец служебной записки для директора, подтверждающей нахождение в командировке.
Служебная записка о выплате премии
Руководитель имеет право подать ходатайство вышестоящему руководству об увеличении премиальной выплаты.
Докладная об отсутствии на рабочем месте
Часто докладные записки составляются при дисциплинарных нарушениях. Вы можете ознакомиться с примером составления служебной записки, в которой руководитель сообщает о нарушении и предлагает применить дисциплинарное взыскание по отношению к сотруднику, нарушившему дисциплину.
Служебная записка о списании ТМЦ
При истечении срока годности или выходе из строя ТМЦ, их необходимо списать и утилизировать.
Письмо о необходимости ремонта оборудования
В данном письме руководителю организации сообщается о наличии технически неисправного оборудования, требующего ремонта.
Письмо об отзыве из отпуска
В случаях, когда необходимо присутствие сотрудника, находящегося в ежегодном отпуске, составляется письмо об отзыве.
Докладная о самоизоляции
В связи с пандемией коронавируса, все сотрудники, вернувшиеся из-за границы или контактировавшие с подтвержденным случаем заражения, должны уведомить работодателя о вынужденной самоизоляции.
Письмо о переводе на удаленную работу
Из-за коронавирусной инфекции, некоторые предприятия перешли или планируют перейти на удаленную работу. Если руководство предприятия не планирует переводить сотрудников на удаленную работу, сотрудник вправе подать служебную записку с просьбой о переводе на более безопасный формат работы.