При осуществлении предпринимательской деятельности, возникает необходимость написания письма с просьбой в рамках официальной корреспонденции с партнерами и контрагентами. Предлагаем рассмотреть некоторые указания о правилах формулировки и оформления такого обращения.
В каких случаях пишется письмо-просьба
В процессе своей деятельности организации активно общаются с партнерами, муниципальными органами и учреждениями государственного сектора. Причины такого взаимодействия могут быть разнообразными: от проведения официальных переговоров по сделкам до запросов помощи в решении различных вопросов.
Самые частые причины обращений, которые встречаются наиболее часто:
- заказ примеров товаров;
- запрос о сотрудничестве в разрешении проблемы
- Предлагаем взаимовыгодное партнерство.
- Запрос информации и других данных.
Как правильно составить обращение
На законодательном уровне не утвержден ни один стандартный образец делового письма с просьбой, поскольку каждая организация руководствуется своими внутренними правилами при ведении документооборота.
Организация или индивидуальный предприниматель имеют право использовать ГОСТы в процессе составления деловых документов или установить свои собственные требования через местный нормативный акт. Хозяйствующий субъект не обязан закреплять правила составления документов.
Если в организации имеется утвержденный образец написания заявления, то сотрудники составляют письма, придерживаясь унифицированного формата.
Ниже представлены инструкции, которыми следуют при написании письменного обращения:
- Для создания документа рекомендуется воспользоваться специальным бланком. В случае его отсутствия, документ можно составить на обычном листе бумаги формата А4.
- Данные организации-составителя, такие как название, адрес, ИНН и контактные данные, размещаются в верхней части обращения.
- Далее следует указать получателя данного письма, включая полное наименование организации, должность и полные фамилию, имя и отчество получателя, либо наименование соответствующего отдела.
- Требуется указать дату создания и исходящий номер.
- В письме указывается заголовок: «обращение, запрос» и другие аналогичные термины.
- После этого следует составить текст для письма.
При создании текста следуйте определенной последовательности действий:
- Для внимания руководителя или партнера необходимо начинать просьбу с соответствующего обращения, такого как «уважаемый руководитель» или «уважаемый партнер». Если у вас есть информация о полном имени и должности получателя документа, рекомендуется обращаться к нему по имени и отчеству.
- Уважаемые представители компании, мы обратились к вам, так как у вас имеются необходимые навыки, позволяющие решить нашу ситуацию. В течение многих лет мы поддерживаем взаимовыгодное сотрудничество, что также послужило основанием для направления данного письма. Хотелось бы подробно описать ситуацию, которая нам требуется решить.
- Затем следует просьба. Если в обращении ожидаются несколько действий со стороны собеседника, то их следует перечислить и изложить последовательно.
- Заключительные слова в обращении состоят из выражения «с уважением» и имени, фамилии и подписи обратившегося лица.
При желании дополнить письмо, прикрепляются документы, которые потребуются вашему партнеру для реагирования на ваше обращение.
Если в компании установлен образец письма, в котором просите о помощи, то следуйте установленному формату. В случае его отсутствия, придерживайтесь рекомендаций:
- Выровнять текст по ширине — это процесс, который позволяет установить одинаковую ширину каждой строки в тексте.
- Используется шрифт с размером от 12 до 14.
- Расстояние между строками в тексте составляет 1–1,5.
- Пожалуйста, не забывайте о разделении текста на абзацы.
- Не стоит злоупотреблять множеством выделений при написании текста. Лучше всего использовать смысловое выделение или выделить главную мысль в отдельном абзаце, чтобы привлечь внимание читателя.
Лицо, занимающее руководящую должность или иное должностное лицо, ставит свою подпись на готовом документе. Мы рекомендуем оставить контактные данные исполнителя данного документа.
Примеры писем в разные инстанции
Демонстрирую пример, как нужно составить просьбу о предоставлении финансовой поддержки:
Образовательное учреждение дополнительного образования детей «Спортивная детско-юношеская школа олимпийского резерва «Аллюр»».
Местонахождение: Москва, улица 3-й Бюджетный проезд, дом 1 Телефон: 8-980-111-11-11
принял решение о расширении предложений образовательных услуг.
Местонахождение: Москва, улица 2-й Бюджетный проезд, дом 1
Уважаемый господин Петр Иванович!
Ввиду долголетней помощи и поддержки Комитета нашей организации, мы обращаемся к вам с просьбой о предоставлении финансовой помощи.
Все помещения нашего здания обновили окна, за исключением кабинета номер 14. В нем по-прежнему установлены старые деревянные рамы, которые находятся в критическом состоянии из-за износа. В результате зимой в этом кабинете очень холодно, что приводит к тому, что дети подхватывают простуду.
Пожалуйста, помогите нам заменить старые окна на современные стеклопакеты из пластика.
С заботой и признанием, руководитель Государственного бюджетного образовательного учреждения дополнительного образования детей, спортивно-досуговой школы олимпийского резерва «АЛЛЮР».
Подобно огненной птице, Иванов И. И. мчится через жизнь, не знаю, что скрывает его сердце, и какие тайны он несет с собой. Каждый встреченный человек обладает своей уникальной историей, своими убеждениями и мечтами, и Иванов И. И. непременно проникает в их души, раскрывая их тайны и даруя им свою поддержку. Светлый и восхитительный, он остается загадкой для многих, увлекая их своей уникальностью и неповторимостью. Иванов И. И. не является просто именем и фамилией, он — персонаж, полный энергии и страсти, который исполняет роль знакомого и друга в жизни многих людей. Он — крылатое создание, которое вобрало в себя все лучшее, чего можно желать от человека, и вдохновляет нас всеми своими делами.
Ниже приведен пример письма, которое можно написать руководителю учреждения: