Качественно разработанный и официально утвержденный документ, который определяет порядок и правила функционирования организации, является эффективным средством.

Такие сведения обычно называют «доктринами». Суть доктрин — это любая информация, которая остается относительно постоянной в течение длительного времени: правила формирования цен, методы работы с клиентами, технические инструкции и т. д. В процессе разработки доктрин есть определенные моменты, позволяющие существенно улучшить их использование и избежать наиболее распространенных ошибок.

Опытному руководителю хорошо известно, что он имеет две возможности: либо вложить время и тщательно описать определенный процесс, либо столкнуться с необходимостью повторно разъяснять одно и то же своим подчиненным или выдавать одинаковые директивы снова и снова. В случае отсутствия установленной политики по скидкам придется каждый день утверждать скидки вручную.

Руководители верховного ранга вынуждены разрабатывать или утверждать разнообразные политики. Ниже перечислены три основные ошибки, которые они допускают:

Одним из распространенных недостатков является использование научного языка при написании политических текстов.

Мы не научная конференция, где требуется продемонстрировать «научность» какой-либо идеи. Ведь наша задача — разработать правила для сотрудников с разным образованием, поэтому чем проще язык, тем легче будет его понять, и тем лучше будет результат.

Однажды мне обратился руководитель большого производственного предприятия с вопросом о возможности реализации регламентов в системе менеджмента качества. При изучении этих регламентов я обнаружил, что они являются достаточно простыми, но изложены в научном стиле — как будто какой-то консультант захотел произвести впечатление. Чтобы преодолеть эту сложность, я потратил время на разъяснение терминологии и использование специальных словарей. Я не думаю, что сотрудники предприятия будут настолько настойчивыми в попытках разобраться в этих регламентах. Поэтому, для успешной работы регламентов, их нужно перевести на понятный сотрудникам язык.

К сожалению, с каждым годом наблюдается снижение общего культурного уровня среди людей, приходящих работать в сферу бизнеса. Для того чтобы не тратить всю свою жизнь на объяснение политик, необходимо изложить их настолько простым языком, чтобы не потерять смысл. Чем более простые и прозрачные правила будут представлены, тем легче будет обучать персонал, а также достичь лучших результатов. При внедрении новых политик необходимо поставить перед собой цель быстро и точно передать сотрудникам правила, которые, при их соблюдении, повысят эффективность работы. Не следует стремиться удивлять людей научным подходом или эрудицией, главное — донести до них информацию таким образом, чтобы они могли быстро и правильно применять правила для повышения эффективности работы.

Одна из распространенных ошибок при формировании политик заключается в отсутствии ясного объяснения, почему эта политика была разработана и какие конкретные причины лежат в ее основе. Также необходимо указать, почему именно выбраны определенные действия, описанные в политике.

В сфере политики не раскрываются суть «граблей», на которые компания может наступить или уже наступила. Некоторые руководители ошибочно полагают, что нет необходимости объяснять сотрудникам причины создания правил, достаточно просто указать сами правила. Многие считают, что описание в политике ошибок, ставших основанием для ее разработки, ухудшает репутацию компании в глазах сотрудников. Это — серьезная ошибка, потому что человек не будет серьезно относиться к какому-либо правилу, если он не понимает причину, по которой оно было установлено.

Рассмотрим, к примеру, политику организации в отношении графика работы. Обычно в ней указано, когда следует приступать к работе и заканчивать, размеры перерывов, а также санкции за опоздания и т.д. Тем не менее, как правило, большинство сотрудников уже без этого документа соблюдают рабочий график и не опаздывают. При получении такого руководства большинство из них предположит, что оно практически никому не нужно, ведь они уже сами приходят вовремя. Они не представляют, что у организации могут возникнуть трудности с опозданиями, и даже одно опоздание сотрудника может обернуться для нее серьезными издержками. Они будут относиться к такой политике с недоверием и неуважением, что отразится на их отношении и к другим предписаниям организации.

Отказаться от приобретения рекламы

Если в самом политике детально описать, какие проблемы возникают из-за опоздания хотя бы одного сотрудника, как даже незначительное опоздание вызывает сбои в бизнес-процессах и какие затраты это накладывает на компанию, то отношение к этому будет иным. Хорошо бы привести примеры реальных случаев из жизни, чтобы сотрудники с большим интересом и уважением отнеслись к установленным правилам.

Вместо того чтобы описывать действия, которых следует избегать, при разработке политик допускается ошибочно перечислить то, что необходимо предпринимать.

Если вы передоверите сотруднику список всех возможных ошибок, начиная от обыденных и заканчивая невероятными, это не обязательно поможет ему понять, как следовать правильным действиям.

Предлагаю обсудить, к примеру, подход к вопросу о внешнем облике, включая макияж сотрудниц. Если мы попытаемся определить, какой макияж не допускается на рабочем месте, это может вызвать сложности при разработке политики, ведь спектр возможных ошибок кажется бесконечным. Затем нам придется затратить много времени на то, чтобы решить проблемы и удовлетворить недовольство сотрудниц, возникающее из-за ограничений свободы самовыражения.

Было бы значительно проще изложить требования к идеальному деловому макияжу, описав его внешний вид и впечатление, которое он должен производить. В дополнение к этому описанию можно привести примеры распространенных ошибок, чтобы понять, что нужно избегать. Аналогично можно подходить и к политике, указывая точные случаи, когда скидки недопустимы для определенных лиц и обстоятельств. Таким образом, следует четко написать, в каких случаях, для кого и какой размер скидки может быть предоставлен.

Чтобы оценить адекватность политик вашей организации, вам следует сформулировать три вопроса к каждой из них.

• Сотрудникам следует понять, какова цель данной политики и какие проблемы она призвана решить или предотвратить, чтобы они осознавали ее необходимость.
• Достаточно ли просто описано то, какова была её написана, или можно упростить это ещё больше?
• Из этого документа понятно ли, что сотруднику необходимо действовать без дополнительных объяснений?

Если ваша политика не соответствует хотя бы одному из этих пунктов, то у вас есть потенциал для улучшения. Это означает, что ваш бизнес может стать более результативным, и вам следует не упустить эту перспективу.

Распоряжение руководителя: грамотное оформление поставленной задачи

Распоряжение руководителя: грамотное оформление поставленной задачи

Сообщение, содержащее указание по текущим управленческим вопросам и относящееся к определенной группе подчиненных, является приказом руководителя. Варьируя в зависимости от значимости и неотложности поставленного задания, приказ может быть передан:

• В устной форме перефразируя текст нужно сделать его оригинальным и не использовать помощи от сайтов или программ-переводчиков.
• через опубликование письменного материала;
• Переделка текста в формат телефонограммы:»Уважаемый получатель, просьба изменить изложение содержания, сделав его индивидуальным, с помощью русского языка (пожалуйста, не используйте ссылки на себя или переводчики). Пришлите только конечный результат.»

Указания, не имеющие должной документации, могут относиться к немедленным задачам небольшой или средней важности. Обычно такие указания выдаются в организациях с небольшим количеством сотрудников.

При необходимости решить важный вопрос, можно использовать устное распоряжение в сочетании с составлением письменного документа для подтверждения.

Как правильно поставить задачу

Для того, чтобы воля начальника достигала максимальной эффективности, необходимо, чтобы она была ясно и точно выражена. Психологическое восприятие задачи, сформулированной смутно и неопределенно, не позволит подчиненным качественно и своевременно выполнить указания руководителя.

Как способ управления, распоряжение руководителя можно отнести к категории методов, связанных с организацией и управлением. В зависимости от того, как они воздействуют на трудовой коллектив, такие распоряжения могут быть классифицированы.

• Приказы, касающиеся определенного времени и конкретной административной проблемы;
• распоряжения, которые имеют продолжительное действие.

Для успешной реализации поручения, имеющего определенный срок выполнения, необходимо внести в документ указание на конкретную дату, до которой работы должны быть завершены. Такой подход позволит сотрудникам эффективно распределить свои усилия в процессе выполнения задания и обеспечит успешное исполнение поручения.

Чтобы обеспечить долгосрочный успех, руководство должно предоставить работникам конкретные инструкции, которые помогут им достичь определенной цели и основаны на внутренних правилах и нормах.

Важно отметить, что нечеткая нормативная база распорядительного документа, который был выпущен на организации, может существенно снизить уровень дисциплины у работников. В то же время, ясно определенные цели могут быть дополнительным стимулом для персонала.

В чем отличие распоряжения руководителя от приказа по предприятию

Директивы и указы главы фирмы представляют собой идентичные письменные акты, отражающие намерения единоличного исполнительного органа предприятия, который представлен своим директором (генеральным директором, президентом).

Руководство предприятия выносит приказ относительно решения вопросов, связанных с основной деятельностью компании или ее персоналом. Приказ — наиболее категоричная форма управленческого воздействия, в нем содержится требование обязательного выполнения принятого решения руководителем. Если сотрудники не выполняют приказ или не полностью его исполняют, им грозят санкции со стороны руководства.

Постановления, связанные с основным направлением деятельности, имеют возможность охватывать различные сферы проблем.

• Модификация организационной структуры предприятия (перестройка, прекращение деятельности);
• проблемы, связанные с финансами и хозяйственной деятельностью
• Решение проблем, связанных с обеспечением материалами и техническими ресурсами.

Все вопросы, связанные с кадровым составом организации, регулируются приказами. Они включают в себя такие важные мероприятия, как найм новых сотрудников, перевод на другую должность или в другой отдел, увольнение, предоставление отпусков, наложение взысканий или поощрений работникам.

Приказ, выданный руководителем, затрагивает в основном узкоспециализированные и специализированные направления деятельности организации. Кроме управления текущими операциями, распоряжение может также касаться организации работ, связанных с выполнением основного приказа. Распоряжение не содержит категорического требования по выполнению предоставленной задачи.

На данный момент отсутствует четкий набор правил и нормативных документов, определяющих процедуры применения различных типов распорядительных документов. Однако выбор организационно-распорядительного документа следует основывать на положениях, оговоренных в учредительных документах предприятия, а также в инструкции по делопроизводству, утвержденной в компании.

Структура распоряжения руководителя организации

Для создания распоряжения или приказа обязательно требуется использовать специальный бланк, на котором указано полное название организации и название самого документа.

Один из неотъемлемых элементов Организационно-распорядительного документа — наличие следующих составляющих:

• Номер регистрации и дата выдачи акта, место его составления;
• Резюме главного содержания указа (краткое изложение)
• Содержание письменного документа;
• подпись, содержащая все необходимые данные, которую сделал руководитель
• Подтверждение и ознакомление лиц, указанных в приказе, заверены.

Ссылка для загрузки образца распоряжения, который подготовлен в соответствии с универсальной Инструкцией по делопроизводству, доступна на этой странице.

Принципы корректного оформления указаний

Уникальный идентификационный номер указания составляет последовательный номер документа среди всех выданных в текущем календарном году документов данного типа, дополненный прописной буквой «р» (например, № 10р).

Верхняя левая часть документа содержит заголовок распоряжения, который обобщает основную идею указания, отвечая на вопрос «О чем?». Примеры заголовков могут быть: «О мерах по выполнению плана поставок продукции за первый квартал», «О утверждении бланков, используемых для составления строгой отчетности».

Текст распоряжения может быть разделен на две основные части: часть, содержащую констатации, и часть, содержащую распоряжения.

В предисловии распоряжения предоставляется обоснование мер, установленных этим документом. Если основанием для составления распоряжения является нормативный акт или ранее изданный ОРД, то вводная часть должна начинаться со ссылки на номер и дату этого акта: «В соответствии с приказом №…», «На основании федерального закона №…».

При составлении инициативного распоряжения необходимо указать цель и задачу действий, которые должны быть выполнены сотрудниками компании. Также в распоряжении можно указать события или факты, которые послужили основанием для создания конкретного ОРД. В данном случае, начало распоряжения может быть сформулировано как «Причины для», «С целью».

Если действия персонала не требуют пояснения или дополнительного объяснения, то раздел, который устанавливает факт, может быть опущен.

В начале распоряжения устанавливается факт или ситуация, а затем указывается инициатива к осуществлению каких-либо действий, используя слова «Предлагаю» или «Обязываю». В дальнейшем представляется содержание распоряжения.

В данном разделе перечислены все действия и задачи, которые сотрудники должны выполнить в соответствии с данным поручением. Организационная часть может быть представлена в виде нескольких пунктов, где указывается конкретный ответственный сотрудник и срок, до которого необходимо выполнить указанные указания.

Если в распоряжении присутствуют указания, аннулирующие ранее выданные ОРД или его подпункты, то ссылка на этот факт будет отражена в распорядительной части документа в виде отдельного пункта. В случаях подобного рода используются фразы, начинающиеся со слов «В связи с изменением распоряжения №…», «Признать недействительным», «Внести изменения в …».

В конечном абзаце указано место и имя работника, ответственного за надзор за выполнением всех указаний, включенных в ОРД.

Управленческая инструкция может содержать различные дополнения или пояснения к указанию, такие как правила, списки, положения, таблицы, диаграммы. Все эти дополнения оформляются на отдельных страницах, с непрерывной нумерацией.

Изначально Организационно-распорядительный документ (ОРД) создается в форме проекта и обязательно включает лист согласования. На этом листе руководители отдельных подразделений, ответственные за выполнение поставленных задач, ставят свою подпись, утверждая подготовленный проект. В случае появления дополнений, разногласий или возражений должностные лица могут предоставить обоснованный отчет и прикрепить его к проекту распоряжения.

С согласованием ОРД со всеми руководителями подразделений не происходит больше, чем за пять календарных дней. После полного согласования с ответственными лицами, руководитель подписывает проект распоряжения, после чего ОРД регистрируется и начинает свое действие.

Сведения о распоряжении руководителя направляются исполнителям, указанным в документе, путем массовой отправки или распространения. Это может быть достигнуто либо путем распространения бумажных копий распоряжения, либо, в случае использования автоматизированной системы обработки документов, посредством электронной почты.

Выполнение задач, переданных руководителем предприятия определенным сотрудникам или отделам, может быть более эффективным и быстрым благодаря своевременной передаче информации заинтересованным сторонам.

Согласно правилам, все приказы руководителя, выданные на нашем предприятии, должны быть сохранены в архиве компании. Документы, связанные с административно-хозяйственными вопросами, должны храниться не менее 5 лет. Остальные приказы, касающиеся основной деятельности, должны храниться в течение 10 лет или до ликвидации фирмы. После этого они передаются на хранение в городской или муниципальный архив.

Распоряжение руководителя

Распоряжение руководителя

Директива — бумага, которая принадлежит к внутренним управленческим документам предприятия. Директивы используются как в коммерческих организациях, так и в государственных и бюджетных учреждениях.

• Форма и пример
• Онлайн просмотр — это возможность просматривать контент через интернет.
• На этой странице можно совершенно безвозмездно скачать файл.
• Безопасно

Устная или письменная форма распоряжения?

Есть руководители, которые предпочитают передавать указания своим подчиненным устно. Они считают, что это помогает экономить время и избавляет от необходимости заниматься дополнительными письменными работами. Тем не менее, такой подход не является оптимальным решением.

Иногда возникают ситуации, когда работник неадекватно выполняет указание руководства или совсем его игнорирует. Наказать его за неисполнение устного указания дисциплинарно будет невозможно.

Путем создания письменного документа можно избежать сложностей, включая описанные выше, и многие другие.

По этому причине специалисты настоятельно советуют оформлять все важные рабочие детали в письменной форме: через приказы или распоряжения.

Чем отличается распоряжение от приказа

В определенной части существуют сходства между распоряжениями и приказами: они обладают примерно одинаковым строением, назначением и т.д. Однако у них также есть и различия:

• Сфера действия. Один из главных различий между приказом и распоряжением состоит в том, что приказ регулирует юридические отношения и основную деятельность организации, в то время как распоряжение касается оперативных вопросов.
• Сроки применения. Обычно указание относится к отдельным местным вопросам, небольшому числу сотрудников и действует в строго ограниченный и довольно короткий период времени — до его выполнения. Приказы имеют более продолжительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто повторяются.

Кто имеет право писать распоряжение

Только директор предприятия (или его уполномоченное лицо, действующее по полномочиям доверенности) может давать приказы, в то время как руководители подразделений и филиалов, начальники отделов и другие лица, уполномоченные соответствующей должностной инструкцией, имеют право выдавать распоряжения.

Необходимо, чтобы сотрудник, который дает указания, обладал знаниями о правильном составлении и оформлении документов, основах трудового и гражданского законодательства, а также внутренних правилах и нормативных актах организации. При составлении документа следует обращаться именно к этим документам.

Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы

Разрешения, исходящие от руководителя организационного подразделения или отдела, часто проистекают из стратегической политики директора и управления фирмы. Вольность в составлении подобных документов для руководителей среднего звена является неприемлемой.

По этой причине в большинстве ситуаций нет нужды согласовывать указание с руководителем.

Надо ли давать обоснование в распоряжении

Необходимо давать обоснование для распоряжения, также как и для приказа. Возможно указать норму закона, выполнение которой послужило основанием для написания распоряжения, или внести объективную причину для создания документа (например, «В связи с….»). В конце изложения обоснования следует использовать слова «Предлагаю» или «Обязываю».

На что обратить внимание при составлении распоряжения

На данный момент отсутствует стандартизированная форма распоряжения, что означает, что организации и предприятия вправе составлять его по своему усмотрению или использовать общепринятый образец, принятый на данном предприятии. Однако при составлении данного документа важно соблюдать определенные нормы делопроизводства, касающиеся распорядительной документации.

1. Необходимо строго соблюдать указания.
   • дать идентификационный код
   • указать дату его формирования
   • Придумать название фирмы.
2. Далее в тексте необходимо указать
   • представляют собой различные аспекты, которые служат основой для его конструирования,
   • указать на сотрудника или группу сотрудников, к которым применяется указание (уточняя их должности, имена и отчества)
   • представляют собой целый ряд задач, возложенных на их плечи.
   • Сроки, в которые они смогут разрешить данную ситуацию, ограничены.
3. Также требуется определить лицо, которое будет отвечать за осуществление указания (составитель документа может сохранить это право у себя).

Если вместе с бланком предоставляются дополнительные документы, необходимо указать их наличие в отдельном разделе текста.

Основные нюансы в оформлении распоряжения

Препятствий касательно содержания и формата распоряжения в законе отсутствуют. Поэтому разрешается составить его на обычном листе размером А4 или на специальном бланке компании. Рекомендуется печатать текст на компьютере, однако допускается использовать шариковую ручку темного оттенка, не карандаш.

Соблюдайте только одно обязательное условие: подпись на документе должна быть сделана руководителем компании или лицом, которому даны полномочия на утверждение таких документов.

Однако, механической обработки необходимости перефразирования текста нет: такую меру следует применять лишь при единой регламентации использования печатей во внутренних правилах предприятия.

Все распоряжения руководства, оформленные в письменном виде, обязательно должны быть занесены в журнал учета внутренних документов.

Как, сколько времени и где хранить распоряжение

Необходимо прикрепить распоряжение к папке с другими документами организации на время его действия. По истечении срока актуальности, бланк можно перенести в архив компании, где он должен храниться в соответствии с законами или нормативными актами фирмы.

Как оформить распоряжение

Как оформить распоряжение?

Наша команда готова поделиться полезными советами о том, как правильно составить и оформить распоряжение.

Время 18:05, 9 мая 2022 года.

• Министерство труда одобрило образцы бумаги, предназначенные для управления кадровыми вопросами в государственных учреждениях.
• Выплата компенсации при увольнении обязательна, независимо от того, есть ли она прописана только в соглашении о найме.
• Как мы будем трудиться и отдыхать в мае 2024 года?

Как оформить распоряжение?

Наша команда готова поделиться полезными советами о том, как правильно составить и оформить распоряжение.

Время 18:05, 9 мая 2022 года.

Разделение публикаций на категории

• Профессия
• Делопроизводство
• Работа, связанная с учетом и подбором персонала, является важным звеном внутри организации. Отдел кадров отвечает за рекрутинг новых сотрудников, оценку их профессиональных навыков и квалификации, а также за проведение тренингов и мероприятий по обучению персонала. Благодаря своей работе, отдел кадров помогает компании формировать наиболее компетентную и эффективную команду, способную достичь успеха и принести пользу организации.
• Архивная документация
• Практикование в области юриспруденции
• Ваш персональный компьютер
• Деловые правила поведения
• Офис
• Самообразование
• Формирование финансовой отчетности
• Организационная атмосфера
• Тренировка психологических навыков
• Стиль
• Здоровье и красота организма
• Дополнительный рабочий, занимающийся организацией и ведением дел в офисе.
• Праздник
• Старинные пергаменты прошлого
• Искусство и культура
• Чтобы уникально перефразировать текст, можно провести экзамен.
• Безопасность и сохранение здоровья на рабочем месте
• Шпаргалка
• Технологии

• Министерство труда одобрило образцы бумаги, предназначенные для управления кадровыми вопросами в государственных учреждениях.
• Выплата компенсации при увольнении обязательна, независимо от того, есть ли она прописана только в соглашении о найме.
• Как мы будем трудиться и отдыхать в мае 2024 года?

Местонахождение юридического адреса: город Москва, улица 1-й Щемиловский переулок, номер дома 16, здание 2, подъезд 4, офис 38.

Точное местоположение: Москва, 16-й переулок Щемиловский, здание 2, подъезд 4, офис 38 (схема проезда)

Адрес для почтовой доставки: 75, почтовый ящик, город Москва, 127055.

Как давать распоряжения подчиненным, чтобы они всегда выполнялись

Как давать распоряжения подчиненным, чтобы они всегда выполнялись?

Эффективное управление не сводится только к передаче информации от руководителя к подчиненному. Это комплексное воздействие на эмоции, убеждения и мотивацию, которое проходит через несколько этапов.

Процесс привлечения внимания подчинённого в организации с хорошей корпоративной культурой имеет определенную схему. Руководитель может использовать различные способы, такие как вызов через секретаря, помощника или по телефону, чтобы подчинённый понял, что его нужно немедленно встретиться с руководством. Важно обратить внимание на интонацию, которая должна быть спокойной и деловой. В ряде случаев можно использовать эмоции, чтобы подчеркнуть важность встречи. Например, руководитель может выразить лёгкое беспокойство на лице или говорить быстро и коротко.Если вызов приходит через секретаря, то эмоциональное воздействие ограничено. Руководитель может продемонстрировать свою власть и полномочия, чтобы подчинённый понял своё место и обязанности. Обстановка в кабинете руководителя также может свидетельствовать о его полномочиях и власти. Лучше иметь большой стол и много стульев. Голос и эмоции также могут выражать власть. Например, руководитель может вежливо указать подчинённому, чтобы он вошел и сел.Руководитель должен определить форму поведения на данный момент. Например, он может сказать: «Запишите то, что я скажу» или «У меня есть важная задача, я её сформулирую, а вы слушайте и задавайте вопросы». Во время общения руководитель должен проявлять деловое сотрудничество, заботу и интерес. Он может обозначить проблему или сообщить подчинённому ранее неизвестную информацию. Проблема должна быть изложена спокойным тоном, если нет необходимости оказывать эмоциональное воздействие. В случае необходимости руководитель может драматизировать передаваемую информацию, чтобы показать серьёзность проблемы.Руководитель должен поставить задачу, а не проблему. Формулировка задачи должна быть чёткой. Важно говорить о задаче с уверенностью в её возможном решении. Если задача большая, то можно дать указания по шагам для её решения. Также нужно указать время, отведенное на решение задачи. Руководитель должен учитывать, что некоторые люди ориентированы на время, а другие на процесс.Руководитель должен предупредить о возможных ошибках в ходе выполнения задачи. Лучше сразу указать на очевидные ошибки и объективные обстоятельства, которые могут усложнить задачу. Это поможет оптимизировать работу и мотивировать сотрудника. Мотивация может быть связана с выгодой или возможными негативными последствиями. Важно сопровождать позитивную мотивацию эмоциями радости и успеха, а негативные последствия — эмоциями разочарования и печали. В завершение разговора руководитель должен поднять настроение и пожелать успеха, задавая вопрос о первом шаге, который сотрудник собирается предпринять.Порядок передачи эффективного распоряжения руководителем подчинённому может варьироваться в зависимости от обстоятельств и мотивации сотрудника. Важно завершить разговор позитивом и подтвердить веру в успех. «Вперёд, всё получится!»