Вопрос об аккуратном составлении образца заполнения дубликата трудовой книжки на 2023-2024 годы остается важным с каждым годом. Как исходно, дубликат фактически является новым документом о трудовом пути специалиста. В связи с этим, сотрудникам отдела кадров важно ясно понимать, какие правила необходимо соблюсти при оформлении образца дубликата трудовой книжки для каждой компании.
Разнообразные документы и бланки окажут вам существенную поддержку.
- Методы регистрации и предоставления дубликата трудового документа
- Как восстановить трудовую книжку в случае ее потери?
- Утратившим сотрудником была создана копия книги.
- При утере работодателем произошло дублирование книги.
- Утрата книжки вследствие ее повреждения
- Повторение возникает в случае неправильного ввода записи.
Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки
Копия трудовой книжки представляет собой идентичный документ, который является эквивалентом трудовой книжки специалиста. Она также подтверждает трудовой стаж лица при назначении пенсии и содержит полную информацию о его трудовом пути.
С 1 января 2023 года все работники должны использовать новые трудовые книжки, которые были утверждены приказом Минтруда от 19 мая 2021 года № 320н. Действие этого приказа продлится до 1 сентября 2027 года. Теперь встает вопрос, нужно ли обменивать у старых работников старые книжки на новые и что делать с незатраченными на 2023 год бланками старого образца. Более подробную информацию можно найти здесь.
В соответствии с Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, есть несколько типичных случаев, когда компания обязана выдать сотруднику дубликат его трудовой книжки. Эти случаи описаны в пунктах 27, 30 и 31 Правил.
- исходный текст был непоправимо утрачен (даже в том случае, если книга была утрачена работодателем вследствие непредвиденных обстоятельств)
Узнайте больше информации о действиях, которые должен предпринять сотрудник в случае утраты его трудовой книжки, в материале под названием «Как вернуть потерянную трудовую книжку?».
- Книга находится в опустошительном состоянии, ее страницы повреждены, покрыты пятнами и так далее.
- Если информация о прекращении работы или переводе специалиста на другое место была внесена в его личную книжку, но позднее эта запись была признана недействительной.
В первых двух ситуациях информация, повторяющаяся, оформляется работодателем на основе последнего места работы. В третьей ситуации информация оформляется на основе места работы, в котором была допущена неточность или неправильная запись, за исключением случаев, когда этот работодатель прекратил свою деятельность.
Как сделать дубликат трудовой книжки при ее утрате
Чтобы правильно сформировать для сотрудника копию трудовой книжки, компании необходимо руководствоваться несколькими простыми инструкциями (в текущем году они были обновлены).
Ознакомьтесь с полным решением от КонсультантПлюс, которое позволит вам эффективно вести трудовые книжки с начала сентября 2021 года. Получите бесплатный пробный доступ к системе уже сегодня.
Сначала следует отметить словом «Дубликат» правый верхний угол первой страницы копии документа, в соответствии с пунктом 31 Правил.
Второе, необходимо заполнить титульный лист дубликата сведениями о специалисте, которые будут актуальны на дату выдачи данного дубликата.
Утратившим сотрудником была создана копия книги.
Работник, который утратил свою трудовую книжку, имеет обязанность информировать об этом своего работодателя, который обязан восстановить документ в течение 15 рабочих дней, основываясь на заявлении от работника. Заявление может быть составлено по собственному усмотрению. Для вашего удобства мы представляем пример заполнения данного заявления ниже:
Если вам требуется скачать образец указанного заявления, пожалуйста, перейдите по предоставленной ссылке и загрузите его безвозмездно.
Далее требуется восстановить общий опыт работы сотрудника в разделе «Сведения о трудовой деятельности». Для этого следует в первой строке столбца 3 разместить три одинаковых значения, указывающих на общий трудовой стаж специалиста, без указания конкретных мест работы и временных периодов. При этом столбцы 1, 2 и 4 должны остаться пустыми.
Очень важно отметить, что при указании совокупного стажа необходимо предоставить документы, которые подтверждают его (согласно правилам, пункт 29).
Затем необходимо восстановить последовательность работы специалиста у различных работодателей. Этот процесс выполняется следующим образом: во второй колонке указывается дата приема на работу в определенную компанию, в третьей колонке указываются данные о данной фирме и должности специалиста, на которой он работал ранее. В четвертой колонке, соответственно, предоставляются данные подтверждающего документа. Следующей строкой записываются сведения о увольнении специалиста из компании по аналогичному принципу.
Пожалуйста, обратите внимание! В случае, если в документах, подтверждающих квалификацию специалиста, отсутствуют определенные сведения или они указаны не полностью (например, причина прекращения трудовых отношений), то в дубликате указывается только известная информация (согласно пункту 29 Правил).
Инструкция по заполнению трудовых книжек содержит информацию о правилах и порядке внесения данных в данную документацию.
При утере работодателем произошло дублирование книги.
Если книжка потеряна по причине работодателя, то работодатель должен поддержать и помочь работнику в получении документов, подтверждающих его трудовой стаж перед приемом на работу. Порядок оформления дубликата в таком случае остается неизменным.
Утрата книжки вследствие ее повреждения
Восстановить оригинал трудовой книжки после повреждения может быть легче, чем после её утери, так как некоторая информация всё равно может быть доступна и не требует восстановления. Для восстановления и внесения утраченных данных используется один и тот же алгоритм, что и при утере книжки.
Пожалуйста, обратите внимание! Если дубликат трудовой книжки предназначен для замены существующей на самом деле (например, если она испачкана или имеет недействительную запись), то только дубликат обладает юридической силой с момента его выдачи. Поэтому на оригинале необходимо написать: «Взамен выдан дубликат» и указать серию и номер нового документа.
Повторение возникает в случае неправильного ввода записи.
Если работодатель неправильно заполнил запись, то именно этому работодателю следует выдать дубликат, даже если он больше не является активным работодателем. Если этот работодатель был реорганизован, то дубликат выдается его правопреемником. В случае ликвидации предыдущего работодателя, дубликат выдает текущий работодатель. Если человек в настоящее время не работает, дубликат выдает тот работодатель, который последним заполнил трудовую книжку.
В данном случае в копию переносятся все записи из первоисточника, за исключением недействительной.
Как оформить дубликат трудовой книжки — образец
Исходя из указанных правил, компания легко сможет создать копию трудовой книжки специалиста вместо утраченной или поврежденной по каким-либо причинам.
Необходимо помнить, что организация должна сделать копии всех документов, подтверждающих трудовую историю специалиста, и вернуть их ему после этого.
Получить доступ к системе КонсультантПлюс и ознакомиться с готовым примером заполнения дубликата трудовой книжки с датой 01.09.2021, а также скачать его.
Итоги
Кадровое подразделение каждой организации должно обладать примером заполненного образца дубликата трудовой книжки, чтобы избежать возможных ошибок при его оформлении. Компаниям важно быть в курсе того, что дубликат следует заполнять исключительно на основе документов, подтверждающих предыдущий трудовой стаж сотрудника. Важно помнить о том, чтобы на самом дубликате была сделана отметка «Дубликат». Если дубликат выдается взамен неутраченной трудовой книжки, то необходимо указать на оригинале «Взамен выдан дубликат с серией и номером таким-то».
Глава 5. Правила оформления и выдачи копий документов
Глава 5. Правила оформления и выдачи копий документов
В ходе своей профессиональной деятельности организации часто нуждаются в создании дубликатов различных документов, будь то собственные документы или документы, полученные от других организаций.
Обычно, при формировании собственных письменных материалов подписывается лишь одна копия, которая считается оригиналом. Есть, однако, определенные категории документов (например, акты, договоры), которые создаются в нескольких экземплярах, и каждая из них имеет статус оригинала.
«Исходный официальный бумага представляет собой первичный или единственный пример официального документа».24.
Документы, такие как паспорт, свидетельство о рождении, аттестат или диплом об окончании учебного заведения и другие, изготавливаются только в единичном экземпляре.
Всякий раз, когда наша организация создает документы, такие как распорядительные и организационные инструкции, мы сразу же помещаем оригиналы в дела. Чтобы иметь возможность изучать и работать с этими документами, мы также создаем их копии.
Из различных категорий документов, таких как письма, справки, отзывы и заключения, оригиналы направляются получателю, а копии сохраняются в организационных досье.
Копия юридически бесполезного документа представляет собой документ, который точно воспроизводит всю информацию оригинального документа и все его внешние характеристики или их часть.25Внешними признаками подразумеваются характеристики, которые можно увидеть или ощутить при взгляде на информационный носитель. К ним относятся состояние физических объектов, размеры документа, а также декоративные или художественные элементы, которые используются при оформлении.
Для того чтобы дубликат приобрел законную силу, необходимо его удостоверить. Удостоверенный дубликат документа представляет собой копию документа, на которой в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 проставлены необходимые реквизиты, придающие ему юридическую силу. Под установленным порядком понимаются четко определенные правилами, установленными действующими нормативными правовыми актами, правила о том, кто и какие виды копий официальных документов имеет право удостоверять.
Напрример, для подтверждения аутентичности копии официального документа, написанного на иностранном языке, обязан произвести нотариус.
Для компаний, которые производят реплики официальных бумаг со своей целью или для выдачи их гражданам, существуют обязательные нормы.
2. Предоставление копий документов, которые созданы самой организацией, для защиты интересов и прав граждан, может осуществляться организациями.
Изготовление дублекатов официальных документов компании и архивных материалов возможно только после получения разрешения от руководителя организации или руководителя службы делопроизводства. Полученные копии могут быть выданы гражданам лично.
В случае необходимости использования официальных документов других организаций внутри своей структуры, организация имеет право создать и удостоверить их копии в соответствии с установленными правилами. Например, при приеме нового сотрудника на работу, организация может изготовить и официально подтвердить копию его диплома, которая впоследствии будет включена в его личное дело.
Запрещено создавать копии таких документов, как паспорт, военный билет, служебные удостоверения. Также нельзя копировать документы, на которых указано, что их нельзя копировать, а также документы с непонятным текстом, исправлениями и подчистками, которые не были утверждены.
Существуют два типа копий — факсимильные и свободные. Классификация происходит по методу их создания.
Факсимильная реплика полностью повторяет все внешние атрибуты, художественные детали оформления реквизитов и их расположение. Создание факсимильных реплик возможно с использованием офисной техники или путем печати в типографии.
Существует возможность создания свободной копии документа путем написания или печати. Она может полностью воспроизвести информацию из оригинального документа, но не будет точно воспроизводить его внешний вид, такой как шрифт, например.
Для подтверждения копии, созданной в учреждении, применяется проставление реквизита 25 «Отметка о подтверждении копии» в полной или сокращенной форме.
Существуют различные типы дубликатов:
Необходимо, чтобы была сделана заверенная копия официального документа с полной формой заверения и проставлением гербовой печати организации.
Если необходимо, чтобы официальный документ был доступен и исполнен значительным числом организаций или исполнителей, то для этого изготавливается копия с использованием средств офисной техники в необходимом количестве. При этом копирование производится не с оригинала (подпись руководителя не допускается к копированию таким образом), а с предварительно подготовленной для воспроизведения повторной копии документа, на которой отсутствует личная подпись руководителя в реквизите «Подпись». Ниже указанного реквизита ставится отметка о подтверждении полной копии с использованием канцелярской печати (гербовую печать организации также нельзя копировать таким образом), например:
управляет отделом организации.
В случае, когда полная копия не требуется, выписка из официального документа, такого как приказ или протокол, может быть сделана. Для оформления выписки следует следующий порядок действий:
в наименовании типа документа отмечается: «извлечение из указания», «отрывок из протокола»;
Представляется полная копия вступительной части, если таковая имеется, заявленного письма.
Выбирается необходимая информация из основной части документа, выделяется конкретный пункт.
отображается элемент «Подпись» (без индивидуальной подписи);
После заверения копии документа в полной форме с обязательным проставлением печати, на ней ставится соответствующая отметка.
Приводится образец оформления выписки из документа, а именно приказа, в приложении №33.
Оторизованные копии документов, включая служебные письма, подшиваются в дело организации, в то время как оригиналы направляются получателю. На копии документа ставится печать о ее подлинности в соответствующем месте без указания должности и имени лица, заверившего документ. Если отпуск оформлен на неоригинальном бланке, необходимо перенести дату, регистрационный номер и ссылку на индекс и дату с первого экземпляра.
т». Данный дубликат имеет такую же юридическую силу, как и подлинник документа, и может быть использован во всех юридических целях, где требуется наличие оригинала.