Предложение на участие в новостном событии, связанном с основным объектом PR, может быть распространено через СМИ или отправлено непосредственно адресату (физическому лицу или организации).

Приглашение — один из давних видов текстов. Однако в сфере PR это жанр приобрел свои особенности только недавно. При правильном написании и структурировании, оно играет важную роль в создании оптимальной коммуникационной среды для организации или компании.

Данный текст направлен на то, чтобы гарантировать участие важных представителей базового субъекта в актуальных новостных событиях.

Результат успеха проведения новостного мероприятия, будь то выставка, презентация, фестиваль или конкурс, который организуется или финансируется определенной организацией, тесно связан с активным участием представителей СМИ. А для того чтобы привлечь их внимание, необходимо составить приглашение в правильной форме и стиле.

Важно включить в приглашение информацию о тематике мероприятия, его месте и времени проведения, а также условиях участия. Эти составляющие являются обязательными элементами его структуры. Если мы отправляем приглашение по прямой адресной рассылке, то оно должно быть размещено на одном листе бланка организации, на котором находится также логотип.

В зависимости от адресата текста, масштаба события и структуры текста, включая речевую, приглашения могут быть разделены на две основные категории: для широкой аудитории и для ограниченных целевых групп (акционеров, журналистов). Кроме того, можно рассмотреть специальные приглашения на события из сферы искусства и культуры, которые охватывают общественную жизнь.

Давайте сначала обратим внимание на предложение для представителей СМИ, после чего рассмотрим приглашение для широкой публики, а также уведомление-приглашение (для акционеров) и специальное приглашение на событие.

2.2.1.21. Приглашение для журналистов.

Приглашение для представителей СМИ представляет собой покашение на пресс-конференцию или какое-либо другое мероприятие (информационное событие), связанное с основным предметом РИ. В таком приглашении для журналистов, которое обычно не публикуется через СМИ (назовем его расширенным), информация о событии и мероприятии должна быть конкретизирована, а само приглашение может быть построено структурно по схеме пресс-релиза: вводная часть, подробности информационного события, список VIP-гостей, программа мероприятия и, по желанию, просьба о подтверждении участия. Контактные имена и телефоны всегда указываются в конце текста. Приведем четыре примера приглашений: первое — на торжественную церемонию, и три — на пресс-конференции.

10 декабря 1999 года на Невской, рядом с Петропавловской крепостью, произойдет торжественное мероприятие, посвященное завершению реконструкциикого конкурса по литературе и изобразительному искусству состоятся в конце этого месяца. Все участники, отправившие свои работы на конкурс, будут приглашены на торжественную церемонию, где будут объявлены и награждены победители. Это будет значимое мероприятие, тем более что это уже третий раз, когда такой конкурс проводится на всероссийском уровне.Конкурс «99: Превосходный дизайн интерьера»

В 1999 году приняли участие примерно 60 профессиональных российских дизайнеров и архитекторов в конкурсе. Они представили более 30 проектов интерьеров, осуществленных в период 1998-99 гг. Выставка этих конкурсных работ запланирована на 8-12 декабря 1999 года в Невской куртине Петропавловской крепости.

Состав жюри конкурса «Высокий стиль интерьера — 99» включает в себя 9 экспертов по архитектуре и дизайну из России и Европы. В их числе находятся уважаемый художник из Москвы, руководители Санкт-Петербургского Союза архитекторов России и Союза дизайнеров, а также редактор журнала «Мир дизайна» и другие профессионалы.

Просим вас подтвердить ваше участие до седьмого декабря тысяча девятьсот девяносто девятого года путем связи по телефону.

Многоканальный телефон для связи: (812) 326-99-66.

ArtCraft PR находится по адресу: 196084, Санкт-Петербург, улица Красуцкого, дом 4.

Номера для связи: 325-85-36, 326-99-66, а также факс: 146-82-21.

Вот один из примеров приглашения на пресс-конференцию, который также может быть использован журналистом для создания материала для СМИ.

ПРИГЛАШЕНИЕ

Приглашаем Вас принять участие в пресс-конференции и официальной церемонии открытия нового терминала, которые состоятся 15 сентября 2000 года. ЗАО «Петербургский нефтяной терминал», основанное в 19995 году, сегодня является одним из самых крупных российских предприятий по перевалке нефтепродуктов. Было вложено более 40 млн долларов США в строительство терминала. В этом году было завершено строительство двух причалов для приема речных танкеров, поставляющих нефтепродукты с нефтеперерабатывающих заводов. Компания также планирует ввести в строй еще две очереди до 2003 года, что потребует примерно 150 млн долларов США. Строительство этого терминала стало первым реальным шагом на пути к уменьшению экспортной зависимости России.

На официальное мероприятие приглашены следующие высокопоставленные государственные чиновники: Герман Оскарович Греф, министр экономического развития и торговли Российской Федерации; Сергей Олегович Франк, министр транспорта Российской Федерации; Александр Сергеевич Гаврин, министр энергетики Российской Федерации; Владимир Викторович Черкесов, полномочный представитель Президента Российской Федерации в Северо-Западном округе; Владимир Иванович Кожин, руководитель администрации Президента Российской Федерации; Валентин Алексеевич Яковлев, губернатор Санкт-Петербурга; Сергей Борисович Тарасов, председатель Законодательного собрания Санкт-Петербурга, а также другие государственные деятели.

Проект организации события

С 11:00 до 11:20 вас ожидают автобусы с уникальным дизайном, отмечающие принадлежность к «Петербургскому Нефтяному Терминалу». Они находятся на площади искусств и готовы доставить вас на официальное торжество.

С 13:15 до 13:40 запланирована экскурсия по территории Петербургского Нефтяного терминала.

Мероприятие завершается в 15:00.

Пожалуйста, подтвердите своё участие, связавшись по следующим номерам телефонов: (812) 553-00331 и (812) 118-7537.

Олеся Фомина и Анастасия Редько являются основателями рекламно-информационного агентства «СПН-Гранат».

Для того чтобы получить доступ на территорию Петербургского Нефтяного Терминала, рекомендуем использовать наш транспорт или предварительно сообщить номер автомобиля и фамилию водителя.

На предстоящей пресс-конференции приглашением адресуется не просто журналист, а конкретная особа, занимающая ответственную должность.

Приглашение губернатора на мероприятие: важные детали и особенности

Письма-приглашения

Оформление приглашений на различные мероприятия зависит от их характера, формата, числа гостей, места проведения и других факторов. Такие приглашения могут быть представлены в форме писем, открыток или специальных бланков. Важно соблюдать общие требования деловой переписки, такие как указание правильного названия мероприятия, уважительного обращения к гостям и ясного указания даты, места и времени, а также, при необходимости, указания требуемого дресс-кода.

Важно учитывать, что приглашения к официальным лицам всегда должны быть доставлены курьером, в то время как остальным гостям их можно отправить по почте или, в особых случаях, о которых будет упомянуто далее, по факсу или электронной почте. При этом, когда речь идет о лицах с высоким положением, необходимо сначала сделать устное предложение, а затем только после его принятия направить письменное приглашение.

Весьма распространеной ошибкой является написание приглашения от имени посла или генерального консула, в то время как протокольные нормы предписывают следовать такому порядку: сначала указывается должность руководителя консульского учреждения без указания имени и фамилии, а затем добавляется имя и фамилия его супруги или супруга, если, конечно, дипломат находится в России вместе со своим супругом или супругой.

Обычно в официальной переписке имя и фамилия приглашаемого записываются от руки в родительном падеже. При этом принято не сокращать слова «господин» и «госпожа». На конверте указываются должность и почетные титулы.

Отдельные приглашения не отправляются женам и мужьям, за исключением ситуаций, когда супруг или супруга занимает протокольные позиции. Важно помнить, что в приглашении в первую очередь указывается полное имя и фамилия приглашаемой персоны, а затем добавляется фраза «с супругой» или «с супругом».

Гостей на прием рекомендуется приглашать заблаговременно, но не позднее, чем за 7-10 дней до начала мероприятия. Если на приглашении напечатана аббревиатура R.S.V.P. (Repondez s’il vous plait – франц.), что означает «пожалуйста, ответьте», то необходимо в течение трех-пяти дней после получения приглашения ответить лично или обратиться к секретарю за помощью. Следует учитывать, что чем выше должность организатора приема, тем раньше следует сообщить о своем участии или невозможности присутствия. Обычно в приглашении указывается телефон или адрес электронной почты, на которые можно отправить ответ, содержащий, например, такие фразы: «С благодарностью приму участие в мероприятии», «Спасибо и до скорой встречи», «С радостью приму ваше приглашение», «Считаю это честью быть рядом с вами в такой торжественный день» и так далее.

Иногда, когда приглашение содержит буквы R.S.V.R, они означают «Regrets only» (ответить только в случае отказа). Когда престижные гости получают предварительное устное приглашение, то на бланке или в письме, которое им отправляют, буквы R.S.V.R обычно перечеркиваются, а над ними пишется «p. m.» (pour memoire) или «to remind», что означает «для памяти». В случаях, когда в полученном приглашении на прием буквы R.S.V.P. не перечеркнуты, необходимо заранее сообщить письменно или по телефону, принимается ли приглашение или нет. Отсрочка ответа или его отсутствие считается неуважительным. Лучше вежливо отказаться заранее, чем затягивать с ответом.

При необходимости отклонить участие в мероприятии, особенно если оно было приглашено из государственных структур или дипломатических и консульских представительств, требуется проявить особую осторожность. Наиболее вежливым способом обратиться с отказом считается написание письма.

В письменной форме необходимо составить ответ на приглашение, используя третье лицо и указывая должность приглашаемого, имя его супруги. Подписывать ответ не требуется. Пример:

М. И. Иванова и вице-губернатор Ленинградской области признают получение вежливого приглашения в обед со стороны генерального консула Республики Польша и г-жи Ванды Ковальской в связи с визитом делегации Сейма Республики Польша во вторник, 10 мая. Они с радостью соглашаются на такое приглашение.

В ситуации, когда отклоняют предложение:

Вице-губернатор Санкт-Петербурга, И. В. Ефимова, выражают благодарность за дружественное приглашение от генерального консула Словацкой Республики, господина Вацлава Ситаржа, по случаю визита делегации мэрии города Кошице. Однако, в связи с необходимостью отправиться в командировку, они не смогут присутствовать на этом важном мероприятии.

Приглашения составляются в третьем лице с использованием формальной формулы «имеет честь пригласить…». Далее указывается формат мероприятия: чашка шампанского, обед, фуршет и так далее. Также указывается место проведения и время начала мероприятия. Если указаны и время начала, и время окончания, это означает, что гости могут прийти и уйти с мероприятия в любое время, указанное в протокольной программе.

Время от времени на открытках можно встретить следующую запись: предназначено для двух человек. Такие надписи наиболее часто встречаются на карточках, приглашающих на неформальное событие, например, на открытие выставки или на презентацию и так далее.

Приглашаем правильно, или как подготовить и разослать приглашения

Приглашаем правильно, или как подготовить и разослать приглашения

Работа с приглашениями играет важную роль в организации любого мероприятия, несмотря на свою формальность. Приглашение является не только лицом ведущего праздника, но и отражает весь характер предстоящего события. Как правильно пригласить гостей и что учесть при создании идеального приглашения? Основные аспекты мы рассмотрим в данной статье.

Получив официальное приглашение, посетитель принимает решение, стоит ли ему принять участие в праздновании. Если приглашение вызывает интерес или даже пробуждает любопытство о том, как событие будет организовано и какие высококлассные персоны будут присутствовать, то организаторы успешно справились с задачей по подготовке праздника.

Из ответов на приглашения можно понять, сколько примерно гостей следует ожидать. Эта информация необходима для разработки плана рассадки на банкете, заказа угощений и напитков, планирования размещения в зале во время официальной части, организации трансферов, резервирования номеров в отеле и других мероприятий.

Проанализируем шаги, необходимые для составления списка приглашенных гостей, чтобы получить идеальное приглашение.

Для того, чтобы процесс подготовки приглашений, отправки и получения ответов от приглашенных гостей прошел без сучка и задоринки, необходимо осуществить тщательную предварительную подготовку.

Рекомендуется поручить составление списка приглашений ответственному человеку, прекрасно ориентирующемуся в гостевом составе. Было бы идеально, если организатор мероприятия справится с этой задачей самостоятельно! Как налаживается процесс составления списка гостей?

Совместно с руководителем составить список приглашенных гостей. Несколько раз возвращаться к списку, чтобы не пропустить ни одного человека и удостовериться, что никто из приглашенных не почувствует дискомфорт от присутствия другого гостя.

2. Желательно узнать, как руководитель собирается обращаться к каждому гостю в приглашении. Некоторым он, возможно, предпочтет называть имя и отчество, некоторых только по имени, а третьих может приветствовать как уважаемых господинов/госпож/Mr/Ms/Madame/Monsieur и так далее.

3. Подготовить перечень фамилий для отправки в типографию.

4. Проследите, чтобы вам были известны все указанные руководителем лица и у вас имелись их контактные данные.

5. Составите перечень электронных адресов для отправки цифровых приглашений.

Решить, кому из приглашенных посетителей будет отправлено приглашение на индивидуальную электронную почту, а кого следует передать помощнику/секретарю/приемной.

Предложение создать содержание письма-сопровождения (для информационных приглашений, которые планируется послать по электронной почте ассистентам, секретарям или ресепшн).

Вот такой вариант перефразированного текста:»Проявляя креативность, не основывайтесь на автоматическом переводе или своих собственных мыслях, а создайте оригинальный текст на русском языке.»

Дорогая Елена Анатольевна, прилагаемое к данному сообщению письмо содержит приглашение для Вашего высокопоставленного руководителя, Сергея Александровича, на особый ужин, который состоится 11 мая 2017 года в честь вручения государственной награды Петру Семеновичу Иванову.

Я буду очень благодарна, если вы сможете ответить как можно скорее. С наилучшими пожеланиями, Светлана.

8. Чтобы избежать необходимости беспокоить потенциальных гостей лишними звонками и узнавать, получили ли они приглашение, рекомендуется использовать функцию «Уведомить о получении/прочтении письма».

Составить реестр почтовых адресов, для отправки приглашений в печатном формате, с учетом предварительного разделения на доставку курьерской службой и личную доставку. При выборе личной доставки, следует обеспечить необходимые пропуски.

10. Организовать двустороннюю коммуникацию с приглашенными гостями, определить, каким образом можно получить от них подтверждение своего присутствия: ожидать ответов от гостей или самостоятельно связываться с ними для уточнения решения. Во втором случае необходимо определить оптимальное время для звонков потенциальным гостям. Также следует решить, кто будет этим заниматься, учитывая, что список может быть обширным, а ответственность за вежливые, но настойчивые разговоры – еще более значима.

11. Необходимо убедиться в том, что указанные в приглашении контактные данные для связи действительно актуальны: электронная почта функционирует, телефон включен и на звонки отвечают.

12. Необходимо узнать у приглашенных гостей, нуждаются ли они в дополнительной организационной поддержке: требуется ли им обеспечить трансфер или проживание в городе, где будет проводиться мероприятие, есть ли какие-либо особые пожелания относительно меню на банкете, учитывая возможную пищевую аллергию или специфические системы питания (например, вегетарианство), а возможно, и что-то другое.

13. Быстро вносить изменения в перечень гостей. Примеры работы с перечнем приглашенных.

Письмо-приглашение: образцы текстов и документов в Word

Письмо-приглашение: образцы текстов и документов в Word

Пригласительное письмо — это официальный документ для деловых целей. Оно предназначено для потенциальных и действующих партнеров. Как правило, в нем содержится предложение посетить деловое или общественное мероприятие. Иногда такие письма отправляются для сотрудничества или для приглашения на собеседование. Ниже вы найдете примеры коммерческой переписки.

Присоединяйтесь к нашему специально созданному каналу в Telegram и группе во Вконтакте, где мы регулярно публикуем новости о малом бизнесе!

В данной публикации представлена информация, которая позволит вам расширить свои знания.

• когда рассылаются электронные письма, содержащие приглашения.
• Руководство по составлению письма, приглашающего на мероприятие
• Изучим, каким образом представлены образцы приглашений.
• Кому возможно отправить приглашение.

Когда нужно отправить письмо-приглашение

Использование электронной почты для отправки пригласительных писем является полезным.

• донести информацию об определенном событии или встрече до определенного индивидуума;
• официально подтвердить приглашение (это часто необходимо для организации деловой поездки)
• Напомнить о графике встречи, уточнив точное расположение.
• привлечь внимание значимого человека;
• Необходимо привлечь иностранного специалиста для приглашения его на работу в целях оформления визы.

Если вы устали от хранения тысяч документов и не можете найти нужные файлы, обратите внимание на товароучетную программу Бизнес.Ру, в которой есть функция хранения документов, сотни шаблонов бланков. В программе настроен поиск по документам, а доступ возможен из любой точки мира через интернет. Попробуйте, как работает Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Приглашение на мероприятие – это особый вид извещения, который обладает более индивидуальным и эмоциональным характером. В отличие от стандартных писем, приглашение на мероприятие может быть оформлено с использованием различных художественных элементов, таких как орнаменты и праздничная атрибутика.

Правила составления письма-приглашения

Официальное приглашение может быть оформлено на фирменном бланке компании или на обычном листе формата А4, но в любом случае должно содержать все необходимые данные.

Шаблон приглашения подразумевает следующее:

• Уважаемые сотрудники, обращаюсь к вам с особым вниманием!
• Мы искренне приглашаем вас посетить наше мероприятие, которое состоится в указанную дату и месте. Будем очень рады видеть вас и поделиться с вами нашими интересными и уникальными идеями. Данное событие обещает быть насыщенным и полезным, где вы сможете встретить интересных людей и расширить свой кругозор. Присоединяйтесь к нам и вместе создадим незабываемые впечатления.
• Информация о положении организаторов, по которой возможно разъяснить все неясности;
• Фамилия и имя главы компании, указанное в подписи.

В одном электронном письме предлагается участие в определенном мероприятии. Текст написан в формальном тоне, коротко и ясно, без использования двусмысленных фраз и разговорной лексики.

Стандартный образец письма-приглашения

Иногда бывает удобнее составить письмо-приглашение, исходя из готового шаблона. В данном файле мы предлагаем скачать образец официального документа, где партнер выражает приглашение на выставку и указывает местонахождение информации о своей компании.

Данное примерное письмо-приглашение создано в соответствии со всеми требованиями, включая информацию о компании, указанную в поле отправитель.

Приглашение на мероприятие (Пример письма) Файл в формате .doc

Как только создается выставка, необходимо составить письмо-приглашение, чтобы пригласить гостей и посетителей на это важное событие. Чтобы сделать письмо-приглашение максимально уникальным, можно использовать формулу ответов на ряд вопросов. Вот несколько вопросов, на которые можно отвечать при составлении письма-приглашения:1. Что это за выставка?2. Когда и где она пройдет?3. Какие работы будут представлены на выставке?4. Кто является организатором выставки?5. Какие особенности и интересные моменты будут на выставке?6. Кого приглашают на выставку?7. Как можно подтвердить свое присутствие на выставке?Ответы на эти вопросы помогут составить уникальное письмо-приглашение, которое привлечет внимание гостей и позволит им осознать важность и значимость этого события.

• Информация о месте и времени проведения выставки, а также ее название, будет предоставлена в ближайшее время.
• Какие объекты и изделия будут представлены на данном выставочном мероприятии? В чем будет заключаться ассортимент программ и оборудования, которые будут представлены, а также какие инновационные разработки будут представлены в данной отрасли?
• Приглашение зайти на определенный павильон, где будет представлена организация;
• Небольшая, но чрезвычайно захватывающая подробность о выставочном стенде представительства компании!
• Где можно получить больше сведений о выставке?
• Контакты.

Хранить образцы приглашений удобно в отдельной программе, которая имеет CRM для контроля взаимодействий с бизнес-партнерами и клиентами. Посмотрите, как работает CRM в Бизнес.Ру бесплатно прямо сейчас>>>

Образец письма-приглашения на торжественное мероприятие:Уважаемый [Имя],С великой радостью и теплотой в душе мы приглашаем Вас присоединиться к нам на нашем знаменательном торжественном мероприятии, которое состоится [дата] в [время] в [место].Это особый день для нас, и мы хотим поделиться этим с вами. На протяжении мероприятия мы планируем организовать множество интересных и волнующих моментов, которые запомнятся надолго.Мы постарались создать уникальную атмосферу элегантности и радости, чтобы наши гости могли насладиться прекрасными моментами, сплетая истории и встречая новых замечательных людей. Кроме того, мы приготовили для вас изысканное меню, которое порадует даже самых изысканных гурманов.Пожалуйста, не пропустите возможность присутствовать на этом важном событии в нашей жизни. Ваше присутствие будет для нас огромным подарком и поддержкой. Мы будем рады видеть вас в этот особый день.Просим вас подтвердить ваше присутствие до [дата] для уточнения организационных деталей. Если у вас есть какие-либо вопросы или потребности, не стесняйтесь обращаться к нам.С нетерпением ждем встречи с вами и разделения радости этого особого дня.С наилучшими пожеланиями,[Ваше имя]

Приглашение на торжественное мероприятие может иметь менее официальный характер. В нем указывается список приглашенных лиц, дата и место проведения торжества. Затем следует указание условий участия, таких как особый наряд или план мероприятия, чтобы гость мог решить, может ли он прийти со с опозданием. Если у одного из гостей есть необходимость выступить с речью, рекомендуется заранее предупредить его об этом. Для этого можно использовать письменное приглашение или сделать устное подтверждение по телефону.

Приглашаем Вас на торжественное событие! Предоставляем Вам возможность принять участие в уникальном и незабываемом мероприятии, которое запланировано состояться в неотъемлемом формате .doc. Будем рады видеть Вас в числе гостей на нашем важном и значимом событии!

Приглашаю Вас на встречу для проведения консультации

В настоящее время для приглашения сотрудников на неожиданные совещания в официальных письмах нет необходимости, поскольку можно воспользоваться рассылкой в рабочих чатах. Однако, когда компания является крупной и требуется провести совещание с участием представителей других отделов, нельзя обойтись без отправки электронного письма.

Приветствую! Мы приглашаем вас на предстоящую встречу, где мы обсудим важные вопросы и возможные решения. Будем рады видеть вас в числе участников этого совещания. Пожалуйста, найдите время свободно для участия и подтвердите свою присутствие. Мы будем очень рады встретиться с вами и обменяться идеями. С наилучшими пожеланиями, организаторы совещания.

Уважаемый Кирилл Иванович! 22-го марта 2021 года в 11:00 в Главном конференц-зале (кабинет 201, второй этаж) состоится встреча, посвященная обсуждению акционерных выплат за прошедший 2020 год. В приложении к данному письму вы найдете повестку дня и дополнительные материалы. Просим вас ознакомиться с ними перед началом заседания. С наилучшими пожеланиями, Поляков И.С., коммерческий директор.

Приглашаем присоединиться к совместной деятельности: образец приглашения

Приглашение к сотрудничеству, которое составлено документом деловой переписки, выделяется своей уникальностью. Это связано с тем, что этим вопросом занимается отдел маркетинга. В таком документе, помимо предложения стать партнером, отражены и другие преимущества от взаимодействия, а также информация о компании и ее деятельности, а также причины, побудившие отправителя направить приглашение.

Шаблон письма-приглашения предоставит возможность создать собственный документ, приглашающий к сотрудничеству.

Предложение пройти интервью

Для крупных компаний имеет огромное значение, чтобы претендент получил положительное представление о них. Поэтому они могут отправить приглашение на собеседование с соблюдением всех норм деловой корреспонденции.

Это письмо содержит следующую информацию:

• подтверждение рассмотрения резюме в положительном свете;
• данные о планируемом собрании;
• Дополнительные данные о местонахождении офиса будут предоставлены, в случае если его локализация является сложной задачей.
• Если возникнет необходимость изменить назначенное время собеседования, пожалуйста, предоставьте контактный номер телефона для связи.

Приглашаем Вас принять участие в уникальном мероприятии — конференции, которая пройдет в скором времени. Мы приготовили для Вас разнообразные темы и интересных спикеров, которые поделятся своими уникальными идеями и исследованиями. Будет множество возможностей для обсуждения и обмена опытом с другими участниками. Мы гарантируем, что конференция станет неповторимым событием, которое позволит Вам расширить свои знания и создать новые полезные связи в вашей сфере. Не упустите возможность быть частью этого уникального и вдохновляющего события!

Данное корреспонденция направляется в случае предстоящей конференции с участием гостей из других городов. Посредством отправления приглашения, участники мероприятия получат разрешение на служебную командировку и смогут оформить необходимые документы.

В приглашении на конференцию необходимо указать полные данные о госте или выступающем, а именно его имя, фамилию и отчество, а также представленные им регалии. Также следует обязательно указать точную дату и место проведения мероприятия. Важно заметить, что в документе следует сделать отметку о том, будет ли принимающая сторона оплачивать проживание участников.

Для эффективного взаимодействия с партнерами рекомендуется применять специализированное программное обеспечение для учета договоров от компании Бизнес.Ру. Это программное обеспечение обеспечивает возможность вести полный реестр всех сделок с контрагентами. Оно позволяет создавать договоры по готовым шаблонам с автоматическим заполнением данных, а также устанавливать ограничения по дебиторской задолженности контрагента. Более того, вы можете добавить нового контрагента в базу данных всего за два клика. Список функций этой программы для вашего бизнеса доступен по ссылке ниже.

Кому может быть адресовано письмо-приглашение

Приглашение на собрание или конференцию должно быть официальным письмом, которое отправляется напрямую заинтересованным участникам. Таким образом, оно адресовано одному или двум лицам, а также всей семье приглашенного.

Приглашение на мероприятие обычно не оформляется для всей компании. В таком случае указывается, что ожидается присутствие сотрудников компании на данном событии. Например, «Уважаемый Иван Иванович! К Вам и Вашим коллегам предлагается посетить выставку. «

Это письмо имеет официальный характер и представляет собой уведомление в письменной форме.

Здесь вы найдете ценные материалы, доступные для загрузки.

Письмо-приглашение: образцы и примеры для разных случаев

Письмо-приглашение: образцы и примеры для разных случаев

В этой статье мы изучим процесс создания официального приглашения на встречу, переговоры или совещание. Также мы предоставим примеры пригласительных писем.

Содержание:

• Как правильно составить формальное приглашение в письменной форме?
• Оригинальное сообщение-приглашение для организации встречи: пример и значимые детали
• Примеры писем-приглашений на переговоры

Официальное письмо-приглашение на мероприятие

Когда компания планирует провести свое мероприятие, она аккуратно просчитывает каждую деталь, включая рассылку официальных писем-приглашений. Это особенно важно для мероприятий, на которых присутствуют важные гости. Просто позвонить им и сообщить о предстоящем событии недостаточно. Необходимо создать приглашение, которое позволит приглашенному человеку понять важность и масштаб встречи, а также четко представить себе место и время проведения. Поэтому секретарю придется составить официальное письмо-приглашение на мероприятие.

Образец письма-приглашения на мероприятие

Перед началом, разобраться в систематизации такой переписки и в тонкостях его форматирования. Официальное деловое письмо-приглашение — это вид уведомительных писем. Принадлежность к этой категории определяется в зависимости от цели приглашения: информировать нужных лиц о предстоящем событии, сообщить, где и когда оно будет проводиться. Основные характеристики письма-приглашения на событие:

• Каждому гостю будет доставлен индивидуальный и единственный экземпляр, который был персонально отправлен на его имя.
• имеет данные, относящиеся к каждому индивидуальному посетителю;
• Письмо выделяется своим представительным внешним видом, благодаря использованию более качественной бумаги и оригинального декора.
• Текст можно перефразировать, преобразовав его в оригинальную форму с помощью ручного письма.

Обычно для уведомления о планируемом мероприятии используется предварительно подготовленное пригласительное письмо, в котором требуется только изменить адрес и получателя, тему встречи, место и время ее проведения. Это может быть письмо-приглашение на собрание, письмо-приглашение на конференцию, письмо-приглашение на форум и т. д. Письмо составляется и оформляется в соответствии с ГОСТом и должно соответствовать требованиям, изложенным в ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Обязательные данные пригласительного письма, согласно ГОСТу:

• название компании, создавшей текст;
• информация о компании;
• дата;
• номер регистрации
• адресат;
• Новые способы повышения уникальности текста на русском языке
• подпись;
• Указание на лицо, выполняющее действие.

При внутрикорпоративной разсылке электронных уведомлений, требования к их оформлению не так строги. Правила ГОСТ уже не так важны, однако все равно нужно соблюдать краткость и указывать тему, место и время внутренней встречи или совещания.

Пример письма-приглашения на внутреннее совещание, отправленного по электронной почте.

Образцы писем-приглашений на мероприятие.

Вас приветствует эксперт, который благодарит вас за проявленный интерес и желание принять участие в мероприятии. Мы хотели бы попросить вас подтвердить свою готовность присутствовать на данном мероприятии.Зову на встречу, где сутью трудов польза

Письмо-приглашение на встречу

Приглашение на встречу должно быть направлено непосредственно заинтересованным сторонам. В письме необходимо подробно описать предмет встречи и повестку дня, которая будет рассмотрена на ней. Необходимо также сообщить о месте и времени проведения встречи.

Организация встречи возможна только по приглашению, отправляемому руководителю конкретной компании. В случае необходимости он самостоятельно примет решение о приглашении других сотрудников. Решение будет озвучено вам отдельным письмом, чтобы вы могли заранее спланировать количество мест для всех присутствующих лиц.

Мы с огромным удовольствием хотели бы пригласить представителей вашей уважаемой организации на встречу. Это будет уникальная возможность для нашей команды познакомиться с вами и обсудить возможные пути сотрудничества. Мы ждем вас с нетерпением и уверены, что наше взаимодействие будет плодотворным и взаимовыгодным для обеих сторон. Пожалуйста, дайте нам знать, когда вам будет удобно провести встречу, чтобы мы могли организовать все необходимое. Будем рады видеть вас!

• Письмо с гарантией
• Письмо-отказ
• Письмо-согласие
• 1. Что является основой делового письма?2. Какие вопросы можно рассмотреть в деловом письме?3. Какие форматы ответов на деловые письма существуют?4. Какие навыки необходимы для эффективного написания деловых писем?5. Какие преимущества может принести правильное использование деловой электронной почты?6. Какие ошибки стоит избегать при написании деловых писем?7. Какую информацию следует включать в ответ на деловое письмо?8. Какие советы можно дать по поводу этикета в деловой переписке?9. Каким образом можно повысить эффективность коммуникации через деловые письма?10. Какие особенности следует учитывать при написании деловых писем на иностранные языки?
• Разнообразные эпистолярные послания фирмы: их составление и оформление
• Иструкции для подготовки и оформления деловой переписки.

Письмо-приглашение на переговоры

Перед тем, чем задуматьсо о отправке предложения, учитывайте, что переговоры могут быть классифицированы на два типа: незамедлительные и предварительно запланированные. Когда готовится незамедлительное совещание, секретарь должен пригласить участников, уведомить руководителя о присутствующих сотрудниках, выяснить причины отсутствия отдельных сотрудников. Для подготовки предварительно запланированного совещания с большим количеством участников начинают работу за 1,5-2 недели до него и включают следующие этапы:

• согласовать дату, время и локацию проведения встречи;
• создать программу мероприятия, перечень гостей и выступающих;
• провести необходимые задачи перед началом совещания
• Приглашаем вас составить текст для приглашения.

1. Обращение.
2. Критерии, на основании которых осуществляется обоснование обращения.
3. Цель проведения встречи.
4. Цель.

• Ключевые моменты проведения переговоров: способы подготовки и избежание пропуска значимых деталей
• Аспекты организации переговоров: прием и встреча гостей, определение места расположения, предоставление гостеприимства и обеспечение развлечений для деловых партнеров.
• Специальные инструкции в отношении письменной переписки. Как правильно оформить и послать.
• В деловой переписке есть восемь способов манипуляции, которые не всегда заметны на первый взгляд. Следует использовать их с осторожностью, чтобы не стать жертвой собственного обмана.

Изложите и представьте письмо-инвитацию гостю из другой страны на английском языке, обеспечив его правильным оформлением и структурой.

Поскольку английский язык — это язык международного общения, часто требуется написать деловое письмо-приглашение на английском языке. В этом случае не рекомендуется использовать автоматический переводчик, даже если получатель не владеет английским языком. Лучше обратиться к услугам профессионального переводчика. При составлении пригласительного письма для иностранцев также необходимо учесть их национальные особенности.

При направлении письма от организации иностранным партнерам, коллегам и клиентам важно учесть, что они могут быть не знакомы с нашим городом. Поэтому важно приложить к письму карту проезда до места мероприятия или до нашей организации. Также нужно предложить иностранцу варианты размещения в гостинице на время его пребывания. Если наша сторона покрывает расходы на проживание, перелет, трансфер и другие услуги, мы также должны указать это в сопроводительных документах к приглашению.

Пример письма-приглашения на английском языке:Дорогой друг,Надеюсь, что это письмо найдет тебя в хорошем здоровье и высоких настроениях. Я пишу тебе, чтобы пригласить тебя на вечеринку, которую я организую в честь моего дня рождения.Мероприятие состоится в субботу, 15-го мая, в моем доме. Начало вечеринки запланировано на 19:00. Я уверен, что это будет незабываемая ночь, полная веселья, танцев и хорошей музыки.Я приглашаю тебя и твоих друзей на этот особенный день, чтобы отметить его вместе. Будет много еды и напитков, а также различных развлечений.Пожалуйста, подтверди свое присутствие до 10-го мая, чтобы я мог продумать все детали и подготовиться к приему гостей.Я очень надеюсь, что сможешь присоединиться ко мне в этот особый день. Будет здорово увидеть тебя и провести время вместе.С наилучшими пожеланиями,[Твое имя]

Для того чтобы обеспечить приход иностранцев на мероприятие, рекомендуется отправлять приглашение заблаговременно, задолго до остальных участников. При планировании события, в котором будут присутствовать иностранные граждане, важно учитывать время, которое им понадобится для оформления необходимых документов и планирования поездки.